備品管理における履歴管理のメリットとは？

備品管理における『履歴』とは

まず、『備品管理』とは、会社や組織が所有する物品を効率的に管理するための業務です。備品には、オフィスの机や椅子、ノートパソコンなどのIT機器、社員証や社用車まで様々なものが含まれます。これらの備品をただ持っているだけではなく、いつ購入したのか、誰が使っているのか、どれくらい使われているのか、といった情報をしっかり把握することが大切です。

そして、備品管理における『履歴』とは、「誰が、どの備品を、いつまで使用していたか」といった、備品に関する動きを知ることができる情報です。

備品管理における『履歴』には、具体的に以下のようなものが該当します。

貸出・返却履歴

備品管理における『貸出・返却履歴』とは、「どの備品が誰に貸し出され、いつ返却されたのか」の記録です。『貸出・返却履歴』を正確に管理することで、備品の紛失や私物化を防ぎます。

棚卸し履歴

備品管理における『棚卸し履歴』とは、定期的に実施される備品の棚卸し結果の記録です。棚卸しは、備品の状態や数を正確に把握することを目的として、定期的に実施されます。『棚卸し履歴』を正確に管理することで、備品の状態を正確に把握することができ、無駄な備品購入によって発生する無駄なコストを削減します。

修理履歴

備品管理における『修理履歴』とは、備品の故障や損傷が発生した際の修理やメンテナンスの詳細を記録したものです。『修理履歴』には、修理の日付、修理内容、修理依頼先、修理担当者、修理費用などが含まれます。『修理履歴』を正確に管理することで、備品の使用寿命を管理し、不要な修理費用の発生を防ぎます。

定期点検履歴

備品管理における『定期点検履歴』とは、定期的に行われる点検やメンテナンスの記録を指します。『定期点検履歴』には、点検の実施日、点検内容、異常や故障の有無、点検結果に基づく対応策などが含まれます。『定期点検履歴』を正確に管理することで、備品の性能維持や安全性の確認が行え、故障やトラブルを未然に防止できます。

備品管理における履歴管理のメリット

貸出・返却履歴管理のメリット

備品の利用状況の可視化

誰がどの備品を使っているかが正確にわかるため、備品の紛失や私物化のリスクが減少します。

コスト削減

貸出履歴を活用することで、よく使われる備品やあまり使用されない備品がわかります。これにより、無駄な備品の購入を防ぎ、コストを削減することができます。

責任の所在の明確化

備品が破損したり紛失した際に、どの段階で問題が発生したかがはっきりするため、責任の所在が明確になります。

棚卸し履歴管理のメリット

データの不一致や誤差の早期発見

定期的に棚卸しを行い、その履歴を管理することで、備品の数や状態に関するデータの不一致や誤差を早期に発見できます。また、過去の棚卸しデータと比較することで、備品の紛失や不正利用の発見が容易になります。

コスト削減

棚卸し履歴をもとに備品の使用状況や状態を確認することで、無駄な備品の購入を防ぎ、コストを削減することが可能です。また、棚卸しの履歴からメンテナンスが必要な備品も特定できるため、無駄な修理費用の発生も抑えられます。

修理履歴管理のメリット

備品の寿命を延ばす

修理履歴を継続的に管理することで、備品がどの程度使用され、どのタイミングで修理が必要になるかを予測できるようになります。これにより、メンテナンス計画を立て、適切なタイミングでの修理が可能になり、備品の寿命を最大限に延ばすことができます。

コスト削減

修理履歴を管理することで、どの備品が頻繁に修理を必要としているかを把握し、不必要な修理費用を削減することが可能です。また、修理が必要な備品を計画的に入れ替えることで、長期的なコスト削減にも寄与します。

故障の原因追求

修理履歴を確認することで、備品の故障や損傷の傾向を把握し、頻繁に発生する問題の原因を特定できます。これにより、修理にかかる時間やコストを減らし、根本的な改善策を講じることができます。

定期点検履歴管理のメリット

事故や故障の未然防止

定期的な点検によって、備品の異常や劣化の早期発見が可能になり、故障や事故を未然に防ぐことができます。これにより、業務の中断や不測のトラブルを回避することができ、作業の安全性が向上します。

コスト削減

予防的な点検が行われることで、重大な故障が発生する前に対処でき、修理費用や買い替えコストの削減が可能です。

運用の最適化

定期点検履歴を管理することで、どの備品がいつ点検を受けたかを把握し、次回の点検スケジュールを効率的に計画できます。これにより、備品のダウンタイム（稼働停止期間）を最小限に抑え、業務の中断を防ぎながら、最適なタイミングで点検を実施することができます。

品質と性能の維持

定期的な点検により、備品の品質や性能が維持され、常に最適な状態で使用することができます。これにより、業務の効率が向上し、生産性が向上するだけでなく、品質の安定化にもつながります。

履歴管理ができていないとどうなる？

情報の不整合によるトラブル

履歴がしっかり管理されていない場合、誰がどの備品をいつ使ったかがわからなくなり、情報の不整合が発生することで、業務においてトラブルが発生します。例えば、ある部署が既に使用していない備品を他の部署で使用するつもりで移動させたが備品が使用中であるとみなされ、新しい備品が購入されるといった、無駄なコストが発生することがあります。

コスト管理の増大

履歴管理が不十分であると、適切なタイミングでの修理や買い替えができなくなり、結果的にコストが増大します。例えば、ある備品が頻繁に故障しているにもかかわらず、修理履歴が残っていなければ、再度修理に出すことを避け、結局新たな備品を購入する必要が生じる可能性があります。

責任の所在が不明確になる

履歴管理ができていない場合、備品がどこで誰に使われているのか、誰が管理しているのかがわからなくなります。これにより、備品の紛失や私物化が発生したり、故障した場合どの段階で故障したかがわからず、責任の所在が不明確になります。

履歴管理の方法

Excelを使った履歴管理

Excelを活用することで、手軽に履歴管理を行うことができます。例えば、備品ごとにシートを作成し、使用履歴や修理履歴、購入日などの情報を記録することで、誰でも簡単に管理が可能です。特に小規模な組織では、Excelは導入費用がかからず、手軽に始められる方法として適しています。

ただし、Excelは手作業による入力が必要なため、入力ミスが発生しやすい点や、複数人で同時に編集することが難しいといったデメリットもあります。中規模以上の組織では、Excelのみでは履歴管理が煩雑になりがちです。

クラウド型の備品管理システム

大規模な企業では、クラウド型の備品管理システムを導入することが効果的です。クラウドを利用すれば、全ての備品に関する動きが自動的に記録され、「どの備品が誰に貸し出され、いつ返却されたのか」といったが履歴がすぐにわかるため、備品管理が大きく効率化されます。また、複数の担当者が同時にアクセス・編集できるため、情報の共有もスムーズに行えます。

履歴管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、備品管理における履歴管理機能が提供されています。

備品管理クラウドの履歴管理機能

貸出・返却履歴管理

備品管理クラウドの貸出管理機能では、「どの備品が誰に貸し出され、いつ返却されたのか」の記録が履歴として残ります。また、過去の貸出・返却履歴が一覧化され、簡単に確認することができます。

棚卸し管理

棚卸しを実施すると、各備品の棚卸し結果が履歴として残ります。これにより、各備品の状態や保管場所などが明確化されます。

修理履歴管理

修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。

定期点検履歴管理

定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することで、定期点検の詳細を履歴として残すことができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

備品管理における履歴管理は、物品のライフサイクル全体を把握し、適切な管理を行うために重要です。履歴管理を徹底することで、物品の有効活用やコスト削減、責任の所在の明確化が図れます。また、クラウド型の物品管理システムを活用することで、履歴管理を大きく効率化することができます。

備品管理において、履歴管理をしっかり行うことは、業務効率化やコスト削減につながります。自社に合った適切なツールを活用し、履歴管理を強化しましょう。