IT資産管理とは？目的や重要性を解説

企業や組織では、ノートPCなどのパソコン、ソフトウェア、サーバー、ネットワーク機器など多くのIT資産が日々の業務で使用されています。

しかし、これらのIT資産が適切に管理されていない場合、業務効率の低下やコストの増大、セキュリティリスクの発生など、日々の業務において多くの問題が発生します。

IT資産管理は、企業が保有するIT資産を効果的に管理し、業務効率化やコストの最適化を実現するためのプロセスであり、多くの企業にとって不可欠な取り組みです。

多くの企業では、紙やエクセルベースのIT資産管理台帳を用いたIT資産管理が行われています。紙やエクセルベースのIT資産管理台帳を用いたIT資産管理は手軽に始められる一方で、入力ミスやデータの重複といったヒューマンエラーが発生しやすく、管理対象のIT資産の数が増えるにつれて、正確なデータの維持が難しくなります。

本記事では、IT資産管理の基本や目的から重要性まで幅広く解説します。

IT資産管理とは

「IT資産管理」とは、企業や組織におけるIT関連資産の取得から、利用、保守、更新、そして最終的な廃棄に至るまでのプロセスを適切に管理することを指します。ノートPCなどのパソコンやサーバーといったハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク機器、ライセンス、デジタルデータなど、IT環境を構成するすべてが管理対象となります。IT資産管理の目的は、IT資産のライフサイクルを適正に管理し、コスト削減を図りながら、セキュリティリスクを軽減し、IT資産の利用効率を改善および最大化することです。

IT資産管理プロセスには、IT資産のインベントリ管理、使用状況の追跡、更新の計画、ライセンスの管理、セキュリティ対策などが含まれており、組織のスムーズな運営において重要な要素となります。さらに、IT資産管理はIT資産が適切に使用されているかを確認することで、無駄な購入を防止して不必要なコストを削減する効果もあります。

近年では、クラウドコンピューティングやモバイルデバイスの普及に伴い、IT資産管理の範囲が拡大し、複雑化しています。そのため、専用のIT資産管理ソフトウェアやクラウドサービスを利用して効率的にIT資産管理を行う企業が増えています。専用のIT資産管理ソフトウェアやクラウドサービスの導入により、社内のIT資産が見える化され、リアルタイムでIT資産の使用状況を把握することができるため、IT資産に関する正しい判断を下すことができます。

さらに、IT資産管理は法規制や内部監査の要件への対応においても重要です。例えば、ライセンスを適切に管理することで、ライセンス違反による法的リスクを軽減し、企業の信用を維持することが可能です。IT資産管理は単なるIT資産の記録管理ではなく、組織の戦略的なIT資産活用を支える基盤としての役割を果たしています。

IT資産管理の対象

1. パソコンやサーバー

IT資産管理の対象としてまず挙げられるのが、パソコンやサーバーです。

ノートPCやデスクトップPCなどのパソコンやサーバーは企業の業務に欠かせない中核的なIT機器であり、適切な管理は業務効率化や情報セキュリティの確保に直結します。

パソコンは社員一人ひとりが日常的に使用し、データの作成やコミュニケーション、ビジネスアプリケーションの操作に利用されます。一方で、サーバーはデータの保管や処理、ネットワーク上のリソース共有といった役割を担い、企業全体の情報インフラを支える重要な存在です。

これらのIT資産を管理する際には、ハードウェアの状態やソフトウェアのライセンス、セキュリティパッチの適用状況を把握することが求められます。また、導入から廃棄までのライフサイクルを一元管理し、資産の最適配置やコスト削減を図ることも重要です。これにより、IT資産の有効活用が促進され、業務の生産性が向上するとともに、ITリスクの低減にもつながります。

パソコンやサーバーの管理は、IT資産管理の基本であり、IT資産管理をスムーズに進めるにあたって重要です。

2. ソフトウェアとライセンス

IT資産管理において、ソフトウェアとライセンスの管理は重要です。企業が使用するソフトウェアには、業務用アプリケーションやセキュリティソフトなど多種多様で、使用にあたりライセンス契約が必要なものが多いです。ソフトウェアのライセンス管理を怠ると、ライセンス違反により法的な問題が発生するリスクがあるため、正確なライセンス数やライセンス期限、使用状況の把握が求められます。

まず、ソフトウェアのインベントリを作成し、どのソフトウェアがどのデバイスにインストールされているのかを把握します。これにより、未使用のライセンスや重複したライセンスを特定し、コスト削減のチャンスを見出すことができます。

さらに、ソフトウェアのバージョン管理も重要です。最新のアップデートを適用することで、セキュリティの脆弱性を最小限に抑え、システムの安定性を向上させることができます。自動更新機能を利用することで、管理の手間を削減しつつ、常に最新の状態を維持することが可能です。

また、クラウドサービスの普及に伴い、サブスクリプション型のライセンス管理も重要となっています。定期的に使用状況を確認し、必要に応じて契約内容を見直すことが求められます。これにより、無駄なコストの発生を防ぎ、必要なサービスを適切に利用することができます。

最後に、ライセンスの期限切れに注意を払い、更新タイミングを見逃さないようにすることが、IT資産管理の成功に繋がります。

3. ネットワーク機器

IT資産管理において、ネットワーク機器は重要な管理対象の一つです。ネットワーク機器にはルーター、スイッチ、ファイアウォール、Wi-Fiのアクセスポイントなどが含まれます。ネットワーク機器はデータ通信の品質に関わるため、適切に管理・保守されなければネットワークのパフォーマンスやセキュリティに悪影響を及ぼす可能性があります。特に、ネットワーク機器の設定ミスや故障は、セキュリティリスクを高め、業務効率を低下させる要因となります。

IT資産管理では、各ネットワーク機器の名称、モデル番号、シリアル番号、設置場所、使用年数、ファームウェアバージョンなどの情報を正確に把握し、定期的な更新や点検状況を管理する必要があります。これにより、ネットワーク機器の寿命を伸ばし、ネットワークの安定性を確保することができます。また、セキュリティパッチの適用や設定の最適化といったメンテナンスを定期的に行うことで、サイバー攻撃からの防御力を強化することが可能です。

さらに、ネットワーク機器のライフサイクル管理を行うことにより、資産の最適化が図れます。たとえば、古いネットワーク機器を最新の機器に買い替える際は、コスト削減やネットワーク効率の向上といったメリットが得られます。効率的なIT資産管理は、ネットワーク全体の安定性を高め、問題発生時の迅速な対応を可能にします。したがって、ネットワーク機器の管理は、企業のIT資産戦略において欠かせない要素です。

4. データストレージ

データストレージは、IT資産管理において重要な要素の一つです。現代の企業では、日々の業務において膨大なデータが生成され、それらを効率的に保存し、アクセス可能な状態に保つことが求められます。データストレージには、ハードディスクドライブ（HDD）やソリッドステートドライブ（SSD）、ネットワークアタッチトストレージ（NAS）、ストレージエリアネットワーク（SAN）、クラウドストレージサービスなど、多くの選択肢があります。したがって、これらのストレージそれぞれの特性を理解し、用途に応じて適切に選択し管理することが重要です。

データストレージの管理には、データのバックアップやリカバリ、セキュリティ対策も含まれます。データのバックアップは、予期せぬ障害や災害から情報を守るための基本的な対策であり、定期的な実施が推奨されます。データのリカバリプランは、データの迅速な復旧を可能にし、業務の継続性を確保します。

また、データセキュリティの観点から、ストレージにはアクセス制御やデータ暗号化が設定されている必要があります。特に、クラウドストレージを利用する場合は、アクセス権の設定可否やデータ暗号化の有無などを詳しく確認し、適切なサービスを選定することが求められます。

さらに、データストレージの効率的な運用には、ストレージの使用状況をモニタリングし、容量の最適化を図る必要があります。過剰なデータの保存はコストを増大させるため、不要なデータの削除や、重複データの管理を行うことが望ましいです。これにより、ストレージのパフォーマンスが維持され、企業全体のIT資産管理の効率化につながります。

5. IT資産の貸出・返却管理

IT資産の貸出・返却管理は、企業が所有するITリソースを効率的に運用するための重要なプロセスです。特に、ノートパソコンやタブレット、モバイルデバイスのような頻繁に移動する資産は、貸出と返却の管理が欠かせません。適切な管理が行われないと、資産の紛失や不正な使用、返却遅延による業務への影響が発生する可能性があります。

これを防ぐために、IT資産管理システムを活用して、資産の貸出履歴や返却状況をリアルタイムで追跡することが求められます。これにより、どの資産が誰に貸し出されているか、いつ返却される予定かを簡単に把握できます。

また、返却時には、資産の状態を確認し、必要に応じてメンテナンスを行うことで、資産の寿命を延ばし、運用コストを削減することが可能です。

さらに、IT資産の貸出・返却管理は、全体のIT資産管理プロセスの一部として、データセキュリティの確保にもつながります。例えば、返却されたデバイスのデータを消去し、次の利用者に備えることで、情報漏えいのリスクを軽減します。

適切なIT資産の貸出・返却管理により、組織全体のITリソースの最適化を図ることができます。

IT資産管理の目的

1. コストの削減

IT資産管理の目的の一つとして、コストの削減が挙げられます。企業においてIT資産は多額の投資を伴うため、適切な管理が求められます。

まず、現状の資産を正確に把握することで、重複購入や不要なライセンス契約を防ぎ、無駄な出費を減らすことが可能です。例えば、既存のソフトウェアやハードウェアの使用状況を定期的に見直すことで、必要ないものや使用頻度が低いものを処分し、管理コストを削減することができます。

また、IT資産のライフサイクルを管理し、適切なタイミングでのリプレイスやアップグレードを計画することで、予期しない高額な修理費用や故障に伴う業務停止を未然に防ぐことができます。

さらに、クラウドサービスの活用や仮想化技術の導入により、物理的な資産の削減が可能となり、運用コストを大幅に抑えることができるでしょう。

定期的な監査やIT資産管理ツールの利用により、正確なIT資産管理を行うことで、IT資産の不正利用や情報漏洩のリスクも軽減され、長期的なコスト削減に繋がります。

2. 業務効率化

IT資産管理の目的の一つとして、業務効率化が挙げられます。企業が所有するIT資産は、適切に管理されなければ、無駄なIT資産の購入によるコストの増大や保管場所が不明確なことによる探す時間と手間が増える要因になります。

業務効率化を図るためには、まず、IT資産の現状を正確に把握することが重要です。これにより、重複した資産の把握や、利用されていない資産の再配置が可能となります。また、IT資産の使用状況をリアルタイムで監視することで、必要な時に必要な資産が利用可能であることを確実にし、業務の中断を防ぎます。さらに、ソフトウェアライセンスの管理を徹底することで、法的リスクを回避しつつ、最適なライセンス数を維持することができ、余計なコストを削減できます。

IT資産管理ツールを導入することで、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、管理にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。これにより、IT部門はより戦略的な業務にリソースを集中させることができ、組織全体の生産性向上につながります。

このように、業務効率化を実現するためのIT資産管理は、単なるコストカットの手段ではなく、企業全体の生産性を高めるための重要な施策として位置づけることができます。

3. セキュリティリスクの軽減

IT資産管理には、セキュリティリスクを軽減するという重要な目的があります。企業が保有するIT資産には、機密情報や業務に不可欠なデータが含まれており、これらが不正アクセスやデータ漏洩のリスクにさらされると、企業の信用や業績に大きな影響を与える可能性があります。適切なIT資産管理を行うことで、これらのリスクを最小限に抑えることができます。

具体的には、IT資産管理は資産の所在や状態を正確に把握し、不正なアクセスや使用を防ぐための基盤を提供します。例えば、IT資産のライフサイクルを管理することで、サポート期限が切れたソフトウェアや脆弱性のあるハードウェアの使用を防ぎ、適切なタイミングでアップデートや交換を行うことが可能です。また、ネットワークやシステムへのアクセス権を適切に管理し、認証プロセスを強化することで、内部からのセキュリティリスクを低減します。

さらに、IT資産管理により、セキュリティポリシーの遵守状況を監査することが簡単になります。これにより、企業全体のセキュリティを継続的に改善し、潜在的な脅威を早期に発見し対応することができます。定期的な資産の棚卸しや監査を実施することで、セキュリティに関するリスクを把握し、迅速に対処することも可能です。

このように、IT資産管理は単なる資産の追跡や管理にとどまらず、企業のセキュリティ体制を強化し、サイバー攻撃や情報漏洩から企業を守るための重要な手段となります。

4. 法律やルールの遵守

IT資産管理において、法律やルールの遵守は重要な目的の一つです。企業が保有するIT資産には、個人情報や機密データが含まれることが多く、これらを適切に管理しなければ法的なトラブルに発展する可能性があります。例えば、個人情報保護法やGDPRなどの法律に違反すると、高額な罰金や企業イメージの低下を招きかねません。また、業界や地域ごとに異なる規制が存在するため、それぞれに適した管理体制を構築することが求められます。

さらに、ソフトウェアライセンスの適切な管理も重要です。無許可のソフトウェア使用は知的財産権の侵害となり、法的措置を受けるリスクがあります。ライセンスの数と実際の使用数を定期的に確認し、適正な状態を維持することが必要です。

内部規則やガイドラインの遵守も忘れてはなりません。多くの企業では、IT資産の使用に関する独自のルールを設けており、従業員がこれらを守ることで、より安全で効率的な環境が実現されます。特に、セキュリティポリシーやデータの取り扱いに関するルールは、全従業員が理解し、徹底するべき事項です。

IT資産管理を通じて法律やルールを遵守することで、企業は法的リスクを低減し、社会的信用を維持することができます。これは、企業の持続的な成長に不可欠な要素であり、従業員一人ひとりがその重要性を理解することが求められています。適切なトレーニングや情報提供を行い、法令遵守に対する意識を高めることが、企業全体のリスク管理を強化する鍵となります。

IT資産管理の重要性

1. コストの削減

IT資産管理はコスト削減につながります。企業においてIT資産は多額の投資を伴うため、適切な管理が求められます。

まず、現状の資産を正確に把握することで、重複購入や不要なライセンス契約を防ぎ、無駄な出費を減らすことが可能です。例えば、既存のソフトウェアやハードウェアの使用状況を定期的に見直すことで、必要ないものや使用頻度が低いものを処分し、管理コストを削減することができます。

また、IT資産のライフサイクルを管理し、適切なタイミングでのリプレイスやアップグレードを計画することで、予期しない高額な修理費用や故障に伴う業務停止を未然に防ぐことができます。

さらに、クラウドサービスの活用や仮想化技術の導入により、物理的な資産の削減が可能となり、運用コストを大幅に抑えることができるでしょう。

定期的な監査やIT資産管理ツールの利用により、正確なIT資産管理を行うことで、IT資産の不正利用や情報漏洩のリスクも軽減され、長期的なコスト削減に繋がります。

2. セキュリティの向上

適切なIT資産管理は、セキュリティの向上に寄与します。企業が保有するIT資産には、機密情報や業務に不可欠なデータが含まれており、これらが不正アクセスやデータ漏洩のリスクにさらされると、企業の信用や業績に大きな影響を与える可能性があります。適切なIT資産管理を行うことで、これらのリスクを最小限に抑えることができます。

具体的には、IT資産管理は資産の所在や状態を正確に把握し、不正なアクセスや使用を防ぐための基盤を提供します。例えば、IT資産のライフサイクルを管理することで、サポート期限が切れたソフトウェアや脆弱性のあるハードウェアの使用を防ぎ、適切なタイミングでアップデートや交換を行うことが可能です。また、ネットワークやシステムへのアクセス権を適切に管理し、認証プロセスを強化することで、内部からのセキュリティリスクを低減します。

さらに、IT資産管理により、セキュリティポリシーの遵守状況を監査することが簡単になります。これにより、企業全体のセキュリティを継続的に改善し、潜在的な脅威を早期に発見し対応することができます。定期的な資産の棚卸しや監査を実施することで、セキュリティに関するリスクを把握し、迅速に対処することも可能です。

このように、IT資産管理は単なる資産の追跡や管理にとどまらず、企業のセキュリティ体制を強化し、サイバー攻撃や情報漏洩から企業を守るための重要な手段となります。

3. 業務効率化

IT資産管理は業務効率化につながります。企業が所有するIT資産は、適切に管理されなければ、無駄なIT資産の購入によるコストの増大や保管場所が不明確なことによる探す時間と手間が増える要因になります。

業務効率化を図るためには、まず、IT資産の現状を正確に把握することが重要です。これにより、重複した資産の把握や、利用されていない資産の再配置が可能となります。また、IT資産の使用状況をリアルタイムで監視することで、必要な時に必要な資産が利用可能であることを確実にし、業務の中断を防ぎます。さらに、ソフトウェアライセンスの管理を徹底することで、法的リスクを回避しつつ、最適なライセンス数を維持することができ、余計なコストを削減できます。

IT資産管理ツールを導入することで、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、管理にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。これにより、IT部門はより戦略的な業務にリソースを集中させることができ、組織全体の生産性向上につながります。

このように、業務効率化を実現するためのIT資産管理は、単なるコストカットの手段ではなく、企業全体の生産性を高めるための重要な施策として位置づけることができます。

IT資産管理の方法

1. エクセルで作成したIT資産管理台帳の使用

エクセルを使ったIT資産管理は、多くの企業で採用されているIT資産管理の方法です。この方法は特に中小企業やIT資産の数が限られている環境で有効であるとされています。実際の管理では、Excelで作成したIT資産管理台帳を使用します。IT資産管理台帳には、「IT資産の名称」「IT資産の識別番号」「メーカー」「型番」「シリアルナンバー」「購入日」「状態（使用中、遊休、故障、修理中など）」「使用者」「使用場所」「保管場所」などが管理項目として記載されます。エクセルは普段の業務でよく利用されるソフトウェアであるため、コストがかけずに簡単に導入することができます。また、カスタマイズが容易であるため、特定のニーズに合わせて管理項目を追加したり、レイアウトを調整することができます。

2. IT資産管理専用ツールの導入

IT資産管理専用ツールの導入は、企業のIT資産を効率的に管理するための最も効果的な方法の一つです。専用ツールを使用することで、手作業による管理の煩雑さを軽減し、資産の正確な追跡が可能になります。これにより、資産の現状をリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定が行えます。また、専用ツールは自動化された機能を備えており、資産のライフサイクル管理や更新時期の通知、保守契約の期限管理などを容易にします。この自動化により、ヒューマンエラーの発生を大幅に減少させ、業務の効率化に貢献します。さらに、セキュリティ面でも優れた機能を持ち、アクセス権限の管理やデータの暗号化など、コンプライアンスを遵守した運用を支援します。コスト管理においても、使用状況やコストの分析が可能で、無駄な支出を抑えることができます。これにより、コスト削減につながり、企業全体のIT投資の最適化を図ることができます。IT資産管理専用ツールは、企業のIT資産を包括的に管理するための強力なソリューションとして、さまざまな規模の企業に導入が進められています。

3. クラウド型IT資産管理システム

クラウド型IT資産管理システムは、最近のIT資産管理においてますます重要性を増しています。クラウド型IT資産管理システムの最大のメリットは、インターネット接続さえあれば、どこからでもアクセス可能である点です。これにより、リモートワークや複数の拠点を持つ企業でも、統一されたIT資産管理を実現できます。また、クラウド型のため、システムのアップデートやメンテナンスが自動化されており、IT部門の負担を大幅に軽減します。

さらに、クラウド型IT資産管理システムは、リアルタイムでのデータ更新が可能です。これにより、IT資産の状態や利用状況をすぐに把握でき、スムーズな意思決定が可能となります。また、保証期限やライセンス期限も管理することができるため、IT資産のライフサイクル管理やコストの最適化も簡単に行えます。

セキュリティ面でも、クラウド型IT資産管理システムは高い信頼性を持っています。定期的なバックアップや強固なセキュリティ管理により、データの安全性が確保されます。

IT資産管理の課題

入力ミスなどのヒューマンエラーの発生

まず、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生が挙げられます。多くの企業ではエクセルや紙ベースのIT資産管理台帳を使用してIT資産管理を行なっています。これらの方法はコストをかけずに簡単に導入できるというメリットはある反面、手作業によるIT資産管理台帳の更新に手間と時間がかかり、人的ミスが発生しやすいという課題があります。特に、IT資産の数が増えると、IT資産管理台帳の更新や確認作業が煩雑になり、正確なデータを維持することが困難になります。

資産の追跡が難しい

次に、資産の追跡が難しいという点が挙げられます。企業内のIT資産、特にノートPCやタブレット端末は持ち出しなどによる移動が多く、どこに何があるのかを把握するのは容易ではありません。特に、リモートワークが普及する中で、従業員が自宅で使用するデバイスの管理が一層複雑になっています。

ライフサイクル管理の不備

また、ライフサイクル管理の不備も課題です。資産の導入から廃棄に至るまでのライフサイクル管理が不十分だと、適切なタイミングでのIT機器の買い替えや更新ができず、古い機器を使い続けることになるため、業務効率の低下を招く可能性があります。また、古い機器を使い続けることにより、セキュリティ面での脆弱性が生じるリスクもあります。

コスト管理が困難

さらに、コスト管理の難しさも課題です。IT資産の総コストを正確に把握できないと、予算の最適化ができず、不要な支出が発生することがあります。特に、ソフトウェアライセンスの管理が不十分だと、過剰なライセンス料を支払うことになり、コストの増大を招きます。

セキュリティとコンプライアンスの問題

適切なIT資産管理ができていないと、セキュリティとコンプライアンスの問題も発生します。具体的には、古い機器を使い続けることによる情報漏洩リスクや、ソフトウェアライセンス管理の不備による法的な問題などが挙げられます。特に、個人情報や機密データを扱う企業にとっては、セキュリティリスクの低減は不可欠です。 

IT資産管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、IT資産管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。IT資産の場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったIT資産管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能でIT資産管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

IT資産管理は、企業が効率的かつ安全に業務を進めるために重要なプロセスです。エクセルを使った簡易な管理から、専用ツールやクラウド型システムを利用した高度な管理まで、企業のニーズに合わせた方法を選択することが大切です。適切な管理体制を整えることで、コスト削減やリスクの軽減が期待でき、IT資産の価値を最大限に活用することができます。