貸出管理の効率化を徹底解説！備品管理システムで業務改善

業務で使用する備品や機器の貸出管理や持出管理は、効率的な運用が求められる業務の一つです。適切な貸出管理が行われない場合、紛失や無駄なコストが発生するだけでなく、業務の進行に支障をきたすことがあります。本記事では、貸出管理の目的やその方法、そして効率化を図るために役立つ「貸出管理システム」について詳しく解説します。

貸出管理とは？

貸出管理とは、会社や団体が所有する備品を、社員や関係者が一時的に借りる際、その状況を正確に管理することです。貸し出される備品は、ノートパソコンやプロジェクター、工事現場で使用する工具、カメラ機材など、多岐にわたります。特に、複数の社員が同じ備品を利用する場合、貸出状況を把握し、適切に管理しなければ、無駄なコストがかかりやすくなり、業務効率にも悪影響を与える可能性があります。

貸出管理の目的

業務効率化

貸出管理を正確に行うことで、備品の紛失や無駄な貸出を防ぎ、業務の効率化を図ることができます。スムーズな貸出管理が行われれば、必要な備品を迅速に手配することができ、業務の遅延を防ぐことが可能です。

無駄な経費の削減

適切な貸出管理が行われていない場合、備品の紛失や破損、または不必要な重複購入が発生することがあります。特に、高価な備品や重要な機器が不足することで、追加購入を余儀なくされる場合、その費用は大きな負担となります。

また、備品の無駄な購入を防ぐだけでなく、修理やメンテナンスが必要な備品の管理も行えるため、長期的な視点で見ると大きなコスト削減効果が期待できます。

備品の使用状況の把握

貸出管理のもう一つの重要な目的は、備品の使用状況を正確に把握することです。備品が誰に貸し出されているのか、いつ返却予定なのかを把握できなければ、他の業務に影響が及ぶことがあります。また、特定の備品が頻繁に貸し出される場合、その備品が不足していることに気づくこともできます。

さらに、貸出履歴を確認することで、使用頻度が低い備品や利用が少ない備品を整理し、不要な備品を減らすことも可能です。このように、貸出管理を行うことで、企業内のリソースを効率的に運用できるようになります。

セキュリティの強化

貸出管理は、機密情報が含まれる備品や重要な機器のセキュリティ対策としても非常に有効です。たとえば、貸出されるノートパソコンやUSBメモリには機密情報が保存されていることがありますが、誰がその機器を使っているかを明確にしておくことで、情報漏洩のリスクを低減できます。

貸出管理の方法

貸出管理台帳の作成

貸出管理の基本的な方法として、貸出管理台帳や貸出管理表の作成があります。貸出管理台帳や貸出管理表は、紙の台帳やエクセルで管理することが一般的です。この台帳には、貸し出す備品の名称やシリアルナンバー、貸出日、返却予定日、利用者の名前などが記録されます。

台帳を定期的に更新することで、誰がどの備品を使用しているのか、返却期日はいつかを把握することができます。ただし、手作業による台帳管理では、入力ミスや更新忘れが発生しやすく、正確な管理が難しい場合もあります。

貸出管理において管理する情報

貸出管理で重要なのは、以下のような情報を適切に管理することです。

• ・貸出日と返却予定日
• ・備品のシリアルナンバーや型番
• ・貸出者の名前や部署
• ・貸出先や使用目的
• ・備品の状態や損傷の有無

これらの情報を確実に管理することで、貸出状況を正確に把握し、備品の返却やメンテナンスのスケジュールを適切に組むことができます。

貸出管理における課題

入力ミスや入力漏れが生じてしまうことがある

紙ベースの貸出管理表やエクセルを使用している場合、入力ミスや入力漏れが生じることがよくあります。例えば、返却日を記録し忘れたり、貸し出した備品の詳細情報（シリアル番号など）を正確に入力できていなかったりすることが問題です。特に、手動での記録作業はヒューマンエラーが発生しやすく、その結果、備品が適切に管理されていないことが多々あります。

貸出管理は、会社全体の業務に影響を与える可能性があるため、少しのミスが大きな問題に繋がることもあります。例えば、返却期日の記録漏れが続いた結果、備品が不足し、次のプロジェクトに必要な機材が使えなくなることなどが典型的な例です。

複数人での管理や権限管理ができない

複数の担当者が貸出管理を行う場合、紙やエクセルでは同時にアクセスできず、権限管理も難しいという問題があります。例えば、貸出管理台帳を更新する際、担当者Aが記入している間に担当者Bが同じ台帳にアクセスできないことが、現場ではしばしば起こります。こうした管理方法では、業務の遅延や情報の齟齬が発生するリスクが高まります。

また、権限管理がない場合、誰でも台帳にアクセスできるため、誤ったデータの更新や無断の変更が起きる可能性があります。アクセス権の制御や変更履歴の管理が行えないため、備品の管理が非効率で不正確なものになりがちです。

リアルタイムでの情報共有が難しい

貸出管理表やエクセルの貸出管理表では、情報がリアルタイムで更新されないことが課題になります。例えば、プロジェクトで急遽必要な備品が他の部署に貸し出されている場合、その情報が即座に把握できなければ、別の備品を準備するのに時間がかかり、業務が滞ることがあります。

また、リアルタイムでの情報共有が難しいと、複数の担当者が同時に同じ備品を予約したり、すでに返却された備品がまだ貸出中と誤認されることがあり、業務に混乱を招くことも少なくありません。

貸出管理システムの活用

上記の課題を解決するためには、貸出管理システムの導入が有効です。これにより、紙やエクセルを使った貸出管理方法と比較して、業務の効率化と精度向上が期待できます。ここでは、貸出管理システムの利点や機能について詳しく説明します。

貸出管理システムとは？

貸出管理システムとは、備品や機器の貸出状況をリアルタイムで管理できるシステムです。貸出管理システムは、備品の貸出、返却、予約といったプロセスをデジタル化することで、貸出管理の効率化と透明性を高めます。企業や団体では、複数の備品が多くの利用者に貸し出されるため、システム化されていない場合、手動での管理が煩雑になりやすいです。

貸出管理システムの特長

貸出管理システムは、次のような特長を持っています。

リアルタイムでの情報更新

システムを通じて備品の貸出状況がリアルタイムで更新されるため、誰がいつどの備品を使用しているかを簡単に把握できます。これにより、入力ミスなどによる誤った情報に基づく業務の混乱を防ぐことができます。

自動リマインダー機能

貸出期間が終了する前に自動でリマインダー通知を送信する機能が搭載されている貸出管理システムもあります。これにより、返却忘れを防ぐことができ、常に備品が適切に管理されるようになります。

権限管理とアクセス制御

貸出管理システムでは、管理者が利用者の権限を設定できるため、情報の誤操作や不正な貸出を防ぐことが可能です。例えば、特定のユーザーだけが貸出記録を編集できるようにするなど、権限管理が行えます。

貸出履歴の管理

貸出履歴がすべて記録され、後から確認することができるため、備品の使用状況やトラブル発生時の調査にも役立ちます。これにより、紛失や破損の際に誰が最後に使用していたかをすぐに把握することができ、不正利用を防ぐことが可能です。

貸出管理システムの機能

貸出管理システムには、一般的に次のような機能が備わっています。

備品の予約機能

複数のユーザーが同時に同じ備品を予約することを防ぎ、必要な時に確実に使用できるよう調整することができます。予約の順番待ち機能やキャンセル通知機能もあり、管理がスムーズです。

バーコード管理

各備品にバーコードを付与し、バーコードリーダーで貸出・返却の処理を行うことで、手間を省き、正確な貸出管理が可能となります。特に大量の備品を扱う企業にとっては、大幅な効率化を実現できます。

備品の貸出管理なら『備品管理クラウド』

多くの企業で利用されている貸出管理システムの一つに、アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』があります。『備品管理クラウド』は、クラウド上で管理するため、インターネット接続さえあればどこからでもアクセス可能で、リアルタイムでの情報共有が可能です。

『備品管理クラウド』の貸出管理機能

『備品管理クラウド』の主な貸出管理機能には以下があります。

クラウドベースのリアルタイム管理

インターネットを介してどこからでもアクセスでき、貸出状況の確認や管理が可能です。これにより、テレワークやリモートワークの環境下でも、スムーズな備品管理を行うことができます。

貸出・返却機能

借りたい備品を検索して貸出申請。スマホアプリから貸出申請ができるので、外出先やリモートワークの環境下でも簡単に備品の貸出申請を行うことができます。

カレンダー機能

カレンダーで借りたい備品の貸出状況が分かります。

期限管理機能

返却期限が近づくと自動でアラートが通知されるため、返却忘れが減少します。

QRコード貸出

スマホアプリで備品管理ラベルに印字されたQRコードを読み取ることで、簡単に貸出申請を行うことができます。

まとめて貸出機能

複数の備品の貸出申請をまとめて行うことができます。

承認返却フロー簡略化

承認返却フローを省略することができますので、借りたい備品をすぐに借りることができます。

カスタマイズ可能な権限管理

ユーザーごとに権限を設定することで、誤った情報の入力や不正な操作を防ぐことができます。担当者が複数いる場合でも、管理者が一元的にコントロールできるのが特長です。

『備品管理クラウド』は、こうした機能を通じて、貸出管理業務を効率化し、コスト削減と業務の最適化をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

貸出管理の効率化は、業務の生産性向上に直結します。従来の手動による貸出管理方法では限界があり、入力ミス・更新忘れやリアルタイムの情報共有が難しいといった問題が発生しやすくなります。貸出管理システムやクラウドベースの備品管理システム『備品管理クラウド』を導入することで、これらの課題を解決し、より効率的な貸出管理が実現します。