固定資産管理システムの比較と選択ポイント

固定資産管理とは

固定資産管理は、企業が所有する固定資産を効果的に管理するための業務です。固定資産は、長期間にわたり企業が使用するために購入したもので、利益を生み出すための重要な要素です。企業の固定資産を適切に管理することで、固定資産の劣化を防ぎ、効率的な運用が可能になります。

固定資産とは

固定資産とは、企業が一定期間にわたって利用するために取得した物品や施設のことを指します。具体的には以下のようなものが含まれます。

土地

企業が所有する土地で、営業活動や工場、店舗の建設などに使用されます。

建物

オフィスビルや工場、店舗など、企業が業務を行うための施設です。

機械設備

生産やサービス提供に必要な機械や装置。

車両

配送や営業活動に使用する車両。いわゆる社用車。

備品

オフィスのデスクや椅子、パソコンなど、業務を支えるための小型資産。

これらの資産は、購入時に多額の費用がかかり、その価値は時間とともに減少します。減価償却と呼ばれる手法を用いて、会計上その価値を徐々に費用として計上していきます。

固定資産管理の課題

手作業による管理

多くの企業では、固定資産の管理がエクセルを使用した手作業で行われている場合があり、入力ミスなどのヒューマンエラーによる管理情報の不整合を引き起こす原因となっています。例えば、固定資産の購入時に入力ミスをすると、後の減価償却計算や資産の評価に影響を及ぼすことがあります。

情報の分散

固定資産の情報が複数拠点や、紙やエクセルなど異なる媒体に分散していると、情報を把握するために多くの時間と労力がかかります。このような場合、資産の状況をリアルタイムで把握することが難しくなります。

資産の劣化

定期的なメンテナンスが行われないと、固定資産は劣化し、最終的には利用できなくなることがあります。

固定資産管理システムとは

固定資産管理システムは、企業が保有する固定資産を効率的に管理するためのソフトウェアやクラウドサービスです。固定資産管理システムを使用することで、固定資産の登録、評価、減価償却、売却、廃棄などのライフサイクルを一元管理することができます。

固定資産管理システムの機能

資産登録機能

新しく購入した固定資産を登録し、その詳細情報を入力・登録する機能です。資産名、取得日、取得価格、減価償却方法などを設定します。これにより、すべての固定資産が正確にデータベースに記録されます。

減価償却管理

固定資産の減価償却を自動で計算し、毎年の財務諸表に正確に反映します。これにより、企業の利益がどのように影響を受けるかを明確に把握できます。

資産評価

定期的に資産の市場価値を評価し、経営判断に役立てることができます。特に資産売却を考える場合、時価評価は非常に重要です。

レポート作成

資産の状況や履歴をもとに、財務状況や資産運用の成果を示すレポートを自動生成します。これにより、経営陣は迅速な意思決定を行うための情報を得ることができます。

通知機能

資産の定期メンテナンスや更新時期が近づくと、システムがアラートを発信します。これにより、定期メンテナンスを漏れなく実施できるようになります。

固定資産管理システムを導入するメリット

業務効率化

固定資産管理システムの導入により、エクセルによる手作業での管理が不要となるため、時間と労力を大幅に削減できます。特に多くの資産を抱える企業にとって、管理の効率化は大きなメリットです。

データの正確性が向上

固定資産データの一元管理により、情報の整合性が保たれるため、データの正確性が向上します。

リアルタイムでのデータ共有

固定資産情報がリアルタイムで更新されるため、経営陣や管理者は常に最新の情報を確認することができます。常に最新のデータを確認することができることで、内部統制も強化されます。

コスト削減

固定資産の正確な管理により、無駄なコストを削減できます。例えば、使われていない資産の売却や処分を迅速に行うことで、管理にかかるコストを削減することが可能です。

コンプライアンスの遵守

法律や規制に基づいた管理が行えるため、企業のコンプライアンスを維持しやすくなります。特に税務や会計に関する法令遵守は企業にとって重要です。

固定資産管理システムの種類

固定資産管理機能が搭載された「会計ソフト」

「会計システム」「会計ソフト」と呼ばれる一般的なソフトには、固定資産管理機能が搭載されていることが多いです。

この機能を使用すると、固定資産管理における会計上の処理を自動化・半自動化することができます。

会計ソフトの固定資産管理に関するおもな機能

• ・固定資産管理台帳の作成
• ・減価償却費の自動計算
• ・固定資産の決算処理

会計システムであるため、機能の多くは会計上の固定資産管理に限られます。

実地棚卸などの現物管理は、機能の範囲外となります。棚卸し作業などの業務効率化は難しいため、現物管理に関するシステムは、別途用意する必要があります。

会計システムと現物管理システムの同時運用について

固定資産の会計処理を行う担当者と、固定資産の現物管理を行う担当者とが明確に分かれている企業では、両者のニーズにそれぞれ最適化された別々のシステムを導入するほうが、効率のよい固定資産管理を実現できることもあります。

特に、管理物品の種類や数が膨大な企業では、会計ソフトと現物管理システムを併用し、固定資産管理を行っていることが多いです。

固定資産や備品の「現物管理システム」

組織の物品管理に特化した機能を持つツールを「現物管理システム」や「備品管理システム」と呼びます。

固定資産管理はもちろん、オフィスの備品管理、在庫管理、消耗品管理、IT資産管理、工具や鍵の管理など、あらゆる物品を一元管理できます。

現物管理システムの固定資産管理に関するおもな機能

• ・棚卸し作業の効率化
• ・貸出／返却管理
• ・オンライン台帳管理

現物管理システムにより、帳簿棚卸も実地棚卸といった棚卸し作業が圧倒的に効率化できます。棚卸しの際は、手持ちのスマホやハンディスキャナーを、バーコードやQRコード付きの管理ラベルにかざしてスキャンするだけで、簡単に完了します。紙やエクセルを使用して手作業で行っていた目視確認や棚卸しの記録入力をほとんど効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

物品の保管場所、貸出状況などのステータスは、PCやスマホでリアルタイムに把握することが可能です。

また、多くのシステムは会計ソフトと連携できるよう設計されており、API連携やデータをインポート・エクスポート機能が提供されています。

固定資産管理機能を搭載できる「ERP」

ERP（統合基幹業務システム）のほとんどの製品は、固定資産管理機能を組み込むことができます。

すでにERPを導入して基幹系システムを運用している企業の場合、現行システムに組み込む形で、固定資産管理機能を追加できます。

固定資産の「会計上の管理」と「現物の管理」の両者の機能を組み込むことができるかどうかは、現在運用しているERPの提供元に確認する必要があります。

固定資産管理だけに特化した「単独型システム」

会計ソフトやERPでは実現できない機能を求めている場合、単独型システムが選択肢に入ります。

「減損会計処理」「資産除却債務対応」「償却シミュレーション」「建設仮勘定」「IFRS対応」など、特定のケースや企業にのみ必要とされる機能・仕様まで備わっている完璧な製品がほとんどです。

会計上の管理については、機能が最大限に充実しています。その反面、通常の固定資産管理機能だけを求めている組織には、システムが高機能すぎるために、むしろ扱いにくい部分があらわれることがあります。

導入時のポイント

導入目的を明確にしてからツールの特性を確認する

機能の追加は置いておいて、まずは導入目的の達成にフォーカスし、固定資産ツールを絞り込んで検討することをおすすめします。

固定資産管理システム導入を検討している組織の多くは、固定資産管理にかかる人員・コスト・時間の削減を望んでいます。つまり、導入の主目的は「業務効率化」となります。

ところが、固定資産の管理業務を効率化するには、さまざまなアプローチがあり、どの手法を選択すべきかは組織実態によって異なります。

業務効率化の手法を適切に見極めるためには、導入目的をより深堀りし、明確にする必要があります。

固定資産管理システムの導入目的を正しく把握する方法

業務効率化にもっとも寄与する固定資産管理システムを選ぶために、まずは下記の項目を確認しましょう。

• ・現場でもっとも多くの人員、コスト、時間を取られている業務は何か
• ・その業務にかかる人員、コスト、時間を最大限に削減できる管理システムの種類はどれか

たとえば、複数拠点があり、拠点別の棚卸しに手間と時間がかかっている企業は、クラウド上で一元管理できる現物管理システムの製品比較を行う必要があります。また、会計処理に課題がある企業では、課題別に会計システムの機能を比較検討することが求められます。

導入期日と予算を確認し、導入しやすい製品を選ぶ

たとえば、現物管理に特化した固定資産管理システムの導入を検討している場合、遅くとも決算日の1ヶ月前には、システムを導入している必要があります。

棚卸し結果をもとに決算書を作成する都合上、実地棚卸は多くの企業において、決算日の1ヶ月前から1週間前までに実施されることが多いです。また、償却資産税の課税時期が1月1日であることから、12月上旬に実施する企業が多いです。

このように、システム導入には期日が設定されていることが一般的ですので、導入から運用開始までにかかる日数も考慮して比較検討する必要があります。

オンボーディングや登録代行オプションの利用

固定資産管理システムは、システムを選んで導入すれば完了、というものではありません。

たとえば、現物管理の場合、資産管理ラベルで管理を行うため、物品ひとつひとつに管理シールを貼り付ける作業などが必ず発生します。

これらの作業は、固定資産を大量に保有している企業にとって、負担が非常に大きくなります。

システム導入時にオンボーディングや物品の登録代行オプションを提供している固定資産管理システム提供企業もありますので、スムーズなシステム導入の実現に向けて利用することをおすすめします。

固定資産管理の効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、固定資産管理機能により固定資産管理を効率化します。

備品管理クラウドの償却資産管理

備品管理クラウドは、同じアイテムに対して、目的の異なる備品管理と償却資産管理を同時に行うことができます。
総務担当者、経理担当者、顧問税理士など、償却資産管理にかかわる人が情報を共有できるので、めんどうなやりとりを減らせます。
税務申告に必要な固定資産管理ソフトの連携も可能なため、償却資産管理をスムーズに行えます。

備品管理クラウドの固定資産管理機能

備品管理クラウドは、固定資産管理ソフトと連携ができます。
固定資産管理ソフトの情報をCSVでエクスポートし、備品管理クラウドにアップロードすると、固定資産管理ソフト上で管理されている資産と、備品管理クラウドに登録しているアイテムを紐づけて管理できるようになります。

また、備品管理クラウド上にまだ登録がない資産については、新規アイテムとして備品管理クラウドに取り込むことができます。

固定資産管理ソフトを更新したあとで、備品管理クラウドに差分取り込みすることも可能です。

部署の壁を超えて情報を共有

たとえば、償却資産として管理する必要があるアイテムを購入したとき、購入担当者が備品管理クラウドに登録すれば、このアイテムがどういうものなのか顧問税理士もすぐに内容を確認できます。
今までのように、どういうアイテムかわからず、税理士から経理担当者へ、経理担当者から総務担当者へ聞く手間もなくなります。

移動や廃棄など、資産に関連する情報に変化があったときも、総務担当者が備品管理クラウドで更新した内容は経理部でもすぐに把握することできます。
もちろん、遠く離れた支社で更新された情報もリアルタイムに確認できます。

固定資産の棚卸

現物を確認するための棚卸も、備品管理クラウドで簡単に行えます。
備品管理クラウドに登録されている固定資産対象のアイテムと、実際のアイテムの状態が一致しているかを確認し、固定資産台帳の正確性を担保します。

また、備品管理クラウドなら、棚卸するために特別な機器を用意する必要もありません。
アイテムを利用している部署やスタッフが直接棚卸をできるので、備品を管理する担当者の負担が軽減されます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の固定資産管理機能で貴社の固定資産管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

固定資産管理は、企業の資産を効率的に管理するための重要な業務です。固定資産管理システムを導入することで、管理業務の効率化、データの正確性の向上、コスト削減など、多くのメリットを受けることができます。企業のニーズに合ったシステムを選定し、適切に運用することが大切です。