備品のリース管理のメリット・デメリットと改善策を解説

リース管理とは

リース管理とは、企業が使用する資産や備品をリース契約に基づいて管理・運用することを指します。リースとは、特定の期間において資産を借り受け、その対価としてリース料を支払う契約形態で、オフィスの備品や機器、車両などの管理に広く活用されています。リース管理の主な目的は、資産の適切な運用とコストの最適化を図ることです。

リース管理を適切に行うためには、リース契約の内容や期限、リース備品の状態、使用状況などを正確に把握し、必要に応じてメンテナンスや契約更新、返却手続きを行う必要があります。また、リース期間中に棚卸を行い、リース備品の実際の利用状況と台帳上の記録が一致しているかどうかを確認することも重要です。

リース管理の目的

リース管理の主な目的は、企業が所有する資産を最適な状態で運用し、コストを削減することです。リース契約によって、企業は必要な備品や設備を一時的に利用できるため、初期投資を抑えることができます。また、リース管理を適切に行うことで、資産の無駄な使用や劣化を防ぎ、長期的な運用コストを削減することが可能です。

さらに、リース管理システムを導入することで、各種備品や設備の利用状況、リース契約の更新・返却スケジュールを一元的に把握でき、業務の効率化にもつながります。リース管理アプリやリース管理ツールを活用すれば、データの集約や分析が簡単になり、より効果的なリース管理が実現します。

リース管理の重要性

リース管理は、企業の資産管理において非常に重要な役割を果たします。リース契約に基づく備品や設備の管理が不十分であると、リース期間が終了した際に余計な費用が発生するリスクがあります。例えば、返却期限を過ぎてしまった場合や、使用中に設備が故障して修理が必要になった場合、追加の費用が発生する可能性があります。

また、リース備品の状態を定期的に確認し、適切なメンテナンスを行うことで、リース期間中のトラブルを未然に防ぐことができます。特に、リース管理台帳を使ってリース備品の状態や使用状況を正確に記録することは、リース管理の改善にもつながります。棚卸を定期的に行うことで、備品の現状と記録の不一致を早期に発見し、リスクを最小限に抑えることができます。

会社の備品をリースするメリット

1. 初期投資の軽減

リース契約を利用することで、高価な備品や設備を購入する必要がなくなります。そのため、初期費用を抑えることができ、特に中小企業にとっては資金繰りがしやすくなります。

2. コストの予測が容易

リース契約は月額や年額での支払いが一般的なため、コストの見通しが立てやすく、予算管理がしやすくなります。

3. 最新の設備を利用可能

リース契約が終了する際、必要に応じて最新の設備に更新することが可能です。これにより、常に最新の技術を取り入れた備品や機器を使用できるため、業務の効率化や生産性向上に寄与します。

4. メンテナンスの手間が省ける

多くの場合、リース契約にはメンテナンスや修理サービスが含まれているため、故障時の対応やメンテナンス費用を気にせずに済みます。

会社の備品をリースするデメリット

1. 長期的にはコストが高くなる可能性

短期間ではリースが有利な場合もありますが、長期間にわたってリースを続けると、結果的に購入するよりも高額な費用を支払うことになる可能性があります。

2. 所有権が得られない

リース契約では備品の所有権はリース会社にあります。そのため、リース契約が終了すると、設備を返却しなければならず、企業の資産として計上することはできません。

3. 契約内容の制約

リース契約には、契約期間や使用方法に関する制約があります。契約期間内に備品を追加で利用する場合や、契約を途中で終了する場合には、違約金が発生することがあります。

リース管理の方法

リース管理台帳

リース管理台帳は、リース契約に基づく備品や設備の情報を一元的に管理するためのツールです。リース管理台帳を使用することで、各リース備品の詳細な情報を把握し、契約期限やメンテナンスのスケジュールを管理することができます。

リース管理アプリやリース管理ツールを活用することで、台帳のデジタル化が進み、管理業務がより効率的に行えるようになります。これにより、契約の更新や返却手続きがスムーズに行えるだけでなく、リース備品の状態をリアルタイムで把握することが可能になります。

リース管理台帳で管理する項目

リース管理台帳には、以下の項目を記載して管理します。

リース備品の名称と型番

各リース備品の名称や型番を記載し、識別可能にします。

リース契約開始日と終了日

契約期間を明確にし、更新や返却のタイミングを把握できるようにします。

リース料の支払い状況

リース料の支払い状況を確認し、未払いが発生しないように管理します。

備品の状態やメンテナンス履歴

リース備品の使用状況やメンテナンス履歴を記録し、状態を正確に把握します。

棚卸結果

定期的に行う棚卸の結果を記載し、実際の利用状況との不一致を早期に発見します。

リース管理の課題

入力ミスなどのヒューマンエラー

紙やエクセルで作成したリース管理台帳を使用している場合、入力ミスや更新忘れなどのヒューマンエラーが発生しやすいです。

データの不整合

紙やエクセルで作成したリース管理台帳を使用している場合、入力ミスや更新忘れなどにより、データの不整合が発生しやすいです。

リアルタイムでの情報共有が困難

紙やエクセルのリース管理台帳は、リアルタイムでの情報共有が難しいです。

リース契約の更新や終了管理

リース契約の更新や終了手続きが遅れると、追加費用が発生する可能性があります。

リース備品の状態管理

リース備品が劣化や故障した場合、返却時に追加の修理費用が発生することがあります。

棚卸と実際の使用状況の不一致

棚卸の結果とリース備品の実際の使用状況が一致しない場合、管理上の問題が発生します。

リース管理を改善する方法

リース管理システムの導入

リース管理システムを導入することで、リース備品や契約情報を一元的に管理でき、ミスを減らすことができます。リース管理システムは、リース備品の使用状況や契約情報をリアルタイムで把握することができるため、業務の効率化に貢献します。

リース管理アプリの活用

スマートフォンなどのモバイル端末を利用して、リース備品の情報を即座に確認できるリース管理アプリは、現場での棚卸作業を簡略化し、リース備品の状態管理を効率化します。

定期的な棚卸の実施

定期的に棚卸を行い、リース備品の状態や使用状況を確認することで、管理の精度を向上させ、リスクを最小限に抑えます。

リース管理の効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、リース管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。例えば、パソコンをリースしている場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったリース管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

リースの見積書や稟議書、リース契約書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

リース期限、保証期限、ライセンス期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、解約漏れや更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どのリース備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能でリース管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

リース管理は、企業の資産運用において非常に重要な業務です。リース契約に基づく備品や設備の管理を適切に行うことで、コストを削減し、業務の効率化を図ることが可能です。また、リース管理アプリやリース管理システムの導入により、業務の効率化と管理精度の向上が期待できます。定期的な棚卸やメンテナンスを行い、リース管理の課題に対応することで、企業はより効果的に資産を運用することができるでしょう。