備品管理ソリューションの比較方法

会社で使う物品や備品の管理は、効率的に運営するために欠かせない業務です。規模が小さいときは問題が少なくても、事業が拡大し、管理する物品が増えると、追跡や管理に時間と手間がかかるようになります。このような状況で役立つのが「備品管理ソリューション」と呼ばれるシステムや外部委託のサービスです。この記事では、それらのソリューションを比較し、どの選択肢が自社に合っているのかを見極めるポイントを解説します。

備品管理ソリューションの選択肢

備品を管理する方法には主に2つの選択肢があります。

1. 自社で備品管理システムを導入して管理を効率化する
2. 外部の専門業者に管理業務を委託する（アウトソーシング）

それぞれにメリットと課題があり、企業の規模や業務内容に応じてどちらを選ぶべきかが変わってきます。

備品管理システムとは

備品管理システムとは、会社で使うさまざまな物品（例えばパソコンやディスプレイ、机や椅子、オフィス機器など）の在庫状況、利用状況、修理履歴、購入から処分までを一元的に管理できるソフトウェアやツールです。従来の手作業による紙やExcelなどでの管理に比べて、正確なデータがリアルタイムで把握でき、作業時間を大幅に減らすことができます。

たとえば、会社で使うパソコンやソフトウェアを管理するために「IT資産管理システム」を導入したり、日常的に使う椅子や机などの備品を効率的に管理するために「備品管理システム」を導入したりするケースがあります。これらのシステムを使うことで、どの備品がどこで使われているのか、使える備品はどこにどれだけあるのか等をすぐに確認でき、無駄な購入や紛失を防ぐことができます。

備品管理システムの種類

備品管理システムには、いくつかの種類があり、企業のニーズや予算によって適切なものを選ぶ必要があります。代表的な3つのタイプを紹介します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、システムを自社のサーバーにインストールし、自社内で管理する方式です。セキュリティ面で強固な仕組みを確保できるため、特に機密情報が多い企業に適しています。ただし、導入や維持にかかるコストが高く、ITの専門知識が必要です。例えば、毎年行われるメンテナンスや更新のために、専門のITスタッフが必要になることが多いです。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上にあるサーバーを利用して、システムを運用する方式です。このシステムは初期費用が少なく、月々の利用料金だけで使えることが多いため、小規模な企業やスタートアップにも適しています。また、システムはインターネットに接続できればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや複数の拠点を持つ企業にも向いています。メンテナンスは提供会社が行うため、自社での負担も少ないです。

ハイブリッド型

ハイブリッド型は、オンプレミス型とクラウド型を組み合わせたシステムです。たとえば、機密情報や重要なデータは社内のサーバーで管理し、日常的なデータはクラウド上で扱うことができます。これにより、セキュリティと柔軟性の両方を兼ね備えた運用が可能になります。セキュリティが重視される業界では、この方法がよく選ばれます。

備品管理システムを導入するメリット

コスト削減

備品管理システムを導入すると、備品の紛失や無駄な購入を防ぐことができ、無駄なコストを削減できます。また、手動で行っていた備品管理業務がシステム化されるため、時間と手間が削減されます。

業務効率化

備品管理システムを使うと、備品の利用状況や在庫状況がリアルタイムで把握できるため、適切なタイミングで物品を購入できます。また、備品の保管場所も簡単に確認できますので、オフィスで必要な機器を探すのに時間がかかり、業務に遅れが出てしまうといった事態を回避できます。

備品の見える化

備品管理システムは、どの備品を誰がをいつまで使用していたのか、どの物品がどこに保管されているのか等のデータが正確に登録されるため、備品の管理状況が見える化されます。また、備品の貸出履歴やメンテナンス履歴を管理する際にも役立ちます。

備品管理のアウトソーシング（外注）とは？

備品管理のアウトソーシング（外注）とは、企業が自社内で行っていた備品の管理業務を外部の専門業者に委託することを指します。備品管理には、物品の購入、備品在庫の確認、メンテナンス、貸し出しや返却の管理、棚卸しなど、多くの作業が含まれますが、これらを社内で行うと多くの時間やリソースが必要になります。

外注することで、企業はこれらの煩雑な管理業務を軽減し、業務効率を向上させることができます。たとえば、外部業者が備品の状態や在庫を定期的にチェックし、必要な備品を適切なタイミングで補充するなどの作業を代行してくれます。これにより、企業は備品の不足や重複購入といった問題を回避できるだけでなく、従業員はコア業務に集中できるようになります。

備品管理をアウトソーシング（外注）するメリット

専門知識を持ったプロフェッショナルによる管理

備品管理の専門業者は、豊富な知識と経験を持っており、自社では対応しきれない複雑な管理業務にも対応できます。特に、IT資産や高度なセキュリティが求められる備品管理では、外部委託の方が効果的な場合があります。

リソースの最適化

外部委託により、備品管理にかかる手間や時間を削減し、社内のリソースを他の業務に集中させることができます。これにより、生産性の向上が期待でき、他の重要な業務にリソースを割り当てることが可能です。

コストの予測と管理

アウトソーシングには固定料金や従量制の料金設定があるため、管理費用が明確になります。限られた予算の中で安定したコスト管理ができるのも大きなメリットです。

備品管理ソリューションのコストの比較方法

備品管理ソリューションのコストは、「初期費用」と「運用コスト」に分けて考える必要があります。

初期費用

オンプレミス型のシステムでは、自社サーバーの構築やシステムのインストールに多額の費用がかかりますが、クラウド型や外部委託型では初期費用が無料で月額料金のみで利用できるサービスもあります。

ランニングコスト

クラウド型の場合、毎月の利用料金がかかりますが、サーバーのメンテナンスや更新が不要なため、トータルのコストは安くなることが多いです。オンプレミス型は、システムの維持や更新に追加費用が発生しますが、管理対象の備品が増えることによる追加料金が発生しない点で、長期的に見るとランニングコストを抑えられる場合もあります。

備品管理システムの選定ポイント

セキュリティ

備品管理システムでは、パソコンなどIT資産をはじめとした重要な情報を扱います。そのため、データが安全に守られていることが重要です。特に、インターネットを使う場合は、情報が盗まれないようにデータの暗号化やアクセス制限の設定が可能かどうかを確認しましょう。

使いやすさ

システムがどれだけ高機能でも、使い方が難しいと現場での利用がスムーズに定着しません。直感的でわかりやすい操作画面を持つシステムを選ぶことで、社員がストレスなく使えます。導入後すぐに使いこなせるよう、トレーニングが少なくて済むものが理想です。

対応デバイス

システムがどのデバイスで使えるかも確認しましょう。パソコンやスマートフォンからアクセスできるか、外出先でも利用できるかが業務効率に影響します。特に、外での利用が多い場合は、専用スマホアプリが提供されていると便利です。

他のシステムとの連携

現在使っている他のシステム（たとえば、会計ソフトなど）とデータを共有できるかどうかも重要です。情報を自動で共有できるシステムは、手間を省くことができて便利です。

コスト

システムを導入する際の費用も考えなければなりません。初期費用や月々の利用料金、追加機能の費用などを事前に把握し、予算に合ったものを選びましょう。

サポート体制

システムを導入した後のサポートが充実しているかも確認が必要です。トラブルが起きたときに、迅速に対応してもらえると安心です。また、導入時の設定や使い方を教えてもらえるサポートがあると便利です。

在庫管理機能

備品の在庫をリアルタイムで確認できる機能は非常に重要です。誰がどの備品を使っているか、備品の在庫が足りているかを把握することで、無駄な購入や在庫不足を防ぐことができます。

備品管理ソリューションなら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、備品管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

備品情報の自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージ容量といった備品管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどの人為的なミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

備品管理ソリューションは、企業の業務効率化とコスト削減に大いに役立ちます。機能のコストなど比較検討をしっかりと行い、最適な選択をすることで、長期的な運用効果が期待できます。また、アウトソーシングも選択肢に含めて、業務に最適な方法を選定することが重要です。