固定資産の棚卸し方法と注意点

企業の総務部門において、固定資産の棚卸しは欠かせない業務の一つです。しかし、棚卸しの具体的な方法や注意点について十分理解していないと、効率的な作業ができず、ミスが発生する可能性があります。本記事では、固定資産の棚卸しの基本から具体的な方法、さらには効率化のポイントまで詳しく解説します。

固定資産の棚卸しとは

固定資産の棚卸しとは、企業が保有する設備、機械、建物、車両、IT機器、土地、家具、備品などの固定資産をリストアップし、その内容を確認する作業を指します。固定資産には生産設備のような大規模な機械から、日常的に使用されるオフィスのデスクやパソコンまで多岐にわたる種類が含まれます。固定資産は、企業の財務状況や経営判断に直結する重要な要素であり、正確な把握が必要不可欠です。

固定資産の棚卸しでは、固定資産管理台帳上のデータと実際の現物固定資産とが一致しているかを確認します。一致しない場合としては、固定資産管理台帳上には登録されているが実際には紛失している資産や、逆に固定資産管理台帳に記載されていない未登録の資産が見つかることがあります。例えば、古い設備が移設や廃棄されたにもかかわらず固定資産管理台帳が更新されていないケースや、新たに購入した備品が登録漏れとなっているケースが挙げられます。また、こうした不一致は、管理体制の不備や資産ラベルの剥離、担当者間の情報共有不足が原因で起こることが多いため、棚卸しを通じてこれらの問題を明らかにし改善していくことが重要です。また、資産の状態や使用状況を確認することで、不要な資産の発見や管理体制の改善にもつながります。

固定資産の棚卸しの目的

固定資産の棚卸しを行う目的は、単なる資産の把握にとどまりません。固定資産は企業にとって重要な財産であり、その管理状況が不十分であると経営判断を誤るリスクが高まります。また、法的な要件や税務申告においても、固定資産情報の正確性が求められるため、棚卸しを行うことはコンプライアンスの観点からも非常に重要です。以下に具体的な目的を挙げます。

固定資産を正確に把握し減価償却費を計算

固定資産は、耐用年数に応じて減価償却を行う必要があります。棚卸しを通じて正確な資産情報を把握することで、適切な減価償却費の計算が可能になります。これにより、税務申告の正確性が向上し、財務諸表の信頼性も高まります。

設備や機器等を含めた固定資産税を算出

固定資産税は、企業が所有する資産に課される税金です。棚卸しを行うことで、課税対象となる固定資産を正確に把握し、適切な税額を算出できます。資産を正確に把握することで、課税対象外の資産が含まれてしまうリスクを回避できます。

セキュリティを強化し外部への流出や紛失等を防止

固定資産には、情報漏洩リスクを伴うIT機器や、高額な設備なども含まれます。定期的な棚卸しを通じて、これらの資産が適切に管理されているか確認することで、外部への流出や紛失を防止できます。

不要な資産や固定資産管理台帳に記載のない固定資産がないか把握

棚卸しでは、不要になった資産や、固定資産管理台帳に記載されていない未登録の資産を発見することも目的としています。この作業を通じて、無駄なコストの削減や資産の有効活用が可能になります。

固定資産の棚卸しの方法

固定資産の棚卸しには、大きく分けて帳簿棚卸と実地棚卸の2種類があります。

帳簿棚卸と実地棚卸

帳簿棚卸

帳簿棚卸とは、固定資産管理台帳や会計帳簿など、書類上の情報を確認する作業です。帳簿上のデータを見直し、登録漏れや誤記載がないかをチェックします。この方法は、実物を確認しなくても行えるため、比較的手軽に実施できますが、データの信頼性が低い場合には正確性に欠ける可能性があります。

実地棚卸

実地棚卸は、実際の固定資産を現場で確認する作業です。物理的に資産を確認し、管理台帳と照合します。この方法は時間と手間がかかりますが、最も信頼性の高い棚卸し方法です。

固定資産の棚卸しの流れ

1. 固定資産管理ラベルの貼り付け

固定資産管理台帳に記載している固定資産に管理ラベルを貼り付けます。管理ラベルには、資産番号や名称や、バーコード、QRコードが含まれます。例えば、オフィスにあるパソコンにはラベルを貼り付け、そのバーコードをスキャンすることで台帳との照合が簡単になります。また、機械設備や車両など大型の資産には、耐久性の高いラベルを使用すると効果的です。このようにラベルを活用することで、資産の識別が容易になり、棚卸し作業の効率が大幅に向上します。

2. 棚卸表を作成・配布する

棚卸表には、各固定資産の情報（名称、管理番号、設置場所など）を記載します。作成した棚卸表を担当者に配布し、作業の進行を共有します。

3. 固定資産管理台帳に記載されている固定資産が現物として存在するか照合する

次に、棚卸表を基に、現物の固定資産を確認します。この際、状態や使用状況も併せてチェックします。

4. 過不足分の固定資産を確認したら固定資産管理台帳を更新する

棚卸しの結果、過不足が確認された場合は、その内容を記録し、固定資産管理台帳を最新の状態に更新します。更新した情報は、財務部門や税務申告にも反映させる必要があります。

固定資産の棚卸しの注意点

固定資産の棚卸しの抜け漏れがないか

全ての固定資産を網羅するためには、詳細な管理台帳と綿密な計画が必要です。棚卸し対象をリスト化し、担当者に明確に指示を出しましょう。

固定資産管理台帳に入力したデータにミスがないか

管理台帳のデータに誤りがあると、正確な棚卸しが行えません。入力ミスや古いデータが含まれていないか、事前にチェックしておくことが重要です。

棚卸しにかかる費用が想定より膨らんでいないか

棚卸し作業には、人件費や機材費などのコストが発生します。事前に予算を設定し、コストが膨らみすぎないよう管理しましょう。

固定資産の棚卸しを効率化する方法

固定資産管理システムの導入

固定資産管理システムを導入することで、資産の情報を一元管理できます。多くの固定資産管理システムでは、帳簿との自動連携や減価償却費の自動計算が可能です。これにより、棚卸し作業が効率化され、ヒューマンエラーの削減にもつながります。また、システムを活用することで、リアルタイムで資産状況を把握できるため、資産管理の精度が向上し、監査対応もスムーズに行えます。

バーコードやQRコードの利用

固定資産管理ラベルにバーコードやQRコードを貼り付けることで、棚卸し作業をスムーズに進めることができます。スマートフォンや専用端末でコードを読み取るだけで情報が確認できるため、作業負担が大幅に軽減されます。

固定資産管理の効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、固定資産管理機能により固定資産管理を効率化します。

備品管理クラウドの償却資産管理機能

備品管理クラウドは、同じアイテムに対して、目的の異なる備品管理と償却資産管理を同時に行うことができます。
総務担当者、経理担当者、顧問税理士など、償却資産管理にかかわる人が情報を共有できるので、めんどうなやりとりを減らせます。
税務申告に必要な固定資産管理ソフトの連携も可能なため、償却資産管理をスムーズに行えます。

備品管理クラウドの固定資産管理機能

備品管理クラウドは、固定資産管理ソフトと連携ができます。
固定資産管理ソフトの情報をCSVでエクスポートし、備品管理クラウドにアップロードすると、固定資産管理ソフト上で管理されている資産と、備品管理クラウドに登録しているアイテムを紐づけて管理できるようになります。

また、備品管理クラウド上にまだ登録がない資産については、新規アイテムとして備品管理クラウドに取り込むことができます。

固定資産管理ソフトを更新したあとで、備品管理クラウドに差分取り込みすることも可能です。

部署の壁を超えて情報を共有

たとえば、償却資産として管理する必要があるアイテムを購入したとき、購入担当者が備品管理クラウドに登録すれば、このアイテムがどういうものなのか顧問税理士もすぐに内容を確認できます。
今までのように、どういうアイテムかわからず、税理士から経理担当者へ、経理担当者から総務担当者へ聞く手間もなくなります。

移動や廃棄など、資産に関連する情報に変化があったときも、総務担当者が備品管理クラウドで更新した内容は経理部でもすぐに把握することできます。
もちろん、遠く離れた支社で更新された情報もリアルタイムに確認できます。

固定資産の棚卸

現物を確認するための棚卸も、備品管理クラウドで簡単に行えます。
備品管理クラウドに登録されている固定資産対象のアイテムと、実際のアイテムの状態が一致しているかを確認し、固定資産台帳の正確性を担保します。

また、備品管理クラウドなら、棚卸するために特別な機器を用意する必要もありません。
アイテムを利用している部署やスタッフが直接棚卸をできるので、備品を管理する担当者の負担が軽減されます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の固定資産管理機能で貴社の固定資産管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

固定資産の棚卸しは、企業の財務管理やセキュリティ対策において重要な役割を果たします。正確かつ効率的に行うためには、事前準備と適切なツールの活用が欠かせません。本記事で紹介した方法や注意点を参考に、自社の棚卸し業務を見直してみてください。