一覧に戻る備品管理業務を効率化！わかりやすい備品管理表の作り方とは？
アストロラボ株式会社
あなたの会社の備品は適切に管理されていますか？
会社の中で使用されている備品の数量や状態、利用状況がきちんと把握・管理されている（＝適切に備品管理されている）状態を維持できると、経費と人為的なミスの大幅な削減も期待できます。
そこで本コラムでは、備品管理を最適化するための「見やすい備品管理表の作り方」についてご紹介します。これから備品管理を始めようと検討されている方、一応、備品管理はやってはいるものの、やり方を見直したいと思っている方など、備品管理に関するお悩みや疑問をお持ちの方々のご参考になれば幸いです。
備品管理表とは？
「備品管理表」（もしくは「備品管理台帳」）と言われても、いまいちピンとこない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで、まずはこの備品管理表についてご説明します。
「備品」とは、PCや事務用品、オフィス家具など、オフィス内で使用されているものはもちろん、社用車や制服、工具といった工場で使用されているものなど、会社にある「売り物以外の全ての物品」のことを指します。こうした社内のあらゆる物品（＝備品）の情報を管理することを「備品管理」、その際に備品の数量や使用状況などの情報を記録する台帳のことを「備品管理表」（もしくは「備品管理台帳」）といいます。
また、普段、担当している業務内容や所属している部署によって、管理する備品や管理の目的などが異なりますので、「備品管理」という言葉に聞き覚えがなくとも、「物品管理」や「資産管理」なら聞いたことがある・実践しているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
このコラムでは、備品管理表だけでなく物品管理表や資産管理表など、あらゆるモノの貸出や使用状況の管理表に共通する内容をご紹介していきます。
適切な備品管理が求められる理由とは？
では、そもそもなぜ企業には「適切な備品管理」が求められているのでしょうか。
それには4つの理由があります。
1. 備品を大切に扱ってもらうため
会社の備品の紛失や破損が起こった場合、買い足しや修理といった費用が発生します。ひとつひとつの出費は小さなものだったとしても、それが積み重なれば、大きな損失となってしまいます。しかし、適切に備品管理が行われていれば、「誰が」「どこで」「いつまで」利用しているかがひとめで分かるので、それが監視機能の役割を果たしてくれます。
適切な備品管理は、備品を使用する社員ひとりひとりの相互監視につながり、自分自身でも責任を持って大切に備品を使う意識も生まれます。その結果、今よりも大事に備品を利用するようになり、失くしたり、壊したりといったトラブルの減少も期待できます。
2. すぐに備品を探せるようにするため
いざ備品が必要となり「使いたい！」となった時に、その備品がどこに保管されているのかが管理されていなければ、それを探すだけでも時間と労力のロスとなります。適切な備品管理によって「どこにどのような備品が保管されているのか」「どの備品が最もその目的や用途に適しているのか」といった情報が瞬時にわかるようになれば、こうした無駄な時間やストレスの削減につながります。
また、パソコンやタブレットPCなどは、台数や使用状況だけでなく、CPUのスペックやインストールソフトといったより詳細な情報まで管理されていなければ、いざ貸出・使用が必要になったときに、目的に合った最適な一台を選ぶのにも多くの時間を要します。
3. 無駄な購入を避けるため
「使いたい備品がどうしても見つからず、新たに購入せざるを得なかった」
「紛失したと思い、新たに備品を購入したのに、後日、保管庫で見つかった」
こういった経験をしたことはありませんか？
適切に備品管理を行っていれば、備品の数量や使用状況、保管場所がすぐに確認できるので、このようなトラブルとは無縁になります。たとえ安価な備品だったとしても、本来、購入する必要がなかった備品だったとしたら、それはやはり「無駄な出費」だと言わざるを得ません。その回数が重なれば、かなり痛い負担となっていくはずです。
4. 社員や関係者による不正を防止するため
フリマアプリの普及により、今は誰もが何でも簡単に、匿名で販売ができる時代となっています。そのため、近年、会社からの備品を勝手に持ち出し、それを販売するといった事案が発生し、ニュースで取り上げられることも増えてきました。こうしたトラブルは企業のイメージや信頼が損なわれるだけでなく、優秀な社員を失うことにもなりかねず、企業にとっては大きな損失でしかありません。
備品管理を適切に行うことで、貸出や使用履歴などがすぐに確認できるようになります。その結果、社員が備品を「必要以上に備品を持ち出す」といったスキを与えることがなくなり、不正防止にもつながります。
おもな「備品管理表」の運用方法とその課題とは？
企業における「適切な備品管理」がいかに重要であるかがお判りいただけたと思います。
備品管理を適切に行うためには、適切な備品管理表の作成が鍵となりますが、あなたの会社ではどのような備品管理表が使われているでしょうか？
ここでは、現在多くの企業で使われている、紙やエクセルシートを活用した「備品管理表」の特徴についてご紹介します。
紙の台帳による備品管理はすぐに始められる一方でリスクも大きい
紙の台帳を使った備品管理のメリットは、「すぐに始められる」ということ。紙とペンがあればすぐに始められるので、パソコンのスキルも必要ありません。また、管理する備品が少ない場合はリスト形式による台帳でもスムーズに管理できるので、管理業務に時間を割かれることもなく、コストもほとんどかかりません。
しかし、支店や工場などの離れた場所・在宅環境で使用する備品の管理や、備品の種類によって管理項目を変えることが難しいというデメリットもあります。また、管理備品が多くなると台帳のページ数が増え、記載されている備品を把握・探し出すことが難しくなることも。貸出や返却の記録などもすべて手書きとなるため、作成や管理に時間と労力がかかるうえ、人為的なミスも発生しやすいなど、多くの問題点が指摘されています。
Excel・スプレッドシートによる管理は情報更新の「タイムラグ」が大きな課題
現在、備品管理表をExcelまたはスプレッドシートで作成し、管理を行っているという企業は多いと思います。
Excelは、ほとんどの企業が業務で日常的に使用しているソフトウェアであり、操作に慣れている人も多いことが最大のメリットです。そのため、備品管理表を作成・運用するために新たなソフトウェアを導入する、操作方法の研修・教育を行うといった必要がなく、追加コストもかかりません。
しかし、基本的に情報はすべて手で入力し、更新していく管理スタイルなので、紙の台帳と同様に人為的なミスが起こりやすく、画像が扱いにくく、備品の状態を撮影して画像を入れても、目で見て、すぐに確認できないというデメリットがあります。また、複数ユーザーでの管理に適していないため、管理を任されるスタッフへの負担が大きくなったり、情報更新にタイムラグが生じたりする点も大きな課題です。
「備品管理システム」を活用する企業が急増中！
現在、多くの企業が活用している紙やExcelによる備品管理表には、導入しやすさというメリットがある反面、その運用にはさまざまな課題があることが見えてきました。では、備品管理表を適切かつ効率的に運用する場合は、どうすれば良いでしょうか？
その答えとして、今、『備品管理システム』を活用する企業が増えています。
『備品管理システム』とは、会社で使用する備品のひとつひとつにバーコードやQRコードなどをつけ、使用者や使用場所、状態などを一括管理するシステムのこと。貸出や返却、利用予約などの管理もシステム上で処理できるので、紙やExcelで起こりがちな人為的なミスも防ぐことができます。
現在「備品管理システム」には、以下の2つのタイプがあります。
インストール型備品管理システム
必要なソフトウェアをPCにインストール（ダウンロード）して使用する『インストール型備品管理システム』は、インターネット環境がなくても作業ができます。そのため、ネットワーク障害などの影響を受けることがなく、入力・管理したデータも使用しているPC内に保存されるため、外部への情報漏洩リスクが少ないといったメリットがあります。
また、備品管理項目を探しやすいように項目が決められていること、複数ユーザーでも使いやすく、棚卸機能があるといった使い勝手にも高い支持が集まっています。
しかし、インストール型の備品管理システムは、備品の管理者が使うことが前提となっているシステムがほとんど。実際、ソフトウェアをインストールしたパソコンからしかアクセスできないため、定期的なバージョンアップやバックアップが必要であったり、特定の担当しか利用できなかったり、柔軟性に欠ける点は大きなデメリットといえます。
クラウド型備品管理システム
インターネットに接続してアクセスするサーバにデータを保存し、備品管理を行う『クラウド型備品管理システム』は、PCやスマートフォン、タブレットなどの複数のデバイス、複数の担当がアクセス・操作することがでることが最大のメリット。また、備品の登録が簡単にでき、備品の種類ごとに管理項目が違っている場合も対応できる柔軟性を持ち合わせているため、さまざまな種類の備品を管理することができます。
最近の備品管理システムは、バーコードや製品ラベルから自動的に備品登録できるものも多く、登録できるユーザー数も無制限になっているので、特定の担当者だけでなく、社員みんなで活用できるタイプも出てきています。 ただし、すべてインターネットに接続しての作業となるため、通信障害などが発生した場合には業務が滞る可能性があります。また、月額や年額での利用料がかかるため、選択した備品管理システムによっては「管理する備品数に対して利用料がかかりすぎている」といったコスト面でのデメリットが生じる場合もあります。
「適切な備品管理」を追求するなら……クラウド型備品管理システムの検討を！
ここまで備品管理表を運用するために用いられる4つのツールについて、それぞれのメリット・デメリットとともにご紹介しました。でも、結局は何を使って備品管理表を作成するのが良いかわからない……という方もいらっしゃるでしょう。
そんな時にまず検討していただきたいのが『クラウド型備品管理システム』です。 クラウド型備品管理システムは、会社が保持する備品の種類や数、その使用状況や保存場所などを一元管理できるだけでなく、備品に関する情報を管理者だけでなく、すべての社員がアクセスし、確認することができるというのが大きなポイント。それによって備品管理が「見える化」され、無駄な購入や不正を防ぐ効果も期待できます。
「備品管理クラウド」なら簡単＆シンプル操作で備品の一元管理が可能
クラウド型備品管理サービス『備品管理クラウド』は、PCやスマートフォンといったIT資産や、椅子や机などのオフィス備品はもちろん、社用車や建設重機など社外で使用されるものや社員証やETCカードといった細かなものまで、あらゆる備品をクラウド上で一元管理することができます。
『備品管理クラウド』には次のような3つのメリットがあげられます。
備品アイテムの登録がとにかく簡単！
JANコードや製品ラベルをスマホアプリで読み込むだけで備品の登録が完了できるので、備品登録時の備品管理担当者の負担を大きく軽減することができます。どこでも・誰でも使うことができるため、社員ひとりひとりに、自分が使っているPCや机の登録をお願いする…なんてことも可能です。
また、今までExcelの台帳で備品管理を行っており、「システムを導入すると、これまで使ってきた管理表のデータが無駄になりそう…」と二の足を踏んでいる方もいらっしゃるかもしれません。その点も「備品管理クラウド」なら、Excelの台帳からインポートしてデータを登録することができるので、今までの管理表が無駄になる心配もありません。
さらに、初期導入時に備品の登録を代行するサービスもありますので、スムーズな利用が可能です。
簡単操作だから誰でも使いこなせる！
新しいシステムを導入する際には、「従業員への教育コストがかかる」「社内でルールが統一されず、混乱が起きる」といったトラブルが発生するリスクも懸念されますが、「備品管理クラウド」なら、そのような心配をする必要もありません！
一度見ればわかるインターフェース、誰にでもわかりやすい画面設計なので、管理に必要な情報を入力する時も、管理情報を更新する時も「どこに何を入力すればいいの？」と迷うことなく操作することが可能です。特別なスキルを身に付けていただく必要もないので、従業員への教育コストもかかりません。
面倒な初期登録、導入のオンボーディング……導入支援も充実！
「導入したい気持ちはあるけれど、うまく使える自信がない」
「備品登録のためのまとまった時間が取れそうにない」
クラウド型備品管理システムの導入を検討しつつ、上記のような理由で導入を迷っている企業様もいるのではないでしょうか。
その点に関しても「備品管理クラウド」なら、備品の面倒な初期登録の全てを代行するサービスや、他のサービスからの移管に関するサポートも対応。また、導入後も、その企業様に最適な備品管理方法のご提案などのオンボーディング支援、サポートデスクによるフォロー体制を充実させるなど、さまざまな支援をご用意し、どなたでも簡単に、そしてスムーズに備品管理を始めることができます。
『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
本コラムでは、業務を効率化するために欠かせない備品管理ツールの種類について、そして今、注目が高まっている「クラウド型備品管理システム」による備品管理の導入メリットについてご説明しました。
適切な備品管理を実践するためには、適切な備品管理表の導入・運用が必要不可欠となります。だからこそ、備品管理の担当者だけでなく、誰もが使いやすく、備品管理を見える化できる「備品管理クラウド」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
備品管理業務の効率化や無駄なコストの削減にきっと貢献してくれるはずです。
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