病院・クリニックの物品管理について徹底解説

病院やクリニックでは、医療サービスを支えるために、さまざまな物品を管理することが必要です。医薬品や医療器具、IT資産など、幅広い物品を適切に管理することで、病院の効率化や患者の安全確保が実現されます。本記事では、物品管理の概要や対象物、具体的な管理内容、管理方法、物品管理の課題、効率化のための方法についてわかりやすく解説します。

病院における物品管理とは

病院での「物品管理」とは、診療や治療に必要な医薬品や器具、設備などを適切に管理し、必要なときにすぐに使えるように準備しておくことです。適切な物品管理により、以下のようなメリットが得られます。

病院における物品管理のメリット

物品不足の防止

医療の現場で物品が足りなくなると、治療や診断に支障が出る可能性があります。

コスト削減

必要以上の在庫を持たず、無駄を減らすことでコストを抑えられます。

医療の質の向上

医師や看護師が必要な物品をすぐに利用できるようになり、患者対応も迅速になります。

病院における物品管理の対象

医療材料

医療材料には、注射器、包帯、消毒液などが含まれます。これらは患者に直接使われるため、衛生的に保管され、すぐに補充できるように管理する必要があります。

医薬品

薬品は、患者の治療に欠かせないため、使用期限や保管方法に特に注意が必要です。特定の温度で保存が必要な薬もあり、温度管理や在庫の適切な管理が求められます。

医療機器

医療機器には、エコー装置や心電図モニターなどがあります。これらは、患者の診断や治療に使用されるため、定期的なメンテナンスや使用履歴の記録が重要です。

椅子や机、ベッドなどの什器

什器には、診察室で使う椅子や机、患者用ベッドが含まれます。破損や汚れが発生した場合は、すぐに修理や交換が必要です。

パソコンなどのIT資産

電子カルテやデータ管理に必要なパソコンやタブレットも、病院において欠かせない資産です。故障を防ぎ、データのセキュリティを保つため、定期的な点検が求められます。

救急車などの車両

病院が保有する救急車や搬送用の車両も重要な資産です。緊急時に使用できるように、燃料や点検状況の管理が必要です。

病院の物品管理で行うべき内容

在庫確認

各物品の在庫を定期的に確認し、必要な量が確保されているかをチェックします。例えば、マスクや消毒液などの衛生用品は、日常的に多く消費されるため、切らさないように適切に補充する必要があります。

使用期限やメンテナンスの管理

医薬品には使用期限が、医療機器には定期的なメンテナンスが必要です。これにより、期限切れの薬や故障した機器が使用されることを防ぎます。使用期限の近い医薬品や点検が必要な機器はアラートを設定し、確実に管理します。

発注業務

在庫が少なくなった場合に発注を行い、必要な物品が不足しないようにします。最近では、在庫管理システムを使って、自動で発注が行われる仕組みも普及しています。

保管場所の管理

物品ごとに適切な保管場所を確保し、必要なときにすぐ取り出せるようにしておくことが大切です。例えば、温度管理が必要な医薬品は冷蔵保管し、医療機器は清潔な環境で保管します。

使用履歴の管理

医療機器の使用履歴を記録し、どの機器がどの患者に使用されたかを把握します。これにより、使用状況やメンテナンスの計画を立てやすくなります。

病院で行う物品管理の方法

手作業による管理

小規模な病院では、Excelや手書きの管理表を使って在庫を確認し、発注を行うケースが多いです。管理にかかるコストを抑えられますが、作業負担が大きく、人的ミスも発生しやすくなります。

専用システムを使った管理

中規模以上の病院では、専用の在庫管理システムを使うことが一般的です。システムにより在庫や使用履歴を一元管理でき、物品の不足や過剰を自動で通知してくれる機能も備えています。これにより、効率的で正確な管理が可能になります。

バーコードやRFIDを用いた管理

バーコードやRFID（無線ICタグ）を使った管理は、物品にバーコードやタグを付け、入出庫の際にスキャンすることで管理する方法です。この方法では、手作業による入力を減らし、在庫数や位置情報をリアルタイムで把握できます。特に医療機器などの高価な物品の管理に適しています。

病院の物品管理の課題

管理対象の多様性

医療材料から什器、IT資産、車両まで、多岐にわたる物品を管理する必要があり、全体の把握が難しい場合があります。そのため、部署ごとに備品を管理することが多いのですが、各部署で管理方法が統一されていないと、重複や不足が発生しやすくなります。

使用期限や点検管理の難しさ

医薬品や医療機器には、使用期限や定期点検のスケジュールがあるため、手作業での管理には手間がかかります。これを正確に行わないと、期限切れの医薬品や点検不足の機器を使用してしまうリスクが高まります。

コストと人的リソースの負担

物品管理には、コストと人的リソースが必要です。専任の管理スタッフがいない場合、他のスタッフが兼任することになり、業務負担が増加します。また、適切な管理が行われないと、物品の紛失や浪費も生じやすくなります。

病院の物品管理を効率化する方法

物品管理システムの導入

物品管理システムを導入することで、物品の在庫や使用状況をリアルタイムで把握できます。システムには使用期限や点検時期のアラート機能もあり、管理の精度が向上します。これにより、物品の不足や期限切れを未然に防ぐことができます。

RFIDやバーコードの活用

物品にRFIDタグやバーコードを貼り付け、在庫の入出庫を自動的に記録することで、手作業による管理ミスを防ぎます。リアルタイムでの在庫情報の把握ができ、発注や在庫管理が効率化されます。

専任スタッフの配置

物品管理を専門とするスタッフを配置することで、他のスタッフの負担を軽減し、物品管理の精度が高まります。専任スタッフがいることで、緊急時の対応も迅速に行えるようになります。

物品管理方法の標準化

各部署で異なる管理方法を統一することで、在庫状況や使用頻度がわかりやすくなり、管理の全体像を把握しやすくなります。標準化には共通の管理表やシステムの利用が効果的です。

医療備品の管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、医療備品の管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で医療備品の管理をサポートします。

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まとめ

病院での物品管理は、患者の安全を守り、医療の質を維持するために欠かせない業務です。医療材料や医薬品、医療機器、什器、IT資産、車両といったさまざまな物品を効率よく管理することが求められます。効率化のためには、在庫管理システムやRFID、専任スタッフの配置といった方法が役立ちます。

病院全体で管理体制を見直し、効率的で安全な医療環境の維持に役立てましょう。