固定資産管理台帳の作成方法とメリット・デメリット

企業や組織が長期間使用する設備や備品、機械などの固定資産は、正確かつ継続的な管理が求められます。これらの固定資産は、購入時の費用だけでなく、減価償却によって毎年の財務報告にも影響を及ぼします。そのため、固定資産を正しく管理するためには、全ての資産情報を一元的に把握できる「固定資産管理台帳」の整備が不可欠です。本記事では、固定資産管理台帳の基本や目的、作成方法、エクセル（Excel）を使った管理手法、またそのメリット・デメリットについて詳しく説明します。さらに、最新の管理方法として注目されるデジタル化についても解説します。

固定資産管理台帳とは

固定資産管理台帳とは、企業が所有するすべての固定資産に関する情報を記録し、管理するための台帳です。台帳には、各資産の取得日、取得価格、減価償却の状況、耐用年数、資産の設置場所、さらには売却や廃棄に関する情報などが記録されます。これにより、企業は固定資産の詳細を把握し、適切な資産運用や会計処理を行うことができます。

固定資産とは

まず、「固定資産」とは何かを確認しておきましょう。固定資産とは、企業が長期的に使用する資産のことを指し、主に以下のようなものが含まれます。

・建物や土地
・機械設備
・車両
・コンピュータ、IT機器
・家具、什器
・特許権や著作権などの無形資産

固定資産は通常、1年以上の使用を見込んで保有され、耐用年数にわたって減価償却されます。購入価格が高額であり、資本的支出として計上されることが多いため、固定資産の管理は非常に重要です。

固定資産管理台帳を作成する目的

固定資産管理台帳の作成には、いくつかの重要な目的があります。固定資産管理は、企業の経営管理や会計業務に直接的に影響を与えるため、固定資産管理台帳の適切な整備は企業にとって不可欠です。

1. 正確な財務報告

財務報告において、固定資産は企業の総資産に大きな影響を与えます。正確な固定資産台帳を運用することで、資産の減価償却や除却（廃棄・売却）などの処理が正確に行われ、信頼性の高い財務諸表を作成することが可能になります。

2. 減価償却計算の効率化

固定資産の減価償却は、毎年計算する必要がありますが、特に耐用年数が異なる多くの資産を保有している企業では、この作業は非常に煩雑です。固定資産管理台帳を使用することで、各資産ごとに減価償却費を正確に計算し、資産の価値を適切に把握できます。

3. 税務申告の対応

減価償却費や資産の売却益・除却損失は、税務申告において重要な要素です。正確な固定資産管理台帳を運用することで、税務当局に対する説明責任を果たし、適切な税務処理が可能になります。

4. 資産の有効活用

企業が保有する固定資産を一元的に把握することで、不要な資産を早期に売却したり、メンテナンスの計画を立てることが容易になります。これにより、資産の有効活用が促進され、資本コストの削減につながります。

5. 内部統制の強化

固定資産の管理は、内部統制の観点からも重要です。特に、資産の移動や廃棄、更新に関するルールを設け、固定資産管理台帳で追跡することにより、不正行為の防止や資産の適切な使用を促進できます。

固定資産管理台帳の役割

資産の透明性確保

企業の経営層や財務部門は、資産の透明性を確保する必要があります。固定資産管理台帳を使うことで、資産の保有状況や減価償却の進捗が常に明確になります。これは、経営判断や財務報告の精度を高めるために不可欠です。

メンテナンス計画の策定

固定資産は年々劣化し、定期的なメンテナンスが必要です。台帳に資産の耐用年数や過去の修理履歴を記録しておくことで、メンテナンスのスケジュールを効率的に立てることができます。これにより、予期せぬトラブルや故障を防ぎ、資産の長期的な使用が可能になります。

財務計画の策定

新規資産の購入や、古くなった資産の更新に関する判断を行う際、固定資産管理台帳の情報は非常に役立ちます。資産の耐用年数や現状を把握することで、設備投資や資産更新のタイミングを計画的に決定できます。

固定資産管理台帳の作り方

固定資産管理台帳を作成する際は、企業のニーズに応じて柔軟に項目を設定する必要がありますが、基本的な項目は以下の通りです。

固定資産管理台帳の項目

資産番号

各固定資産に一意の番号を付与し、識別できるようにします。

資産名

固定資産の名称。例としては、「コピー機」「パソコン」「車両」などです。

取得日

固定資産を取得した日。

購入価格

固定資産の購入にかかった金額。

設置場所

固定資産が設置されている場所や部署。

耐用年数

固定資産の使用が見込まれる期間。

減価償却費

毎年の減価償却額。

残存価額

減価償却後の固定資産の残存価値。

除却日

固定資産が廃棄または売却された日。

エクセルで作成する

固定資産管理台帳は、エクセルを使って簡単に作成できます。エクセルの計算機能や関数を活用することで、減価償却費の自動計算や資産データの集計が効率的に行えます。以下は、エクセルで固定資産管理台帳を作成する基本的な手順です。

1. 項目設定

上記の項目を列に設定します。各資産の情報を行に入力していきます。

2. 計算式の設定

減価償却費を自動的に算出するために、エクセルの関数を利用します。

3. データの更新

固定資産の増減や耐用年数の更新があれば、簡単にデータを編集できます。

エクセルの固定資産管理台帳のメリット

コストがかからない

エクセルは多くの企業で既に使用されており、新たなソフトウェアを導入する必要がありません。

カスタマイズが容易

エクセルの固定資産管理台帳はニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。必要に応じて新しい項目を追加したり、データをフィルタリングしたりすることが簡単です。

即時利用可能

エクセルは即時に使用でき、基本的な機能さえ理解していればすぐに台帳を作成できます。これにより、固定資産管理を速やかに開始できます。

エクセルの固定資産管理台帳のデメリット

データ量が増えると管理が複雑になる

固定資産の数が増加するにつれて、エクセルの台帳管理は煩雑になりがちです。特に数百から数千の資産を管理する場合、データの整合性や更新が手作業になるため、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。

複数人での作業が難しい

エクセルは単一のファイルを使用するため、複数の担当者が同時に編集することができません。これにより、リアルタイムでのデータ更新や共有が困難となります。

セキュリティリスク

エクセルファイルは比較的セキュリティが脆弱です。特に企業の重要な資産データを扱う場合、誤ってファイルが消失したり、第三者に流出したりするリスクがあります。

固定資産管理台帳のデジタル化

近年、固定資産管理台帳のデジタル化が進んでいます。専用の固定資産管理システムを導入することで、効率的かつ安全な固定資産管理が可能になります。

固定資産管理台帳のデジタル化のメリット

データの一元管理

固定資産管理システムを利用することで、すべての固定資産データを一元管理でき、リアルタイムでの更新や情報共有が可能です。

自動化と効率化

減価償却計算や固定資産の追跡が自動化されるため、手動での作業が減少します。これにより、ヒューマンエラーを防ぐことができ、業務効率が大幅に向上します。

高度なセキュリティ

固定資産管理システムは、アクセス権限の設定やデータの暗号化、バックアップ機能など、エクセルにはない高度なセキュリティ対策が提供されます。

固定資産管理の効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、固定資産管理機能により固定資産管理を効率化します。

備品管理クラウドの償却資産管理

備品管理クラウドは、同じアイテムに対して、目的の異なる備品管理と償却資産管理を同時に行うことができます。
総務担当者、経理担当者、顧問税理士など、償却資産管理にかかわる人が情報を共有できるので、めんどうなやりとりを減らせます。
税務申告に必要な固定資産管理ソフトの連携も可能なため、償却資産管理をスムーズに行えます。

備品管理クラウドの固定資産管理機能

備品管理クラウドは、固定資産管理ソフトと連携ができます。
固定資産管理ソフトの情報をCSVでエクスポートし、備品管理クラウドにアップロードすると、固定資産管理ソフト上で管理されている資産と、備品管理クラウドに登録しているアイテムを紐づけて管理できるようになります。

また、備品管理クラウド上にまだ登録がない資産については、新規アイテムとして備品管理クラウドに取り込むことができます。

固定資産管理ソフトを更新したあとで、備品管理クラウドに差分取り込みすることも可能です。

部署の壁を超えて情報を共有

たとえば、償却資産として管理する必要があるアイテムを購入したとき、購入担当者が備品管理クラウドに登録すれば、このアイテムがどういうものなのか顧問税理士もすぐに内容を確認できます。
今までのように、どういうアイテムかわからず、税理士から経理担当者へ、経理担当者から総務担当者へ聞く手間もなくなります。

移動や廃棄など、資産に関連する情報に変化があったときも、総務担当者が備品管理クラウドで更新した内容は経理部でもすぐに把握することできます。
もちろん、遠く離れた支社で更新された情報もリアルタイムに確認できます。

固定資産の棚卸

現物を確認するための棚卸も、備品管理クラウドで簡単に行えます。
備品管理クラウドに登録されている固定資産対象のアイテムと、実際のアイテムの状態が一致しているかを確認し、固定資産台帳の正確性を担保します。

また、備品管理クラウドなら、棚卸するために特別な機器を用意する必要もありません。
アイテムを利用している部署やスタッフが直接棚卸をできるので、備品を管理する担当者の負担が軽減されます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の固定資産管理機能で貴社の固定資産管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

固定資産管理台帳は、企業が所有する資産を効率的に管理するために不可欠なツールです。エクセルを使った管理は手軽でコストがかからない一方、大規模な資産を管理するには限界があります。固定資産管理システムの導入により、業務効率化とセキュリティの向上が期待でき、企業はより効果的な資産運用が可能となります。企業の成長とともに固定資産管理の重要性は増していくため、最適な方法を選び、適切に運用することが重要です。