一覧に戻る制服・ユニフォーム管理の効率化手法とは？
アストロラボ株式会社
制服やユニフォームの管理って、総務の皆さんにとって結構な負担ですよね。特に従業員の多い企業では、サイズや枚数の把握、在庫管理、貸出・返却の追跡など、やることが山積みです。手作業で管理を続けていると、時間も手間もかかるうえに、記録ミスが発生することも。結果として、在庫不足や余剰在庫、貸出履歴の不明確さといった問題が発生しやすくなります。
そこで今回は、制服・ユニフォーム管理のよくある課題と、その効率化手法について詳しく解説します。
ユニフォーム・制服管理のよくある課題
従業員ごとにサイズや枚数の集計が大変
「あれ、この人のサイズって何だっけ？」
従業員ごとのサイズや必要枚数を手作業で集計するのは、本当に骨が折れます。特に新入社員が入る時期や、部署異動が重なると、正確な情報を整理するだけでかなりの時間が取られます。
紙やExcelで管理している場合、サイズ変更や追加発注の際にすべてのリストを見直す必要があり、情報の更新が追いつかないことも。集計作業の手間を減らし、よりスムーズな管理を行うための手段を考える必要があります。
個人の履歴確認に時間がかかり大変
「この人、いつユニフォームを受け取ったっけ？」
過去の貸与履歴を確認するのに、紙の台帳やExcelのシートをひっくり返して探すのは時間の無駄です。貸出・返却の履歴が手作業で管理されている場合、記録漏れや誤入力のリスクも高まります。
例えば、ある社員が「ユニフォームを返却したはず」と言っても記録が見つからず、管理側と認識のズレが生じるケースもあります。貸出・返却履歴の一元管理を行うことで、こうしたトラブルを防ぐことができます。
在庫状況がわからず、在庫切れが頻繁に発生
「在庫があると思ってたのに、ないじゃん！」
ユニフォームは従業員が日常的に使用するため、適切な在庫管理が必要です。しかし、管理が曖昧だと「発注し忘れ」や「不要な過剰発注」が発生しやすくなります。
特に、繁忙期や新入社員の入社時期に在庫切れが起こると、従業員へのスムーズな支給ができず、業務に支障が出ることも。リアルタイムで在庫状況を把握できる管理手法が求められます。
誰がどのユニフォームを着ているのか管理するのが大変
「このユニフォーム、誰が使ってるんだっけ？」
貸与状況を把握していないと、紛失や未返却の原因になります。特に大人数の職場では、誰がどのユニフォームを使っているのかを追跡するのは至難の業です。
例えば、退職した社員のユニフォームが未返却のままだと、新しい従業員に支給できず、追加発注が必要になってしまいます。こうした不要なコストを削減するためにも、誰がどのユニフォームを使用しているのか、適切に管理する仕組みが必要です。
棚卸し作業が大変
「棚卸しのたびに残業続き…」
手作業での棚卸しは時間も労力もかかります。ユニフォームの数を数え、記録し、確認する作業が煩雑であるため、管理担当者の負担が大きくなります。
さらに、数え間違いや記録ミスが発生すると、余計な確認作業が発生し、業務効率が悪化してしまいます。正確なデータを迅速に取得できる管理手法が求められます。
制服・ユニフォームの管理なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、自動入力・関連ファイル管理・期限管理・貸出／返却管理といった、制服・ユニフォームの管理を効率化する機能を提供しています。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
ユニフォーム・制服管理を効率化するメリット
管理業務の効率化
効率的な管理手法を導入することで、これまで手作業で行っていた煩雑な業務がスムーズになります。例えば、専用の管理システムを使えば、サイズや枚数の集計、貸与履歴の確認などが一目でわかります。これにより、業務時間の短縮が期待できます。
管理コストの削減
効率化により、無駄な在庫を減らし、必要なときに必要な分だけを管理できるようになります。これにより、在庫過多や不足による追加発注のコストを削減できます。また、管理業務にかかる人件費の削減も見込めます。
ユニフォーム・制服管理を効率化する方法
専用の管理システムを導入する
クラウドベースの備品管理システムなどを導入することで、制服の種類、サイズ、貸与状況、在庫状況などを一元管理できます。クラウドベースのシステムなので、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。
バーコードやICタグを活用する
各ユニフォームにバーコードやICタグを取り付け、スマホやタブレットでスキャンすることで、貸出・返却の管理や棚卸し作業が簡単になります。これにより、手作業によるミスを減らし、作業時間を大幅に短縮できます。
ユニフォームレンタルサービスを利用する
ユニフォームのレンタルサービスを利用することで、購入や在庫管理、クリーニングなどの手間を省くことができます。レンタルサービスでは、サイズ交換やメンテナンスもサポートしてくれるため、管理業務の負担を大幅に軽減できます。
制服・ユニフォームの管理なら『備品管理クラウド』
アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、制服・ユニフォームのデータを一元管理し、制服・ユニフォームの管理を効率化する機能が提供されています。
備品管理クラウドの機能
自動入力
スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスや記録漏れを低減します。
備品の写真を登録できる
備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。
関連ファイル管理
購入の見積書や稟議書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。
期限管理
貸し出した備品の返却期限や保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れや更新忘れを防ぐことができます。
履歴管理
備品情報の変更や貸出・返却など、備品に関する動きが履歴として残ります。
紐付け管理
セットで管理したい備品を紐付けることができます。
貸出・返却管理
どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。
RFIDと連携した棚卸
RFIDタグを利用した効率的な棚卸機能を提供しており、短時間で正確な棚卸を実現します。
修理管理
修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。
定期点検・メンテナンス管理
定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。
自動アラート通知
返却予定日や定期点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、返却忘れや点検漏れを防ぐことができます。
履歴管理
貸出・返却や棚卸の記録、修理内容や定期点検の内容が履歴として残りますので、いつでも簡単に確認することができます。
複数拠点での利用が可能
備品管理クラウドは利用ユーザー数や拠点数に制限がありませんので、各現場の建設重機を登録することで、各現場の建設重機情報を一元管理することができます。
このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で建設重機の管理をサポートします。
『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
ユニフォーム・制服の管理は、企業にとって避けられない業務ですが、効率化することで業務負担を軽減し、コスト削減にもつながります。専用の管理システムやバーコード・ICタグの活用、レンタルサービスの利用など、さまざまな方法を組み合わせることで、よりスムーズな管理が可能になります。
また、管理規程を整備し、従業員に適切にルールを周知することで、トラブルを未然に防ぐことができます。日々の業務を少しでも楽にするために、自社に合った管理方法を導入してみてはいかがでしょうか？
制服・ユニフォームの管理なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、自動入力・関連ファイル管理・期限管理・貸出／返却管理といった、制服・ユニフォームの管理を効率化する機能を提供しています。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
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