QRコードとバーコードを活用した備品管理のメリット・デメリット

近年、各企業・組織において『備品管理』の重要性がますます高まっています。『備品管理』とは、会社で使われる物品や機器を「しっかりと管理する」こと。備品の保管場所や貸出状況を「見える化」し、備品を探す時間を削減するなど、管理業務の効率化やコスト削減を実現しようと、QRコードやバーコードを活用した備品管理を導入・検討する企業も増えています。

QRコードやバーコードを活用すると、備品の貸出や返却、在庫の管理、メンテナンスの履歴などがいつでも確認できるほか、データの正確性が高まり、管理ミスを減らすといったさまざまなメリットがあります。そこでこの記事では、QRコードやバーコードを活用した備品管理の概要や実際の導入事例、注意点などについて解説していきます。

QRコードやバーコードを活用した管理とは？

QRコードやバーコードは、いずれも商品や備品の識別・在庫管理、決済などに使われています。特にQRコードは、スマートフォンを活用した個人向けサービスも広く普及しており、店舗のポイントカードやイベントチケットの電子化にも貢献しています。

企業や倉庫、医療機関においては、おもに以下のような用途で活用されています。

・商品管理

あらかじめ店頭に陳列する商品にバーコードを貼っておくことで、売上記録や在庫チェックを迅速に行うことができます。

・備品管理

社内で使用されるPCや工具などにQRコードを貼り、データベースと連携して、利用者や修理、貸出などの管理を簡素化することが可能です。

・物流業務

倉庫内の商品や配送物にバーコードを付与し、それを読み取ることで商材の個数や保管場所などを管理し、入出庫管理を正確に行うことができます。

・ミスの防止

例えば医療機関において、薬や医療機器にQRコードをつけ、患者ごとのデータと紐づけることでミスの防止を図ります。

このようにQRコードやバーコードは、さまざまな場面で手作業による管理ミスの削減や、より効率的なデータ管理・更新などに役立てられています。

エクセルを用いて備品管理を行う場合

メリット

1. 導入が簡単

エクセルは多くの人が使い慣れているソフトウェアであり、汎用性も高いため、特別なスキルを身に付けなくても操作が可能です。そのため、新しいシステムを導入しなくても、すぐに備品管理が開始でき、担当者の引継ぎなどもスムーズに行うことができます。

2. 業務に応じたカスタマイズができる

用途に応じて自由にシートを設計できるので、在庫の管理だけでなく、備品リストや貸出履歴などを一つのファイルでまとめて管理できます。また、関数やマクロを活用すれば、業務に合わせてデータの抽出や自動化も可能です。

3. 管理コストの削減や初期投資の抑制につながる

多くのオフィスで既に導入されているソフトウェアであるため、新たなソフトやシステムを購入することなく、すぐに在庫管理を始められます。そのため初期投資の抑制や管理コストの削減にもつながります。

4. データの分析や可視化がしやすい

データ集計やグラフ作成の機能が備わっているため、備品の使用頻度や在庫状況をまとめ、視覚的に把握しやすくなります。また、ピボットテーブルなどの機能を活用すれば、より高度な分析も可能です。

デメリット

1. 手作業が多く、ミスが発生する恐れがある

エクセルでの備品管理は手作業でデータを入力・更新する必要があるため、ヒューマンエラーが発生しやすく、特に大量のデータを扱う際には管理が煩雑になります。

2. リアルタイムでのデータ更新が難しい

リアルタイムでのデータ更新が難しいうえ、複数のユーザーが同時に編集することができないため、データの整合性を保つのが難しい面があります。クラウド版のエクセル（Microsoft 365）を使用すれば、ある程度のリアルタイム更新が可能になりますが、専用の管理システムほどの即時性はありません。

3. 状況に応じた拡張性、柔軟性に乏しい

会社の規模が大きくなると管理する備品の数も多くなるため、エクセルだけでは管理が難しくなります。また、データの量が増えると処理速度が低下するなど、状況の変化にすぐに対応できない側面があります。

4. セキュリティの脆弱性

エクセルファイルはパスワードによる保護や暗号化が可能ですが、専用の管理システムに比べるとセキュリティが脆弱であり、重要なデータが漏洩するリスクがあります。特にUSBメモリやメールでファイルをやり取りする場合、情報漏洩の危険が高まります。

5. バックアップの手間がかかる

正確なデータを保持するためには、定期的にバックアップを取る必要があります。これを怠るとデータ損失のリスクが高まるうえ、操作を誤ってデータを削除してしまった場合、復元が難しい場合もあります。

紙を用いて備品管理を行う場合

メリット

1. 導入が簡単で初期費用もかからない

紙とペンがあればすぐに運用・管理でき、特別な技術やソフトウェアは不要。そのため、初期コストを低く抑えることができ、特に小規模な組織では導入のハードルが低いです。

2. 管理方法が簡単で、だれでもすぐに運用できる

紙を使った管理はその方法が理解しやすく、ITに不慣れな従業員でも簡単に運用・管理できます。基本的に入出庫や貸出を記録するだけなので、特別なスキル習得やトレーニングも不要です。

デメリット

1. 人為的なミスが発生しやすい

すべて人の手で行われるため、記入ミスや記入忘れ、記録する台帳や紙を紛失するといった人為的なミスや事故が起こる恐れも。さらに、複数の担当者が記録を行う場合は、情報の不一致も起こりやすくなります。

2. データの更新、最新情報の維持が難しい

在庫数などの情報が変更になった場合はその都度、紙の記録を修正しなくてはならず、修正内容が多岐に渡る場合には、新しく書き直しが必要になる場合も。そのため、最新情報の維持が難しく、数が合わない…といったリスクも高まります。

3. 状況に応じた拡張性、柔軟性に乏しい

備品が増えると記録も膨大になり、管理が難しくなります。また、管理台帳の内容が膨大になると、それを保管するための物理的なスペースが必要になり、コストも増加します。

4. 必要な情報の検索に時間がかかる

過去の記録を遡る時など、該当するデータを探すのに時間がかかり、すぐに見つけることができないことも。特に大量の紙の記録が保管されている場合、必要な情報を探すだけでも多くの手間と時間がかかります。

5. 紛失や破損によるデータ消失の恐れがある

紙によるデータ保管はどうしても紛失や破損のリスクが伴います。火災や水害などの災害によって焼失・汚損する恐れもあり、データが完全に消失してしまう恐れもあります。

QRコードやバーコードの活用で在庫管理体制の改善を！

エクセルや紙による在庫管理の課題を解決する手段として、QRコードやバーコードを活用する方法があります。それによって、備品管理の効率化やミスの削減が可能になるなど、以下のようなメリットがあります。

1. 業務の効率化を図ることができる

QRコードやバーコードを活用すると、手作業による入力や管理が減り、備品管理業務が効率化します。特に備品の在庫確認や、貸出管理、棚卸作業においてはコードをスキャンするだけで情報を読み取ることができるため、作業がグンとスムーズに。

2. データの正確性が向上する

コードをスキャンするだけでスピーディーに正確なデータを取得することができるため、誤入力などの人為的ミスが減少。時間的な誤差が少ない、正確性の高いデータの管理が可能になります。

3. 紛失や不正使用のリスクが少なく、管理性も向上

QRコードやバーコードをクラウドシステムと連携させれば、備品の使用履歴や移動をリアルタイムで把握できます。誰がいつ何を使用したのか明確に記録されるため、紛失や不正使用のリスクも低減。また、複数の担当者が同時にデータを確認・編集できるようになり、最新情報の更新・共有がしやすくなります。

4. データの検索性が高まり、コスト削減につながる

必要なデータや情報を探す手間が省け、備品の状態（使用中、遊休、故障、修理中など）を簡単に確認することができます。それにより、使用可能な備品があるのに新しい備品を購入する…といった無駄な購入を防ぐことができ、コスト削減にもつながります。

---

備品管理に利用するコードの種類と活用方法

では実際にコードを活用して備品管理を行う場合、どのようなコードを使い、どのように運用していくのでしょうか。ここでは使用するコードの種類と、その運用方法について解説していきます。

1次元バーコード（バーコード）

小売店に並ぶ商品などにも多く使われており、横に並んだ黒い線の組み合わせで、そのアイテムの情報を表現します。例えばUPC（Universal Product Code）などがこれに該当します。シンプルで使いやすいですが、情報量は限られています。

2次元バーコード（QRコード）

1次元バーコードに比べ、遥かに多くの情報を保持でき、URLやテキストメッセージ、連絡先情報なども一つのコードに詰め込むことができます。この特性から、特に詳細な情報管理が必要な備品に適しています。

RFID（無線周波数識別）

RFIDは、バーコードとは異なり、無線で情報を読み取る技術です。これにより、目視できない位置にある物品の管理も可能となります。導入・管理コストはかかりますが、大量の物品を一括で管理する際に便利です。

QRコードやバーコードを活用して備品管理を行う方法

1. QRコード・バーコードの作成

各備品に固有のQRコードやバーコードを作成します。コードには、備品名、備品管理番号、購入日、使用者、設置場所などの情報を含めることができ、QRコードのほうがより多くの情報を読み込むことができます。

2. QRコード・バーコードの印刷・貼付

作成したQRコード・バーコードを印刷し、各備品に貼り付けます。これによって、備品に関する情報を簡単に確認できるようになります。

3. スキャンによる情報の取得

専用のアプリやスマートフォンでコードをスキャンすることで、備品の情報を瞬時に取得できます。これによってどの備品がどのように使用されているかをリアルタイムに確認することができます。

4. スキャンによるデータ更新

コードをスキャンするだけで、QRコードであれば備品の使用履歴やメンテナンス記録、バーコードであれば備品の在庫状況などを簡単に把握、データベースに登録することができます。これにより、常に最新の情報の管理も可能になります。

QRコード・バーコードを活用した具体的事例

製造業：メンテナンスや部品交換の情報を一元管理

ある製造業の会社では、QRコードを使用して機械のメンテナンス管理を行っています。機械ごとにQRコードを貼り付け、メンテナンス履歴や交換部品の情報を一元管理。これにより、メンテナンス漏れが防止され、故障のリスクも低減しました。

教育機関：備品の貸出履歴の管理が簡単に

ある学校では、図書館や実験室で使用される備品にバーコードを貼り付け、貸出・返却の管理をスムーズに行っています。これにより、貸出の履歴をすぐに確認できるようになり、紛失や損傷のリスクの軽減にもつながりました。

医療機関：医療機器の使用状況や保守履歴を管理

ある病院では、医療機器の管理にQRコードを使用。各機器にQRコードを貼り付け、スキャンすることで使用状況や保守履歴を確認しています。このシステムにより、医療機器の管理が効率化され、機器故障のリスクが低減しました。

---

より正確でスムーズな備品管理体制を整えるために

QRコードやバーコードを活用した管理には多くのメリットがある一方、デメリットもあります。導入してから「こんなはずでは…」とならないためには、導入前の「準備」も必要となってきます。

QRコードやバーコードを活用するデメリットとは？

1. システム導入や運用体制の構築に時間がかかる

まず、導入するコードに対応した管理システムを導入する必要があります。そのため、備品管理システム、物品管理システム、在庫管理システムといったシステムやクラウドサービスを利用する組織が多いです。

導入・運用時には、従業員に従来の備品管理業務からの変更点や利用方法を周知し、日常的な備品管理業務を通じて運用を定着させなければなりません。運用体制の構築には一定の時間がかかることを念頭に置き、余裕を持って導入する必要があります。

2. 総体的なコストが不明確

今は備品管理システム、物品管理システム、在庫管理システムといったシステムやクラウドサービスの選択肢が増え、備品管理におけるQRコードやバーコード導入にかかるコストも比較的安価に抑えることができるようになりました。一方で長期的なランニングコストを視野にいれたコストパフォーマンスを導入時点で計算する必要があり、選択肢が増えた分、組織に最適なサービスを選ぶことが難しくなっている状況も見受けられます。

そのため、近年は導入コンサルティングを受けてから、システム導入に踏み切る企業も増えてきました。必要なオプション、導入にかかるアウトソーシングサービスの利用など、事前に綿密な計画を立ててからシステム導入を進める必要があります。

3. 既存システムと連携できないケースがある

経理部門が利用している固定資産管理システム、総務部門が利用している備品管理システム、営業部門が利用している鍵管理システム、製造部門が利用している生産管理システムなど、各部門で別のシステムが使われているケースも少なくありません。その場合、新しく導入する管理システムとの連携が可能か事前に確認する必要があります。 システム同士の連携が不可能な場合、手作業でデータ連携をすることになるため、逆に現場の負担が増える可能性があります。

---

後悔や失敗を防ぐために…導入時に考えておきたいポイントとは？

1. 目的設定を明確にしておこう

今、自社が抱えている不便や課題を明確にし、システムの導入によって何を解決していきたいのか、その目的を明らかにしておきましょう。

2. ニーズや業務量にあったシステムの選定を

1.によって見つけ出した目的から、自社のニーズに合った最適なシステムを選びましょう。特に取り扱う備品の種類や、数量に対応できるシステムを選ぶことが重要です。

3. 従業員教育を徹底してスムーズな運用を

導入したシステムに関する従業員への教育を徹底しましょう。操作方法はもちろん、トラブル時の対応方法なども身につけてもらうことで、スムーズな運用が可能になります。

4. 定期的なメンテナンスや修理体制の確保を

専用のスキャナー等は定期的にメンテナンスを行い、常に良好な状態を保つようにしましょう。また、故障発生時に迅速な対応ができるように、社内の管理体制を整えておくことも重要です。

QRコードやバーコードを活用した備品管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、ラベルやシールを活用した備品管理を可能とする機能が提供されています。コードを活用した備品の管理に欠かせないQRコードやバーコードの作成や印刷にも対応、スムーズな管理をサポートします。

備品管理ラベルの発行

キングジムのラベルライター「テプラ」と備品管理クラウドのスマートフォンアプリを連携することで、備品管理クラウドに登録したアイテム情報をもとに、備品管理ラベルを発行することができます。備品管理ラベルの一括発行も可能です。

QRコード付き備品管理ラベルの発行

QRコードが記載された備品管理ラベルを発行することができます。ラベルに記載されたQRコードを使用して棚卸しや貸出申請ができますので、業務効率化を実現します。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

---

---

まとめ

QRコードやバーコードを活用した備品管理は、業務の効率化やデータの正確性向上、コスト削減など多くのメリットがあります。導入には初期投資や教育が必要にはなりますが、この技術を使うことで備品管理を大きく効率化することが可能です。導入時は、目的を明確にし、自社に合ったシステムを選定するようにしましょう。

業務負担の軽減や管理ミスの削減が期待でき、組織全体の生産性を向上させる効果も期待できますので、ぜひQRコードやバーコードを活用した新しい管理方法を取り入れて、効率的な備品管理を実現しましょう！

---

---