一覧に戻る紛失＆情報漏洩リスクを回避！社員証の「確実な」管理方法とは？
アストロラボ株式会社
現在、従業員に社員証や入館証、セキュリティカードといったIDカードを発行し、勤怠やオフィスへの入退出、複合機での印刷管理などを行っているという企業も多いのではないでしょうか。
しかし、IDカードによる社員証や入館証の管理・運用は、便利な一方で、基本的に「社員個人でのカード管理」となるため、紛失や盗難、それに伴う情報漏洩といったリスクが生じる恐れもあります。
そこで今回は、こうしたカード類の紛失や盗難を予防するための対策や、「確実な」管理のコツについて考えていきます。
社員証管理の重要性と紛失リスクの実態
社員証や入館証、セキュリティカードなどのIDカードには、利用者の氏名や所属企業、オフィス内でのアクセス管理や特定の施設への入退館許可などの重要な情報が記載されています。そのため、これらのカードを紛失した、盗難にあった場合には、次のようなリスクが生じる可能性が指摘されています。
1．個人情報の漏洩につながる
社員証や入館証には、氏名や所属する会社名、社員番号、場合によっては顔写真など、個人を特定できるさまざまな情報が記載されています。そのため紛失や盗難により、カードが第三者に渡った場合、それだけで「〇〇さんは株式会社××の社員である」という情報が漏洩することになります。
名前と顔写真がセットになると、それだけで重要な個人情報になりますし、社員証や入館証には会社の名前やロゴが入っているものも少なくありません。もし、それが悪意のある人の手に渡ったら……想像するだけで恐ろしいものがありますね。
2．不法侵入やなりすましなど、悪用されるリスクがある
通常、社員証や入館証は、専用の機械にかざすだけで許可されたオフィスの中に入ることができます。それは、たとえ操作しているのが第三者であったとしても同様です。カードに顔写真がついていれば、照合して本人と判別できますが……入館時に顔写真でしっかり本人確認をしているというオフィスビルの方が少ないのではないでしょうか。
つまり、社員証や入館証を紛失することは、「＝第三者がオフィスに侵入してくる可能性がある」ということ。もし、悪意ある第三者が社員になりすましてオフィスに侵入してきた場合、業務上の重要な情報や社内の高価な機器が持ち出される、社員の私物が盗まれるといった被害につながる恐れもあります。
3．会社の社会的評価・印象が下がる
社員証や入館証には会社名やロゴなどがしっかりと印刷されています。そのため、もし第三者が道路や飲食店などに放置された社員証や入館証を目にした、もしくは拾った場合、すぐにどこの会社の社員が落としたものなのか、確認できてしまいます。
今、正規・非正規問わず、企業や店舗等で一度でも働いたことがある人であれば、社員証や入館証がいかに大切で、厳重な管理を求められるものであるかを理解していますので、「社員証の管理も徹底できない会社なのか」「だらしない社員が働いている会社だな」という印象を持つ人も多いはずです。その結果、カードを落とした本人だけでなく、所属する企業の評価まで大きく下げてしまう可能性があるのです。
4．カードの無効化、再発行…担当社員の負担が大きい
従業員から社員証や入館証を紛失した・盗難にあったといった報告があがれば、企業はすぐにカードを無効化する手続きを取り、再発行の手配をしなければなりません。再発行には材料費のほか、システムへの登録にかかる手数料などのコストが発生するほか、再発行されるまでの期間に使用するための仮カードの発行や管理など、本来であれば必要のない業務が発生することになります。
また、どの社員がどのIDカードを使用しているのか、一元管理されていなければ、担当する社員の手間や負担はさらに大きくなるはずです。
社員証・入館証の紛失を防止するためにやっておくべき3つの対策とは？
このように、社員証や入館証の紛失・盗難にはさまざまなリスクが伴います。そのため、日頃から社員の管理意識を高めるなど、防止対策を高めておく必要があります。
ここでは、そのためにやっておくべき具体的な3つの対策法をご紹介します。
1．社員証管理や紛失時のガイドラインやマニュアルを作成する
社員証や入館証の紛失・盗難を防ぐためには、実際にカードを使用し、管理している社員一人ひとりの意識を高めることが重要になります。社員証や入館証を大切に扱ってもらうためには、カードを紛失した時に「会社に多大な迷惑がかかる」「セキュリティ上の重要な問題が発生する」ことを知ってもらうことが必要です。また、万が一、カードを紛失してしまった場合には、まず何をすべきなのかを明文化しておくことで、迅速にリスク回避のための対策をとることもできます。
そこで、社員証を紛失することによってどのようなリスクが想定されるのか、そして万が一、紛失した時に誰がどのように報告、行動すべきなのかをまとめたガイドラインやマニュアルを作成し、従業員に周知、徹底するようにしましょう。
2．従業員への紛失・盗難防止策の指導を行う
ガイドラインやマニュアルを作成したら、従業員に配布する「だけ」ではなく、それをもとに定期的な指導や確認を行うことも重要です。「出社後は必ずホルダーに入れて首から下げる」「移動時は必ずカバンの内ポケットにしまう」など、より具体的な管理ルールを決め、徹底させるのもいいでしょう。
同時に、紛失・盗難にあった際の行動についても普段から確認、周知しておきましょう。紛失に気づいても「探せば出てくるかもしれない」「上司に怒られる」と考え、会社への報告を遅らせてしまった場合、その分だけ情報漏洩や不法侵入のリスクが高まります。紛失に気づいたら、すぐに会社に連絡をするよう、日ごろから指導することが重要です。
3．社員証や入館証などの「管理台帳」を作成する
社員証や入館証の紛失が発生した場合、できるだけ速やかに該当のカードを無効化し、リスクを回避する必要があります。とはいえ、全従業員に配布しているカードの中から、該当のIDを探して適切な処理を行い、同時に再発行にかかる期間に使用するための仮カードを発行し、貸出手続きをする……というのは、普段からこうしたカードを一元管理していなければなかなか難しいこと。従業員数や拠点数が多い企業であればなおさらです。
社員証や入館証といったセキュリティカードに関するデータは、管理台帳を作成し一元管理するようにしておきましょう。所有者とカードを紐づけて管理しておくことで、緊急時にも素早く正確に処理対応ができますし、仮カードの貸出や返却の記録もひとめでわかるので、返却漏れなどを予防することもできます。
管理台帳の種類と効果的な運用方法とは？
ここまで、社員証や入館証といったIDカードは、管理意識を高め、万が一の迅速な対応を行うためにも台帳を作成し、一元管理することが重要であるとご説明しました。
では、管理台帳をどのように作成し、運用すると効果的なのか、その方法について考えていきます。
所有者（使用者）とカード情報の紐づけ＆一元管理を
IDカードの管理台帳を作成する際に重要なのは、所有者（使用者）とカードを紐づけ、誰がどのカードを使用しているかがひとめでわかるようにすること。
その際、それぞれのカードができること（セキュリティの権限やアクセスできる範囲など）も一緒に記載しておくと、緊急時にもよりスムーズに対応することができます。
そのため、社員証・入館証の管理台帳にあると望ましい項目としては、
・管理番号
・使用者の氏名および部署
・取得年月日
・保管状況、もしくは保管場所
・（権限がある場合）権限の内容
などが挙げられます。
これらのデータは必要に応じて更新するようにし、どのカードを誰が使い、どのように保管されているのか、最新情報を把握しておきましょう。
定期的に棚卸しを行い、記録ミスや記入忘れの防止を
管理台帳の作成・運用を開始したら、そのデータをもとに、定期的に入館証や社員証の「棚卸し」をする機会を設けましょう。台帳でしっかり管理していると思っていても、記録ミスや記入忘れが起きている可能性もあります。管理台帳の記録と実際の状況を照らし合わせて、所在不明になっているカードがないか、実際の使用状況との相違がないかを定期的に確認し、チェックする機会を設けるようにすれば安心です。
そして記録ミスや記入忘れ、返却漏れなどが見つかった場合は、速やかに対処すると同時に、該当部署への指導やルールの徹底を行うようにしましょう。
管理台帳の種類とそれぞれのメリット・デメリット
紙やExcelで管理台帳を作成・管理する企業が多く見られますが、現在はクラウドサービスを利用し、オンライン上で管理を行う企業も増えています。
では、それぞれの管理方法のメリット・デメリットを確認していきましょう。
紙やExcelの台帳による管理
紙やExcelでフォーマットを作成し、手書きもしくはファイル上で管理する手法は、フォーマットさえ決まれば、誰もがすぐに運用できる「手軽さ」「わかりやすさ」が最大の魅力。また、紙での管理は紙とペンがあれば、Excel での管理もMicrosoft Officeをインストールしていれば半永久的に使用できますので、少ない初期費用で管理が始められるのも大きなメリットといえます。
一方、どちらも所定のフォーマットへの記入や入力は人の手に頼ることになりますので、ヒューマンエラーが起きやすく、どちらも複数ユーザーでの管理・共有に適していないため、情報の更新にタイムラグが生じるといったデメリットがあります。また、従業員や社内に出入りする関係者の人数が多い場合は、管理台帳の枚数もデータも増えるため、該当データがすぐに確認できないなど、スムーズな管理が難しい点も課題といえます。
クラウドでの台帳管理
インターネットでアクセスできるサーバーにデータを保存できる「クラウドサービス」を活用すると、PCやスマートフォン、タブレットなど複数のデバイス、複数の担当がアクセス・操作でき、最新情報をリアルタイムに更新できるようになります。
また、従業員に発行する社員証や入館証にバーコードや管理ラベルを取り付け、一元管理できるシステムを活用すれば、誰がどのカードを利用しているのかもすぐに確認でき、「入館証を貸し出したまま戻ってきていない」といった返却漏れや 、紛失につながりかねないミスを防止することもできます。
デメリットとしては、システムの導入費用や月額のサーバー費用といった初期投資が必要となる点などがあげられます。しかし、従業員数が多く、管理業務に大きな負担が生じている場合や、社員証や入館証だけでなく、社内で使用する備品なども含めて一元管理をしたい場合などは、煩雑な作業の省略化・効率化につなげることができるため、メリットの方が大きいといえます。
より正確で確実な社員証・入館証管理なら……『備品管理クラウド』の活用を！
アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、何百枚にも及ぶ社員証の管理にも適した下記のような機能を備えています。
1．自動登録機能
従業員に配布するカードの製品ラベルをスマホアプリで読み取ることで、管理に必要な情報を自動で入力してくれるので、登録が楽になります。また、自動で入力できることで、手動入力の際に発生しがちな入力ミスのリスクを軽減できます。
2．貸出・返却管理機能
どのカードを誰がいつまで使用するのか簡単に把握できるうえ、貸し出したカードの返却期限が近づくとアラートが通知されるので、返却漏れを防止することもできます。
3．履歴管理機能
使用者の変更や貸出・返却の登録も簡単に操作でき、その履歴もすべて残るため、カードに関する動きをすぐに確認することができます。
4．棚卸管理機能
「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体で協力し、効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。担当者がメンバーに棚卸実施依頼メールを発送、メール受信者はメール内に記載されたリンクから使用しているカードの状況を報告するだけでOK。台帳とひとつひとつ照らし合わせることなく、スムーズに棚卸が終了します。
このように『備品管理クラウド』なら、社員証や入館証の使用状況や貸出・返却、棚卸までオンライン上の台帳で一元管理 。
カードの返却漏れや使用状況の記録ミスを予防することができるだけでなく、万が一の紛失や盗難の際にも素早く該当カードを発見できるため、迅速に機能を停止するなどの措置をとることができるようになります。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
今回は、社員証や入館証といったセキュリティカードの紛失・盗難によるリスクとそれを防ぐための管理方法について説明するともに、『備品管理クラウド』の活用によるメリットについてもご紹介しました。
「社員数が多く、社員証や入館証の管理が煩雑になっている」
「入館証だけでなく備品や消耗品の管理も一元化して効率化を図りたい」
そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ『備品管理クラウド』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。カード紛失や盗難によるセキュリティリスクの回避に役立つだけでなく、あらゆる物品の管理業務の軽減化にもつながるはずです。
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