一覧に戻るリネン管理を効率化できるシステムの導入方法を解説！
アストロラボ株式会社
ホテルでは、リネン類（シーツ、タオルなど）の管理が欠かせません。
しかし、手作業での管理は煩雑で、多くの課題があります。
リネン類を適切に管理することで、業務の効率化やコスト削減が可能になります。
本記事では、リネン管理の課題や効率化の方法、最新技術の活用法などを詳しく解説します。
手作業でのリネン管理における課題
手作業でのリネン管理には、多くの課題があります。管理の煩雑さや人為的ミスが発生しやすく、業務効率が低下する要因となります。
ステータスの変動が激しい
リネン類は、「使用中」「クリーニング中」「保管中」など、状態が頻繁に変わります。使用後は洗濯に回され、再び収納されてから再利用されるため、どの状態にあるのかを正確に把握するのが難しいです。
在庫数の把握が困難
リネン類は数が多く、適切な在庫管理が求められます。手作業で管理すると、在庫切れや過剰在庫が発生しやすく、適正なリネンの供給が難しくなります。
紛失や未回収のリスク
ホテルでは、リネン類は多くの部屋で利用され頻繁に交換されるため、紛失や未回収のリスクが高くなります。また、宿泊客によるリネン類の持ち帰りが頻発しており、リネン類の正確な管理が困難です。
リネンサプライサービス（リース品）でも管理は難しい
リネンサプライサービス（リース品）を利用することで、一定の管理負担を軽減できますが、依然として管理が必要な点には変わりありません。
全体像が見えにくい
リース品は、定期的に供給・回収が行われるため、在庫の流れが複雑になりがちです。リース業者に任せきりにすると、実際の使用量と供給量が合っているのか把握しづらくなります。その結果、余分なコストが発生するリスクがあります。
また、リース契約では一定のリネン数が提供されるため、実際の需要と合わない場合は不足や余剰が発生することもあり、効率的な管理が求められます。
リネン管理の効率化なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、自動入力・関連ファイル管理・期限管理・貸出／返却管理・RFIDを活用した棚卸といった、リネン管理を効率化する機能を提供しています。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
リネン管理を効率化する方法
リネン管理を効率化するには、システムを導入し、デジタルで一元管理することが重要です。
物品管理システムの導入
クラウド型の物品管理システムを導入することで、リネンの在庫や使用状況をリアルタイムで把握できます。手作業では見落としがちなデータも、システムを活用することで可視化され、正確な管理が可能になります。
バーコードやQRコードの活用
リネンにバーコードやQRコードを貼り付け、スキャンして管理する方法も効果的です。使用・交換時にコードを読み取るだけで、どのリネンがどのようなステータスなのかを簡単に記録できます。
タブレットやスマートフォンでの管理
従来の手書きの台帳ではなく、タブレットやスマートフォンで簡単に管理できるシステムを導入すると、業務の負担が大幅に軽減されます。
自動アラート機能の活用
一定期間使用されていないリネンや、未回収のリネンに対してアラートを出す機能を活用すると、管理の精度が向上し、紛失リスクを軽減できます。
RFID（ICタグ）も利用できる
さらに効率化を図るために、RFID（ICタグ）技術の導入もおすすめです。
RFIDのメリット
一括で多数のリネンを読み取れる
バーコードやQRコードとは異なり、個別にスキャンする必要がなく、大量のリネンを一度に管理できます。
非接触で読み取り可能
リネンを開封せずに状態を確認できるため、業務の手間を削減できます。
リアルタイムで在庫管理ができる
リネンの現在のステータスを常に把握し、紛失や未回収を防げます。
RFIDを活用したリネン管理の具体的な事例
ホテルのシーツ管理
清掃後のシーツが適切に回収・供給されているかを自動追跡。
介護施設のタオル管理
利用者ごとに適切なタオルが供給されているか確認。
さらに、洗濯・乾燥に耐えられる特殊なRFIDタグを利用することで、クリーニング中の管理も可能になります。
RFIDを活用したリネン管理の詳細
RFIDタグの種類と取り付け方法
(1) RFIDタグの種類
リネン管理に適したRFIDタグには以下のような種類があります。
| RFIDタグの種類 | 特徴 |
|---|---|
| 布製タグ | 柔軟で耐久性があり、シーツやタオルに縫い付け可能 |
| ラベル型タグ | 貼り付けが容易で、短期間の使用に向く |
| 内蔵型タグ | 製造時に繊維に埋め込まれており、長期間の使用が可能 |
(2) タグの取り付け方法
・縫い付け：タオルやシーツの端に専用の縫い付け糸で取り付ける（耐久性が高い）。
・熱圧着：RFIDラベルを熱圧着して接着する（ホテルロゴと一体化も可能）。
・埋め込み：タグを繊維の間に埋め込む（洗濯やアイロンに強い）。
RFIDシステムの構成
(1) 必要な機器
RFIDによるリネン管理には以下の機器が必要です。
| 機器 | 役割 |
|---|---|
| RFIDタグ | 各リネンに取り付けて個体識別 |
| RFIDリーダー | タグの情報を読み取る（ハンディ型、固定型） |
| ゲートアンテナ | リネンの出入り口で自動検知 |
| 管理ソフトウェア | データの記録・管理・分析 |
(2) 読み取り場所
・ランドリー室の入口・出口：回収・返却のリネンを一括読み取り。
・ホテル各フロア：在庫確認、紛失防止。
・ランドリー工場：洗濯前後のチェック。
RFIDを活用した業務フロー
(1) チェックイン前のリネン準備
1- 在庫管理システムでリネンの数量を確認。
2- 必要なリネンを倉庫から搬出し、客室へ配布。
3- 配布時にRFIDリーダーでタグをスキャンし、システムに記録。
(2) チェックアウト後のリネン回収
1- 清掃スタッフが使用済みリネンを回収。
2- ランドリー室でRFIDゲートを通過させ、数量を自動記録。
3- 不足・紛失アイテムを検知。
(3) ランドリー業者との連携
1- 業者がリネンを受け取る際、RFIDタグをスキャンし数量を記録。
2- 洗濯・乾燥後、ホテルへ返却時に再度スキャン。
3- 返却不足や損傷品をシステムで把握。
(4) 在庫最適化と紛失防止
1- 定期的な在庫チェックで不足アイテムを特定。
2- 異常なリネンの減少があればアラートを発生。
3- リネンの寿命データを蓄積し、適切な買い替えを計画。
RFID導入のメリット
(1) 業務効率化
・手作業不要：一括スキャンで在庫確認の時間を短縮。
・自動記録：データ入力ミスを防ぎ、リアルタイムで管理。
(2) 紛失・盗難防止
・持ち出し管理：ホテル外への不正持ち出しを検知。
・追跡可能：ランドリー業者との取引で紛失防止。
(3) コスト削減
・在庫の最適化：必要数のみを管理し、無駄な発注を防ぐ。
・リネンの寿命管理：傷みやすいアイテムを早期交換し、長期的なコスト削減。
(4) ゲスト満足度向上
・清潔なリネン提供：使用状況を管理し、常に清潔なリネンを提供。
・迅速な補充：不足リネンを即座に把握し、素早く補充。
RFID導入時の課題と対策
| 課題 | 対策 |
|---|---|
| 初期コストが高い | RFIDタグの価格が下がるまで段階的に導入 |
| タグの耐久性 | 高温・水に強いタグを選定 |
| 電波干渉の影響 | 適切な周波数帯のタグとリーダーを選ぶ |
| スタッフの教育 | RFIDシステムの使い方を研修 |
リネン管理の効率化なら備品管理クラウド
アストロラボの「備品管理クラウド」には、登録したアイテムの棚卸機能があります。
棚卸をすることで、アイテムの個数や場所など、備品管理クラウドにあらかじめ登録しておいた管理台帳としての情報と、実際のアイテムの状態が一致しているかどうか確認できます。
工具など所在の確認のみ行いたい備品に対して、RFIDタグを使用した棚卸が可能です。
RFIDを使用した棚卸は、一括で備品の所在を確認できるため、非常に便利です。
RFIDを使用した棚卸の流れ
1. リーダーとスマートフォンを繋げる
RFIDのリーダーのバッテリーが充電されていることを確認し、電源をオンにしてスマートフォンをセットします。
2. アイテムとRFIDを紐付ける
備品管理クラウドのスマホアプリを開き、すでに登録されているアイテムまたは、新規登録するアイテムとRFIDを紐付けます。
3. 棚卸計画を作成する
棚卸管理者が、どの場所でどのアイテムの棚卸を、誰がいつまでに実施するのかなどを設定して棚卸計画を作成します。
棚卸計画を作成すると、棚卸責任者と実施担当者のもとへ、棚卸の依頼メールが送信されます。
棚卸依頼が届いたら、リンクから棚卸を行う備品の一覧画面に遷移します。
4. 棚卸の実施
棚卸依頼メールからリンクをクリックすると、棚卸の一覧表に遷移します。
ページ上部のRFIDを使った棚卸しをクリックし、棚卸をしたい備品がある場所に向かってRFIDリーダーのトリガーを引きます。
読み取りが完了すると、「報告済み」のチェックがつくようになります。
5. 棚卸を完了する
実施者が棚卸を実施していくと、棚卸の計画ページに報告内容が棚卸一覧ページに戻ると同時に自動で反映されていきます。
棚卸管理者はダッシュボードで、報告済み、故障品、紛失、未実施のアイテムがいくつあるのか、すぐに確認できます。
すべての棚卸が実施されたら棚卸を終了させます。
このように、『備品管理クラウド』は、充実の棚卸機能によりリネン管理の効率化をサポートします。
『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
リネン管理は手作業では非常に煩雑であり、業務負担が大きくなります。効率的な管理を実現するためには、効果的です。
・物品管理システムの導入：クラウド型の管理システムを活用する。
・バーコード・QRコードの利用：貸与や返却の管理を簡単にする。
・RFID技術の導入：リネンを一括管理し、業務効率を大幅に向上させる。
・自動アラート機能：未返却や過剰在庫を防ぐ。
これらの方法を活用することで、リネンの管理負担を軽減し、業務の効率化が図れます。総務部門の方々は、システム導入を検討し、よりスムーズなリネンの管理体制を整えていきましょう。
リネン管理の効率化なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、自動入力・関連ファイル管理・期限管理・貸出／返却管理・RFIDを活用した棚卸といった、リネン管理を効率化する機能を提供しています。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
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