2025.01.24 20時28分

IT機器管理とは？基本から効率化手法まで詳しく解説！

アストロラボ株式会社

日々の業務において、パソコンやスマートフォンといったIT機器は必要不可欠です。一方、「IT機器の管理が難しい」「IT機器の管理が面倒くさい」と感じる担当者も多いのではないでしょうか。本記事では、IT機器管理の基本から、その目的やメリット、具体的な管理方法まで、わかりやすく解説します。

IT機器管理（情報機器管理）とは

IT機器管理（情報機器管理）とは、会社で使われるパソコンやスマートフォンなどの情報機器を適切に管理する仕組みのことです。特にリモートワークが増えている現在、IT機器を効率的に管理することはコストの最適化やセキュリティの観点でとても重要です。

「IT機器管理」と「IT資産管理」の違い

「IT機器管理」と似た言葉に「IT資産管理」がありますが、実は少し意味が違います。

IT機器管理

IT機器自体の管理がメイン。IT機器の物理的な管理や使用状況を把握します。

IT資産管理

IT機器に加えて、ソフトウェアのライセンスやデータなどの管理も含みます。

たとえば、新しく購入したパソコンについて、「誰が使っているか」「どこに置いてあるか」を記録するのが「IT機器管理」です。一方、「誰が使っているか」「どこに置いてあるか」だけでなく、そのパソコンにインストールされているソフトの契約状況まで管理するのが「IT資産管理」です。

IT機器管理（情報機器管理）の目的

情報セキュリティの強化

IT機器をしっかりと管理することで、紛失や盗難による情報漏洩を防ぐことができます。また、社内外でのセキュリティルールを徹底できます。

業務効率化

IT機器を一元管理することで、保管場所や使用者などが明確になるため、IT機器を探す時間や使用者を確認する時間が削減され、業務効率化につながります。また、IT機器の詳しい情報がすぐにわかるため、故障やトラブルの際、スムーズに対応できるようになります。

コスト削減

IT機器の余剰在庫数がわかるため、無駄な重複購入を防ぎ、コスト削減につながります。また、あまり使われていない機器を他の部署で活用することで、会社全体の経費を抑えることができます。

IT機器管理（情報機器管理）の方法

IT機器のリスト化

まずは、会社が所有しているIT機器をリストアップすることが、　IT機器管理の第一歩です。このとき、以下の情報を記録すると役立ちます。

・機器の種類（例：ノートPC、スマホ、プリンター）
・製造番号やシリアル番号
・メーカー名
・購入日や購入元
・保証期間
・使用者や部署名

IT機器管理台帳の作成

IT機器の情報を一元管理するために「IT機器管理台帳」を作成します。IT機器管理台帳はExcelでも簡単に作れますが、専用ソフトを使うとさらに効率的です。

定期的なIT機器管理台帳の更新

IT機器管理台帳を作ったら終わりではありません。定期的に情報を見直し、IT機器管理台帳を更新することが重要です。

IT機器管理ツールの活用

大規模な会社では専用のIT機器管理ツールを導入すると便利です。これにより、手作業でのミスを減らし、IT機器管理をスムーズに行えます。

従業員の教育

すべての従業員に、IT機器を適切に管理するための基本ルールを周知することも忘れてはいけません。

IT機器管理台帳の作成方法

IT機器管理台帳とは

IT機器管理台帳とは、会社が所有するすべてのIT機器情報を一覧にまとめたものです。これにより、各IT機器の状態を簡単に把握でき、トラブル発生時の対応もスムーズになります。

IT機器管理台帳をエクセルで作成する際の記入項目

IT機器管理台帳をエクセルで作成する際には、次のような項目を記載すると便利です。

項目	内容
IT機器管理番号	各IT機器をユニークに識別するための管理番号
IT機器の名称	ノートPC、スマートフォンなど
型番	各IT機器に固有の番号
購入日	IT機器を購入した日付
利用者名	使用者や部署名
メーカー	IT機器のメーカー名
設置場所	保管場所や使用場所
保証期間	保証が有効な期間
状態	遊休、使用中、修理中、廃棄予定など
更新日	最終更新日

Excelテンプレートを活用すると、これらの項目を簡単に整理できます。

社用PCやスマホをIT機器管理台帳で管理することのメリット

紛失・盗難の防止

IT機器管理台帳を活用することで、IT機器の状態や使用状況が明確になるため、紛失や盗難の防止につながります。

備品管理業務の効率化

IT機器を一元管理することで、保管場所や使用者などが明確になるため、IT機器を探す時間や使用者を確認する時間が削減され、業務効率化につながります。　また、IT機器の詳しい情報がすぐにわかるため、故障やトラブルの際、スムーズに対応できるようになります。

コスト削減

IT機器の余剰在庫数がわかるため、無駄な重複購入を防ぎ、コスト削減につながります。また、あまり使われていない機器を他の部署で活用することで、経費を抑えられます。

IT機器管理（情報機器管理）の課題

入力ミスや更新漏れ

紙やエクセルのIT機器管理台帳でIT機器管理を実施している場合、手作業による情報の入力ミスや更新漏れが起こることがあります。

手間と時間がかかる

紙やエクセルのIT機器管理台帳でIT機器管理を実施している場合、IT機器情報の登録や更新を手作業で行う必要があるため、管理対象のIT機器が多いと手間と時間がかかります。

リアルタイムでの情報共有が困難

紙やエクセルのIT機器管理台帳は複数人が同時に更新できないため、リアルタイムでの情報共有が困難です。リアルタイムでの情報共有が難しいと、機器故障の場合などにスムーズな対応をとりにくくなります。

管理が複雑化

会社の規模が大きくなり、管理対象IT機器の数が多くなるほど、管理が複雑化します。

IT機器管理の改善手法

クラウド型IT機器管理システム

クラウド型IT機器管理システムは、IT機器管理の改善に効果を発揮するサービスの一つです。クラウド型IT機器管理システムの最大のメリットは、インターネット接続さえあれば、どこからでもアクセス可能である点です。これにより、リモートワークや複数の拠点を持つ企業でも、IT機器を一元管理することができます。また、クラウド型であるため、システムのアップデートやメンテナンスが自動化されており、IT部門の負担を大幅に軽減します。

さらに、クラウド型IT機器管理システムは、リアルタイムでのデータ更新が可能です。これにより、IT機器の状態や利用状況をすぐに把握でき、スムーズな意思決定が可能となります。また、保証期限やライセンス期限も管理することができるため、IT機器のライフサイクル管理やコストの最適化にも役立ちます。

クラウド型IT機器管理システムは、IT機器情報の自動入力、QRコードやバーコードと連携した貸出管理機能や棚卸機能を提供しているため、手作業が大幅に削減され、入力ミスや更新漏れなどの人為的ミスを防止し、データの整合性を保ちます。

セキュリティ面でも、定期的なバックアップや強固なセキュリティ管理により、データの安全性が確保されます。

QRコードやバーコードとの連携

QRコードやバーコードを活用し、QRコードやバーコードの読み取りにより貸出・返却や棚卸を完了することで、手作業の手間や時間を大幅に削減することができます。QRコードやバーコードと連携した貸出管理機能や棚卸機能は、上記のクラウド型IT機器管理システムの標準機能として提供されていることが多いです。

IT機器管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、IT機器管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。IT資産の場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったIT機器管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。