備品の棚卸し方法を詳しく解説

備品の棚卸しは、備品の状態、所有者、在庫を正確に把握するために重要です。備品の棚卸しがしっかりできていないと、備品の正確な状態を把握できず、修理や買い替えなどの対応がとれなかったり、備品の正確な在庫を把握できないため、備品の無駄な購入によりコストが増大するといった問題が発生します。

本記事では、棚卸しの具体的な方法から効率化手法まで幅広く解説します。

備品管理における「棚卸し」とは

備品管理における「棚卸し」とは、企業や組織が持つ物品の数量や状態を定期的に確認し、正確なデータを記録する作業です。棚卸し作業は、備品の正確な在庫数を把握するだけでなく、使用状況や備品の状態（問題なく使用できるのか、不具合があるのか、故障しているのか等）を確認し、必要に応じて買い替えや廃棄の判断を行うために不可欠です。棚卸しは、通常、会計年度末や月次で実施され、企業の財務状況を正確に反映するための基礎となります。さらに、棚卸しは備品の不正使用や紛失のリスクを低減し、内部統制の強化にも寄与します。

備品の棚卸しの目的

備品の状態を把握する

備品の状態を把握することは、企業や組織において効率的な備品管理を実現するために重要です。会社に保管されている備品を定期的にチェックし、状態や数量を表などに記録することが求められます。これにより、備品の劣化や故障を早期に発見し、適切なメンテナンスや買い替えを行うことが可能です。特に、IT機器や精密機械などの高価な備品に関しては、状態の把握が寿命を延ばすうえで重要です。

備品の所有者を確認する

備品管理においては、備品の所有者を確認することも重要です。所有者の確認は、備品の紛失や私物化を防ぎ、責任の所在を明確にする効果があります。また、備品の所有者確認は、内部監査やコンプライアンスの観点からも重要な要素であり、定期的な確認と記録が求められます。

備品の在庫数を把握する

備品の在庫数を把握することは、備品管理において重要な役割を果たします。備品の在庫数を正確に把握することで、無駄な備品の発注を防ぎ、コスト削減に寄与します。さらに、必要な備品が不足している場合には、追加購入などの迅速な対応が可能となり、備品在庫がきれていることにより業務が停滞することを防ぎます。備品の在庫管理が適切に行われていると、どの備品がどれだけ使用されているかを把握することができ、使用頻度の高い備品の優先的な補充が可能です。これにより、業務の効率化が進み、従業員の生産性向上にもつながります。

備品管理における「棚卸し」の重要性

備品の「棚卸し」を定期的に実施することで、備品の現状を正確に把握し、修理や買い替えなどの適切な対応が可能となります。棚卸しは、備品の使用状況や劣化状態を早期に発見し、計画的にメンテナンスや更新を行うための判断材料となります。また、棚卸しの実施により、不正な利用や紛失を防止し、企業の資産を守る役割も果たします。さらに、棚卸しを通じて備品のコスト管理が改善され、無駄な購入を防ぐことができます。これにより、企業の経営資源が最適化され、効率的な運営が可能になります。加えて、備品管理の透明性が向上し、関係者間の信頼構築にも寄与します。

棚卸しの方法

実地棚卸し

実地棚卸しとは、倉庫や保管場所にある備品の状態や数量を実際に目視で確認し、記録する棚卸しの方法です。実地棚卸しは、帳簿上の記録とは異なり、備品の状態を直接把握できるため、備品在庫の不足や過剰在庫、さらには備品の不具合を正確に発見することができます。定期的に実地棚卸しを実施することで、備品管理の精度を高め、業務全体の効率化を図ることができます。実地棚卸しによって得られたデータは、将来の備品購入の計画やコスト削減の戦略策定においても重要な役割を果たします。効率的な実地棚卸しには、計画的なスケジュール管理が不可欠であり、モバイルデバイスやRFIDタグなどの最新技術を活用することで、作業の負担を軽減し、正確かつ迅速なデータ収集が可能になります。

帳簿棚卸し

帳簿棚卸しとは、帳簿上の在庫記録と実際の倉庫内在庫を比較し、不一致を確認して修正する棚卸し方法です。帳簿棚卸しのやり方は、手動または専用のソフトウェアを用いて行われ、特に倉庫の配置を考慮しながら実施されます。帳簿と実在庫の差異を解消することで、資産の無駄を削減し、財務報告の精度を向上させることが可能です。さらに、帳簿棚卸しは内部統制の一環として、資産の不正使用や盗難を防止する役割も果たします。定期的な棚卸しを通じて、管理者は備品の現状を把握し、買い替えや廃棄の判断を行うことができます。

備品の棚卸しの具体的な方法

備品の棚卸しは、企業の備品管理において重要な業務です。その具体的なやり方として、その後、物理的に備品を確認し、帳簿上のデータと照らし合わせる実地棚卸しを行います。この過程では、倉庫や売り場を巡回し、実際の備品の存在を確認することが重要です。次に、確認した情報を基に帳簿棚卸しを行い、不一致がないかを検証します。特に、長期間使用されていない備品や、破損している備品については、修理や処分の判断を下します。最終的に、棚卸し結果をデータベースに反映させ、最新の備品情報を維持することで、資産の的確な管理や無駄の削減が可能となります。

1. 全ての備品を一覧化する

まず、全ての備品を一覧表にまとめます。備品のリスト化の際には、備品の名称、型番、数量、設置場所、状態、購入日、使用者などの情報を詳細に記録します。

2. 棚卸担当者を決定する

各備品について、棚卸担当者を決定します。また、このとき棚卸期限も併せて決めておきます。

3. 棚卸し作業の実施

各棚卸担当者が備品の状態や在庫数、使用者などを確認し、結果を記録します。

4. 棚卸報告書の作成

棚卸し作業の結果を元に、棚卸報告書を作成します。棚卸報告書には、備品や在庫数量、状態、評価額などを記載します。棚卸報告書は、棚卸し作業後に経営陣や管理部門に提出され、備品管理の状況や課題を確認し、改善策を立てるための重要な資料として活用されます。

備品の棚卸しのメリット

1. 備品の盗難や私物化の防止

棚卸しを通じて備品の使用者を正確に記録することで、備品の盗難や私物化を防止し、責任の所在が明確になります。

2. 異常や故障の早期発見

定期的な棚卸しにより、備品の異常や故障を早期に発見することができます。これにより、修理や交換などの対応を迅速にとることが可能となり、備品の寿命を伸ばすことができます。

3. コスト削減

備品の在庫数を正確に把握することができるため、使用可能な備品があるのに新しい備品を購入するといった備品の無駄な購入を防止し、コストを削減することができます。

備品の棚卸しの課題

備品の棚卸しのやり方においては、様々な業態で共通する課題があります。特に、倉庫や店頭における棚卸し作業の非効率性は深刻です。手動での入力や確認作業は時間がかかり、ミスを引き起こしやすい表保存形式に頼っていることが多いです。備品情報が不完全であったり、最新情報が反映されていないこともあり、これが棚卸しの精度を下げる原因となります。また、備品の位置を正確に特定することが困難な場合、棚卸しが遅延することがあります。さらに、必要な人員の確保が困難であったり、担当者間でのコミュニケーション不足も課題です。これらの課題を解決するためには、技術導入や棚卸しプロセスの自動化、担当者間の連携強化が重要です。これにより、棚卸しの精度と効率を高めることが可能となります。

1. 手間と時間がかかる

紙やエクセルで作成した備品リストを元に棚卸し作業を行う場合、手作業で備品の状態や在庫数量などを記録する必要があるため、棚卸し作業に手間と時間がかかります。

2. 入力ミスなどのヒューマンエラー

紙やエクセルで作成した備品リストを元に棚卸し作業を行う場合、手作業で備品の状態や在庫数量などを記録する必要があるため、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生します。ヒューマンエラーにより、棚卸し結果が実際と異なるものとなり、間違った判断を下して余計なコストが増えてしまう可能性があります。

備品の棚卸しを効率化する方法

定期的な棚卸しスケジュールの設定

定期的な棚卸しスケジュールを設定し、備品管理担当者の間で共通の認識を持つことが必要です。定期的な棚卸しスケジュールを設定することで、作業当日から逆算して計画を立てることができ、作業も明確化されます。

棚卸し専用ソフトウェアの利用

棚卸し専用のソフトウェアを使用することで、データ管理の正確性を高めることが可能です。これにより、手作業による表の入力ミスを減らし、備品の在庫状況や状態をリアルタイムで把握することができます。

QRコードやRFIDの活用

QRコードやRFIDなどを活用することで、スマートフォンや専用RFIDリーダーで読み取るだけで棚卸し作業が完了するため、棚卸しが大きく効率化されます。

備品管理システムの導入

備品管理システムを導入することも効果的です。備品管理システムの棚卸機能を活用することで、手作業による記録が不要となるため、入力ミスなどのヒューマンエラーが低減されます。また、棚卸し結果がリアルタイムでデータベースに登録されるため、常に最新の棚卸し結果を確認することができます。さらに、QRコードやRFIDと連携している備品管理システムもあり、棚卸し作業を更に効率化することができます。

クラウド型備品管理システムの場合は、インターネットに接続可能な環境であればどこからでもアクセスすることができるため、リモートワーク環境での棚卸しも可能です。

棚卸し効率化の事例

ある企業A社は、RFIDタグを導入することで、手作業による入力ミスを大幅に削減し、備品在庫管理の正確性を向上させました。また、クラウドベースの備品管理システムを用い、表を活用したリアルタイムでの情報共有を実現しました。これにより、異なる部署間での情報の不一致を解消し、効率的な備品管理が可能となりました。さらに、定期的なトレーニングを実施し、スタッフのスキル向上を図ることで、棚卸し業務全体の精度を高めました。これらの手順により、A社は業務の効率化とコスト削減を達成しました。この事例は、現代のビジネス環境において、テクノロジーと人材育成を組み合わせた戦略の重要性を示しています。

定期的な棚卸しの重要性

定期的に棚卸しを行うことで、備品の紛失や私物化のリスクを最小限に抑え、古くなったり不要になった備品を適切に処分することが可能となります。これにより、無駄なコストを削減し、企業の資産効率を向上させることができます。さらに、定期的な棚卸しは法令遵守の観点からも重要であり、正確な備品在庫データを保存することで、税務監査やコンプライアンスのリスクを軽減します。また、定期的な棚卸しは組織全体の透明性を高め、社内のコミュニケーションを促進し、信頼性のあるデータに基づいた意思決定をサポートします。このように、定期的な棚卸しは企業の効率的で持続可能な成長に欠かせない要素となっています。

棚卸し作業の改善と効率化

棚卸し作業の改善を図るには、現行の手順を詳細に分析し、問題点を洗い出すことが重要です。例えば、倉庫での保管状態を記録した表を作成し、現状を可視化することで、具体的な改善策を導き出せます。また、棚卸しプロセスの効率化とは、最新のバーコードやRFID技術を導入し、データの自動収集を行うことで、人的ミスを削減することです。さらに、クラウドベースの備品管理システムを活用することにより、リアルタイムのデータアクセスが可能となり、意思決定の迅速化が図れます。さらに、定期的なスタッフトレーニングを実施し、新しいプロセスやツールの使用方法を習得することも効率化には欠かせません。これらの施策を通じて、棚卸し作業の時間短縮とコスト削減を実現し、業務全体の生産性向上を目指すことができます。

棚卸しの効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。

備品管理クラウドの棚卸の流れ

1. 棚卸計画

棚卸管理者が、どの場所でどのアイテムの棚卸を、誰が担当するのかを計画します。

2. 棚卸の依頼

棚卸計画が作成されると、棚卸担当宛てに棚卸実施依頼のメールが届きます。

3. 棚卸の実施・報告

棚卸担当者は、棚卸実施依頼のメールに記載されているリンクをクリックして、備品の状態を報告。
備品に問題なければ、ボタン一つをクリックするだけで簡単に棚卸が完了します。

4. 棚卸の進捗確認

棚卸の進捗は管理画面から円グラフで簡単に確認することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、棚卸機能を通じて棚卸業務の効率化をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

備品の棚卸し方法を知ることは、棚卸しによって備品の状態、所有者、在庫を正確に把握するために重要です。棚卸しには実地棚卸し方法や帳簿棚卸し方法があり、それぞれの具体的方法を学びましょう。適切な棚卸しツールや棚卸しソフトウェアを活用することで、棚卸し業務を大幅に改善できます。定期的な棚卸し方法を実施することで、棚卸しの効率化を図りましょう。