備品管理アプリでオフィス備品管理の業務効率アップ！

忙しいオフィスの業務において、備品管理は後回しにされがちな業務です。

「どこにどんな備品があるのかわからない」

「備品の在庫が足りず、業務が滞る」

といった経験はありませんか？

そのような状況を防ぐために、近年注目されているのが『備品管理アプリ』です。

この記事では、備品管理アプリの基本的な機能やメリット、選び方のポイントを詳しく解説します。

オフィスにおける備品管理とは？

オフィスにおける備品管理とは、IT機器、オフィス家電製品、オフィス家具などのオフィス内で使用する物品を適切に管理・運用することを指します。これらの備品は業務の効率化や社員の快適な作業環境を支える重要な要素であり、適切な管理が求められます。近年は、テレワークの普及により、オフィスと在宅勤務の備品管理を一貫して行う必要性も高まっています。

オフィスの備品管理で対象となるモノ

オフィスの備品管理で対象となるモノは多岐にわたります。

一般的には以下のようなものが含まれます。

オフィスの備品管理で対象となるモノ	具体例
IT機器	パソコン、タブレット、プリンター、Wi-Fiルーター、モニターなど
オフィス家電製品	冷蔵庫、電子レンジ、電気ポット、加湿器など
オフィス家具	デスク、チェア、キャビネット、パーテーションなど

オフィスの備品管理を実施すべき理由

備品管理の目的は、無駄なコストの削減、業務の効率化、そして社員の作業環境の最適化です。例えば、コピー用紙やインクカートリッジが不足した場合、業務が中断し、社員の生産性が低下する可能性があります。こうした事態は特に、急ぎの業務やクライアント対応の場面で大きな影響を与えることがあります。また、IT機器の紛失や管理漏れは、セキュリティリスクを引き起こす要因にもなります。重要なデータを扱うデバイスの紛失は、情報漏洩や顧客信頼の低下を招きかねません。

さらに、適切な備品管理は社員のストレス軽減にも寄与します。「必要な時に必要なものがない」「備品が紛失している」といった事態が減り、スムーズな業務遂行が可能になるためです。これにより、社員同士のコミュニケーションや調整にかかる時間が削減され、業務の生産性向上にもつながります。また、適切な備品管理を行うことで、必要な備品の重複購入を防ぎ、予算内での効率的な運用が可能になります。コスト管理が厳しい昨今、無駄な備品購入の抑制は企業にとって大きなメリットです。

オフィスの備品管理ができていないとどうなる？

備品管理が適切に行われていない場合、次のような問題が発生しやすくなります。

無駄なコストの発生

備品の在庫を正確に把握できていないと、在庫が十分にあるのに新しい備品が購入され、無駄なコストはかかります。また、必要な備品の在庫がない場合は緊急で購入する必要があるため、通常よりも割高なコストがかかってしまいます。

業務の停滞

必要な備品が不足している場合、業務が中断されることがあります。特にIT機器がない場合、作業そのものが不可能となる場合もあり、業務効率の大幅な低下につながります。

備品の紛失・盗難

備品管理がきちんと行われていない場合、紛失や盗難が発生しやすくなります。特に高額なIT機器や機密情報が含まれる備品の紛失は、セキュリティリスクにもつながります。

セキュリティリスク

IT機器やモバイルデバイスの紛失により、情報漏洩のリスクが高まります。特に外部への持ち出しがある場合には、適切な管理が求められます。

業務効率の低下

備品の管理がずさんだと、社員が備品を探す時間が増え、業務効率が低下します。

こうした問題を防ぐためにも、正確で効率的な備品管理が求められます。

オフィスにおける備品管理の方法

オフィスで備品管理を行う方法は主に以下の3つに分類できます。

1. 手書きやエクセルによる管理

＜メリット＞

・導入コストが低く、すぐに始められる。
・シンプルな管理が可能で、特別なスキルが不要。

＜デメリット＞

・手作業による運用となるため、更新漏れや入力ミスなどヒューマンエラーが発生しやすい。
・備品在庫数の把握に時間がかかり、確認作業に負担が生じる可能性がある。
・情報の検索や分析が難しく、長期的な管理には不向き。

2. 専用の備品管理ソフトやアプリの活用

＜メリット＞

・リアルタイムで情報が更新されるため、正確な備品の状態（使用状況や在庫数など）の確認が可能
・備品情報の自動入力機能などにより、手作業で備品情報を登録・更新する必要がなくなるため、更新漏れや入力ミスなどヒューマンエラーがなくなる
・複数の拠点における備品の一元管理が可能で、リモートワークにも対応

＜デメリット＞

・初期導入費用やライセンスコストが高額になる場合がある
・システムへの慣れが必要で、操作のトレーニングが求められることもある

3. アウトソーシングによる管理

＜メリット＞

・備品管理業務の負担が軽減され、専門業者のノウハウを活用できる
・備品管理の質が向上し、紛失や盗難リスクの軽減が期待できる

＜デメリット＞

・継続的な契約が必要で、コストパフォーマンスの検討が求められる
・社内での備品管理ノウハウの蓄積が難しくなる

備品管理アプリとは？

『備品管理アプリ』とは、オフィスの備品をデジタルで効率的に管理するためのツールです。スマートフォンやPCで利用可能であり、備品の在庫管理、貸出・返却管理、使用履歴の確認などが簡単に行えます。例えば、IT機器の在庫状況をリアルタイムで把握でき、適切なタイミングでの補充が可能となります。

また、クラウド型の備品管理アプリであれば、複数拠点の備品在庫管理やリモートワーク環境にも対応可能です。これにより、社員が遠隔地からでも備品の確認・申請が行えるため、オフィス外での業務にも柔軟に対応できます。

さらに、バーコードやQRコードを利用して備品の登録や棚卸ができるため、物品の紛失リスクを軽減し、正確な在庫状況の把握が可能です。これにより、備品の貸出・返却の履歴を詳細に記録し、誰がいつ使用しているかの確認が簡単になります。もし備品が紛失した場合でも、迅速に状況を把握し、対応ができます。

加えて、備品管理アプリは予算管理の面でも有用です。購入履歴や使用頻度を簡単に確認できるため、過剰な備品購入の抑制ができ、予算の最適化が図れます。

なお、『備品管理アプリ』は備品管理クラウドサービスや備品管理システムにおいて標準提供されることが多いです。

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備品管理アプリの機能

備品情報・台帳管理

備品ごとの詳細情報（備品の名称、購入日、価格、保管場所など）を一元的に記録・管理することができます。これにより、備品の使用状況や耐用年数の把握が容易になります。

備品の閲覧・編集・検索

登録された備品情報を簡単に閲覧・編集できるだけでなく、キーワード検索機能により必要な情報を瞬時に見つけることができます。

備品の貸出・返却管理

社員間での備品の貸出・返却を記録し、管理する機能です。これにより、貸出状況や未返却の備品を把握しやすくなります。

QRコードを活用した備品の貸出・返却管理

QRコードを利用することで、備品の貸出・返却手続きが迅速かつ正確に行えるようになります。QRコードをスキャンするだけで、関連する情報を自動的に記録できます。

アラート通知

備品の更新時期や点検期限が近づいた際にアラートを通知する機能です。これにより、重要なタイミングを逃さず対応できます。

備品の棚卸

棚卸作業を効率化するための機能で、登録された備品情報と実際の備品を照合し、不足や過剰を把握することができます。

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備品管理アプリの主なメリット

オンライン台帳で備品情報を一元管理

クラウド上で備品の情報を一元管理できます。これにより、いつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、情報の共有や更新がスムーズに行えます。例えば、備品の購入日、保管場所、現在のステータスなどを簡単に確認できます。

備品の貸出・返却管理

備品の貸出・返却の状況をリアルタイムで把握できます。誰が、いつ、どの備品を借りているのか、返却期限はいつなのか、といった情報を簡単に管理できます。これにより、備品の紛失や返却忘れを防止できます。

備品管理状況の見える化

備品の在庫数や使用状況を可視化できます。備品の返却期限が近づくとアラートを出す機能もあり、効率的な備品管理が可能になります。これにより、備品の紛失や無駄な備品購入を防ぎ、コストの最適化が図れます。

棚卸し業務の効率化

スマホで備品のバーコードやQRコードをスキャンするだけで、棚卸し作業が簡単に行えます。これにより、手作業での確認や記録の手間が省け、棚卸し業務の時間を大幅に短縮できます。

コスト削減

リアルタイムで正確な備品の在庫状況を確認できるため、無駄な備品の購入がなくなり、無駄な支出を抑制できます。

紛失・盗難の防止

備品の管理状況が見える化されるため、紛失や盗難のリスクが低減されます。特に、高額なIT機器や機密情報を含む備品の管理に有効で、セキュリティリスクの軽減にもつながります。

業務効率化

備品の状態（使用状況や在庫数など）がリアルタイムで更新されるため、備品を探す時間や備品の不足による業務の停滞が低減され、業務効率化につながります。

備品管理アプリの導入事例

事例1：文具メーカーC社の場合

C社では、備品の貸出・返却管理や会議室のレイアウト維持に課題を抱えていました。備品管理アプリを導入したことで、貸出・返却の状況をデジタルで一元管理し、付属品の紛失防止や会議室のレイアウト維持がスムーズに行えるようになりました。

事例2：医療法人Y病院の場合

Y病院では、備品の在庫管理が属人化し、備品在庫状況の把握が困難でした。備品管理アプリを導入したことで、備品在庫状況の「見える化」に成功し、全員で備品在庫状況を共有・管理できるようになりました。これにより、備品の紛失や無駄な備品購入の問題が解消されました。

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備品管理アプリの選び方

必要な機能が備わっているか？

自社の業務フローに合った機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、貸出・返却管理、在庫管理、アラート機能など、自社のニーズに合った機能を提供しているかが重要です。

価格・利用料金は適切か？

初期費用や月額料金が予算内に収まるかを確認しましょう。また、コストに見合った機能やサポートが提供されているかも重要なポイントです。

参考となる導入実績はあるか？

他社の導入事例やレビューを確認し、実際の効果や使い勝手を把握しましょう。特に同業種の事例は参考になります。

サポート体制は充実しているか？

導入後のサポートがしっかりしているかどうかも確認してください。特に、使い方に不安がある場合やトラブルが発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制は重要です。

オフィスの備品管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、備品管理アプリが標準提供されており、オフィスの備品管理を効率化する機能が豊富に提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

借りた備品の返却期限や保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れや更新忘れを防ぐことができます。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

RFIDと連携した棚卸

RFIDタグを利用した効率的な棚卸機能を提供しており、短時間で正確な棚卸を実現します。特に、大量の工具を扱う建設現場において、棚卸作業効率の向上に寄与します。

修理管理

修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。

定期点検・メンテナンス管理

定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。

自動アラート通知

定期点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、点検漏れを防ぐことができます。

履歴管理

修正内容や定期点検の内容は履歴として残りますので、いつでも簡単に確認することができます。

複数拠点での利用が可能

備品管理クラウドは利用ユーザー数や拠点数に制限がありませんので、各拠点の備品を登録することで、各拠点の備品を一元管理することができます。

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『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

『備品管理アプリ』は、日々の備品管理業務の効率化やトラブルの削減に役立つ、総務部門の強い味方です。デジタル化が進む今だからこそ、こうした便利なツールを活用して、オフィスの備品管理をよりスムーズにしてみませんか？

ぜひ、この記事を参考に、自社に最適な『備品管理アプリ』を選んでみてください！

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