店舗における備品管理のポイント

店舗運営において、忘れがちな「備品管理」。お客様に快適なサービスを提供し、スタッフが効率よく働くためにも、店舗内の備品がきちんと管理されていることは非常に重要です。例えば、必要なときに必要な備品が見当たらない、備品が故障していて使用できない、といった状況が発生すると、業務に支障が出るばかりでなく、場合によってはお客様の満足度に影響を与える可能性もあります。

とはいえ、備品管理は単に物品を「置いておく」だけではなく、計画的に管理するための具体的な方法やルールが必要です。本記事では、店舗における備品管理の基礎から対象範囲、実践的な管理手法、そしてよくある課題とその解決策、さらには管理業務をよりスムーズに行うための改善方法について詳しく解説します。ぜひ参考にしていただき、備品管理を見直す一助としてお役立てください。

店舗における備品管理とは

店舗における備品管理とは、お店で使用される道具や器具を適切に管理することを指します。「店舗における備品」には、例えば、レストランで使われるお皿やグラス、棚や椅子、掃除用具や事務用品など、さまざまな物品が含まれます。これらの備品は、お店のスムーズな運営やお客様の満足度に大きく関わります。適切な備品管理ができていれば、必要な時に備品が不足することなく、スタッフが効率的に業務を進めることが可能になります。

備品管理は、ただ「物があるかどうか」をチェックするだけでなく、備品がどこにあるのか、どのような状態か、必要な数があるか、などを把握することで、無駄な購入を防いだり、紛失や故障を早期に発見したりすることを目指しています。また、備品管理は業務の効率化やコスト削減にも役立ち、備品を適切に維持管理することで長持ちさせることができ、結果的にお店の経費を節約できます。

店舗における備品管理の対象

1. 家具・什器

家具や什器（じゅうき）には、商品を展示する棚や、お客様が座る椅子、テーブルなどが含まれます。これらはお店の雰囲気を作る重要な要素であり、定期的な点検が必要です。破損があるとお客様に不便をかけるだけでなく、安全面のリスクも生じます。

2. 調理機器や冷蔵庫

飲食店の場合、厨房機器や冷蔵庫なども重要な備品です。これらの設備が故障すると、営業に支障をきたします。また、清掃やメンテナンスも必要で、特に衛生管理が求められる飲食店では定期的に状態をチェックすることが欠かせません。

3. 事務用品やデジタル機器

パソコンやプリンター、電話機などのデジタル機器も店舗運営に欠かせない備品です。これらの機器が使えないと、予約の確認や在庫管理、顧客管理が滞ってしまいます。パスワードの管理やデータのバックアップなども備品管理の一環といえるでしょう。

4. 清掃用具

お店の清潔さを保つために必要な掃除機やモップ、洗剤などの清掃用具も備品の一部です。清掃用具が不足すると清潔な環境を維持できなくなり、お客様に不快感を与える可能性があります。

5. 消耗品

トイレットペーパーやペン、帳簿用のレジロールなど、日々使用される消耗品も備品として管理が必要です。これらは頻繁に使うものなので、予備の在庫があるか、定期的にチェックして不足しないようにすることが重要です。

店舗における備品管理の方法

1. 備品リストの作成

まずは、店舗内で必要な備品を全てリストアップするところから始めましょう。リストには、備品の名称、数量、現在の状態（新品・使用中・故障中など）、設置場所などの情報を記載します。リスト化することで、どの備品がどこにあり、どのくらいの数が必要なのかを簡単に把握できるようになります。

2. 備品の分類

備品を整理するためには、種類ごとに分類して管理するのが便利です。例えば、「家具」「調理機器」「消耗品」などのカテゴリーに分けることで、どの備品がどのくらいあるのかを一目で確認できます。

3. 備品管理台帳の作成とデジタル化

作成したリストを基に、備品管理台帳を作成します。台帳には管理番号やカテゴリ、設置場所などの詳細情報を記載し、デジタル化するのがおすすめです。クラウドサービスを利用すると、どこからでも簡単に確認・更新できるため、リアルタイムで情報共有が可能になります。

4. ラベリングとバーコード管理

各備品には管理番号やバーコードを貼付し、棚卸しの際にはバーコードリーダーで読み取ることで在庫の確認が簡単に行えます。QRコードを活用する方法もあり、スマートフォンで情報を管理できるため便利です。

5. 定期的な棚卸しと更新

棚卸しとは、備品の現状を定期的にチェックしてリストや台帳と照らし合わせる作業のことです。棚卸しを行うことで、故障した備品や使用されていない備品（遊休品）を確認し、台帳の情報を最新に保つことができます。

6. ルールの策定と従業員への教育

備品の使い方や保管方法に関するルールを策定し、スタッフ全員に周知することも大切です。例えば、「使い終わったら元の場所に戻す」「壊れた場合はすぐに報告する」といった基本的なルールを決めておくと、備品の紛失や破損を防ぐことができます。

店舗における備品管理の課題

1. 備品の情報が分散しやすい

特に複数の店舗を運営している場合、各店舗で異なる方法で管理が行われると情報が分散し、全体の把握が難しくなります。このような場合には、統一した管理システムを導入し、データを一元化することで解決が可能です。クラウドベースのシステムを使えば、複数店舗でリアルタイムに情報を共有できます。

2. 移動による備品の追跡が困難

ある店舗から別の店舗に備品を移動した際に、移動した先で備品の所在がわからなくなることがあります。こうしたケースでは、移動記録をしっかりと残すか、管理台帳を更新しておくことが重要です。これにより、各備品がどの店舗にあるのかを把握でき、無駄な購入を防ぐことができます。

3. 遊休品（使用されていない備品）の把握と活用

お店で使われていない備品がどこにどれだけあるのか把握できていないと、新たに購入しなくてもよい備品を再度購入してしまうことがあります。遊休品の情報を台帳に記載し、他の店舗でも使用可能な場合は活用するようにしましょう。

4. 定期的なメンテナンス不足

備品の寿命を延ばすためには、定期的なメンテナンスが必要です。しかし、メンテナンスがされないと、備品が早期に劣化してしまい、故障が頻発する原因になります。定期的に点検日を決めておき、掃除や整備を行うことが重要です。

5. 紛失・盗難のリスク

店舗内にある備品が紛失したり、盗難に遭うリスクもあります。防犯カメラの設置や、アクセス制限をかけることで、このリスクを最小限に抑えることが可能です。また、紛失が起こった際にはすぐに報告するルールを設け、全体の管理体制を強化しましょう。

店舗における備品管理の改善方法

1. デジタル化による一元管理

備品管理をデジタル化し、クラウド上で管理することで、備品の情報をリアルタイムで更新・共有できます。例えば、バーコードやQRコードを使った備品管理システムを導入することで、棚卸しや備品在庫確認の手間を省き、スムーズな備品管理が可能となります。

2. IoT機器の活用

温度や湿度が重要な備品や、特定の条件で劣化しやすいものには、IoTセンサーを使ったモニタリングも有効です。例えば、冷蔵庫内の温度管理を自動化し、異常が発生した場合にはアラートが通知されるようにすることで、備品の品質を保ちやすくなります。

3. 使われていない備品の再配置

定期的に棚卸しを行い、遊休品を見つけ出して、他の店舗や部署で再利用する取り組みも有効です。遊休品の情報を台帳に追加し、他店舗での活用を促すことで、不要な備品の購入を防ぎ、コスト削減につなげることができます。

4. メンテナンススケジュールの自動化

備品のメンテナンススケジュールをデジタルカレンダーで管理し、自動でリマインダーが設定されるようにしておくと、点検漏れを防ぎやすくなります。リマインダーが届くことで、定期的に清掃や整備が行われ、備品の寿命が延び、故障リスクが減少します。

5. セキュリティ対策の強化

紛失や盗難防止のためには、アクセス制限や防犯カメラを活用することが大切です。また、万が一紛失が発生した場合の報告ルールを徹底し、備品の追跡と回収がすぐに行える体制を整えることも重要です。

店舗の備品管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、店舗の備品管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で店舗の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

店舗の備品管理は、お店の運営において欠かせない業務です。備品のリストアップや台帳の作成、デジタル化、棚卸し、ルールの策定といった管理手法を実施することで、備品を適切に保ち、コスト削減や業務の効率化を実現することができます。どんなに小さな店舗であっても、備品管理を怠ると運営に支障が出る可能性がありますので、日頃からしっかりと管理を行いましょう。