レンタル管理の課題と改善策

会社の備品や機器を効率的に管理するために、「レンタル管理」という手法が注目されています。備品を社内で共有するだけでなく、必要に応じて外部からレンタルすることで、設備投資を最適化し、運用コストの削減が可能です。しかし、レンタル管理にはさまざまな課題があり、それを解決するためには適切なシステムやツールが必要です。この記事では、レンタル管理の概要から、効率化を図るための改善方法までを解説します。

レンタル管理とは

レンタル管理とは、企業が備品や機器、資材などを必要な時にレンタルする際の手続きを管理し、その効率的な運用をサポートすることを指します。レンタル管理には、物品の在庫確認、使用期間の追跡、メンテナンスや修理のスケジュール管理などが含まれます。これにより、備品を過不足なく活用し、コストの最小化を図ることができます。

レンタル管理は特にIT機器、建設機器、車両、オフィス家具など、コストが高く定期的なメンテナンスが必要な物品に対して利用されています。効率的なレンタル管理が求められる中、最近ではレンタル管理システムやアプリを活用する企業が増えています。

レンタル管理の目的

コスト削減

レンタルにより、企業は必要なときにだけ備品や機器を使用できるため、無駄な設備投資を抑えることができます。特に高額な設備や、一時的にしか使わない機器の購入はコストがかかるため、レンタルによるコスト削減が可能です。

メンテナンス負担の軽減

自社で所有する備品は、定期的なメンテナンスが必要ですが、レンタルを利用することでその負担を軽減できます。レンタル会社が提供する機器は通常、メンテナンスや修理を含むため、管理者の手間を削減できます。

フレキシビリティの向上

短期間で特定の機器が必要な場合や、特定のプロジェクトで一時的に使用する備品に関して、レンタルは柔軟な対応を可能にします。利用期間や数量に応じたレンタルができるため、変動するニーズに迅速に対応することができます。

レンタル管理の重要性

企業においてレンタル管理は、資産を効率的に運用し、ビジネスの成長をサポートする重要な役割を果たしています。以下の理由から、その重要性が高まっています。

コストコントロール

レンタル管理をしっかり実施することで、不要な購入や余剰資産の発生を防ぎ、経費を抑えることができます。必要な時に必要な備品を最適なコストで確保することは、特に中小企業にとって資金の有効活用につながります。

備品在庫管理の効率化

備品や機器の管理を適切に行うことで、備品在庫の過不足を防ぎ、無駄な時間とコストを削減します。これは特にIT機器や建設機器のような高価な資産において重要です。

ビジネスリスクの回避

不正確なレンタル管理は、機器の故障や不足による無駄なコストの発生や手間がかかるなど、業務に支障をきたす可能性があります。正確なレンタル管理によって、ビジネスリスクを最小限に抑えることができます。

会社の備品をレンタルするメリット

初期投資の削減

大きな設備投資を必要とせず、必要なときだけ備品を利用できるため、初期コストを抑えながら業務を進めることが可能です。

最新機器の利用

レンタルでは最新の技術や設備を利用できる場合が多く、業務の効率化や品質の向上につながります。特にIT機器やテクノロジー関連の機器においては、技術革新のサイクルが早いため、常に新しいものを利用できるのは大きなメリットです。

保守コストの削減

保守やメンテナンスをレンタル業者に任せることで、自社での管理コストを削減し、管理業務の手間を省くことができます。

会社の備品をレンタルするデメリット

長期利用におけるコスト増

長期間の利用が必要な場合、レンタル費用がかさみ、購入するよりも高コストになる場合があります。特に頻繁に使用する機器は、購入した方が経済的な場合があります。

利用可能な物品の制約

レンタル会社の在庫状況によっては、希望する備品や機器がすぐに手配できない場合があり、業務に支障をきたす可能性があります。

カスタマイズの制限

自社で購入した機器とは異なり、レンタルでは機器のカスタマイズや専用設定に制限があることが多いです。特定の業務に合わせた調整が必要な場合、レンタルでは対応が難しいこともあります。

レンタル管理の方法

レンタル管理台帳

レンタル管理台帳は、レンタル備品や機器の情報を一元的に管理するためのツールです。レンタル管理台帳を使用することで、各レンタル備品の詳細な情報を把握し、レンタル期限やメンテナンスのスケジュールを管理することができます。

レンタル管理アプリやレンタル管理システムを活用することで、台帳のデジタル化が進み、管理業務がより効率的に行えるようになります。これにより、レンタル期限の更新や返却手続きがスムーズに行えるだけでなく、レンタル備品の状態をリアルタイムで把握することが可能になります。

レンタル管理台帳で管理する項目

レンタル管理台帳には、以下の項目を記載して管理します。

レンタル備品の名称と型番

各レンタル備品の名称や型番を記載し、識別可能にします。

レンタル開始日と終了日

レンタル期間を明確にし、更新や返却のタイミングを把握できるようにします。

レンタル料の支払い状況

レンタル料の支払い状況を確認し、未払いが発生しないように管理します。

備品の状態やメンテナンス履歴

レンタル備品の使用状況やメンテナンス履歴を記録し、状態を正確に把握します。

棚卸結果

定期的に行う棚卸の結果を記載し、実際の利用状況との不一致を早期に発見します。

レンタル管理の課題

入力ミスなどのヒューマンエラー

紙やエクセルで作成したレンタル管理台帳を使用している場合、入力ミスや更新忘れなどのヒューマンエラーが発生しやすいです。

データの不整合

紙やエクセルで作成したレンタル管理台帳を使用している場合、入力ミスや更新忘れなどにより、データの不整合が発生しやすいです。

リアルタイムでの情報共有が困難

紙やエクセルのレンタル管理台帳は、リアルタイムでの情報共有が難しいです。

レンタル期限の更新や終了管理

レンタル期限の更新や終了手続きが遅れると、追加費用が発生する可能性があります。

レンタル備品の状態管理

レンタル備品が劣化や故障した場合、返却時に追加の修理費用が発生することがあります。

棚卸と実際の使用状況の不一致

棚卸の結果とレンタル備品の実際の使用状況が一致しない場合、管理上の問題が発生します。

利用状況の見える化

レンタル備品の利用状況が把握できないと、過剰なレンタルや不足が生じることがあります。全てのレンタル備品の現状を把握するためには、システムやアプリの活用が不可欠です。

返却の遅延

返却期限を管理しきれない場合、延滞料が発生し、コストが増大するリスクがあります。期限管理を徹底する仕組みが必要です。

在庫不足や過剰在庫

正確なレンタル管理が行われていない場合、必要な備品が不足したり、逆に過剰にレンタルすることで、無駄な費用が発生します。

レンタル管理を改善する方法

レンタル管理システムの導入

自動化されたレンタル管理システムを活用することで、手作業での管理を減らし、効率的な運用が可能になります。レンタル管理システムはレンタル備品の在庫管理や利用履歴、返却スケジュールを自動で追跡できるため、運用におけるミスを減らし、全体のレンタル管理を改善します。

アプリの活用によるリアルタイム管理

スマートフォンアプリを活用して、外出先やリモートワーク時でもリアルタイムにレンタル状況を確認できます。これにより、必要な備品がどこにあるのか、誰が使用しているのかを簡単に確認できます。

管理ツールの最適化

既存のレンタル管理ツールの見直しも重要です。シンプルなExcelから専用のレンタル管理ツールへ移行することで、より正確なレンタル管理が可能です。

レンタル備品の管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、レンタル管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。例えば、パソコンをレンタルしている場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったリース管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

レンタルの見積書や稟議書、契約書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

レンタル期限、保証期限、ライセンス期限、リース期限、借りた備品の返却期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れやレンタル期限の更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どのレンタル備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能でレンタル管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

備品や機器を必要な時にレンタルし、適切に管理することで、コストを抑えながらフレキシブルな対応が可能になります。しかし、手動での管理には限界があるため、システムやアプリを活用して、レンタル管理を効率化し、改善していくことが重要です。