管理しきれない！オフィスにある大量の『鍵』の管理方法とは？

オフィス勤務において、IT化や電子化が進んだ今でもオフィス内はたくさんの『鍵』で管理されています。
その中で、この『鍵』を管理しているのは誰なのか？この人は今どのような『鍵』をどのような管理方法で管理しているのか？というのは意外と知らない人も多いはずです。

この”鍵管理”というもの疎かにしてしまっていると、鍵の紛失や大切な書類が管理されているオフィスフロアに不正に侵入されてしまい、情報はおろか従業員の安全まで失われてしまう可能性もあります。
では、どのような管理方法を行えば鍵の管理に関する不満や課題、リスクを解決・回避することができるのでしょうか？

私たちが管理したいオフィスで使用する『鍵』の定義とは？

オフィスにおける「鍵」は、物理的なロックの開閉手段にとどまらず、情報セキュリティや人の出入りの管理においても重要な役割を担っています。特にIPOを控える企業や大企業においては、更に高度で質の良いセキュリティレベルに対応した鍵の選定と管理が求められるのではないでしょうか。

オフィスで使用される鍵には、家の扉や事務所の扉などに主流として使用されている物理的な開閉をするシリンダータイプや、ロッカーや自転車の鍵に最近ではよく使用されるダイヤルタイプ、デジタルカードキータイプ、プッシュ・テンキータイプなど、多岐にわたる種類があります。これらの鍵は、保管場所の重要性やセキュリティレベルに応じて適切に選定されます。例えば、シリンダータイプは一般的なドアロックとして使用され、カードキーは企業オフィスの密集したビルのようなアクセス制御が必要な場所において効果を発揮します。デジタル化の進展に伴い、オフィス内での鍵管理の重要性は一層増し、適切な鍵選択と効率的な管理が不可欠となっています。これによって、物理的なセキュリティのみならず、情報セキュリティも強化されることで、企業全体の安全性を向上させることが可能です。このように、人々の安全や大切な情報を守るためのものがオフィスにおける『鍵』です。

オフィスにはどのような種類の『鍵』があるの？

シリンダータイプ

シリンダータイプは、会社や株式を扱うオフィス内でのセキュリティに欠かせない鍵の一つです。この鍵は、頑丈さと使いやすさが特長であり、オフィス内での重要な書類や貴重品の保管場所としてのロッカーにも多く採用されています。シリンダーを回すだけで簡単に開閉でき、鍵の複製も比較的容易に行えるため、スマートで効率的な管理が可能です。ピッキング対策が施された製品も多く、セキュリティ面での安心感を提供します。設置やメンテナンスが簡単で、コストパフォーマンスにも優れているため、オフィス環境に最適な選択肢となります。選ぶ際には、鍵の材質やメーカーの信頼性、そしてセキュリティ機能をしっかり確認することが重要です。多くの人が出入りするオフィス内の安全を確保するために、シリンダータイプは信頼性の高いアイテムです。

ダイヤルタイプ

会社のオフィス内でのセキュリティ向上において、ダイヤルタイプは多くの場所で使用されています。鍵を持ち歩く必要がないので、紛失のリスクを抑え、より安全に保管場所を確保できます。ダイヤルタイプは番号を設定するだけで簡単に施錠・解錠できるため、複数の従業員で共有するロッカーなどにも最適です。用途に合わせて番号設定が可能で、必要に応じて変更することができ、会社のセキュリティレベルを柔軟に調整できます。また、電源や電池が不要なため、メンテナンスも容易で、長期間にわたって信頼性の高い利用が可能です。ダイヤルタイプの導入により、オフィス内の重要な書類や備品の保管場所として、個人ロッカーとしての管理がより簡単になるので、最近のロッカーには欠かせないものになりつつあります。

カードキータイプ

カードキータイプは、会社のオフィスや小さめのロッカーのセキュリティを強化するために非常に有効な手段です。従来の物理的な鍵と異なり、カードキーはデジタル情報を用いて管理されるため、鍵の紛失や盗難のリスクを大幅に下げることができます。カードキーシステムでは、各従業員に異なるアクセスレベルを設定できるので、個別のセキュリティニーズに応じた対応が可能です。また、アクセス履歴の保管庫としての機能も持ち、不審な動きを迅速に検出して対策を講じることができます。さらに、カードキーは必要な人が正しく申告・申請を行えば再発行が簡単に行えるため、紛失時にも速やかに対応ができます。このため、会社のセキュリティ管理を効率化し、安全な業務環境を提供します。

プッシュ・テンキータイプ

プッシュ・テンキータイプのロッカーシステムは、オフィス内のセキュリティを強化するための革新的な保管方法です。このシステムは、物理的な鍵を必要とせず、設定された暗証番号を用いて開閉できるため、鍵の紛失や不正コピーのリスクを大幅に削減します。番号の変更も簡単に行えるため、セキュリティ維持のための定期的なコード更新が容易です。さらに、各個人に独自のアクセスコードを割り当てることができ、アクセス履歴を管理することで、誰がいつどのロッカーを利用したかを追跡可能です。これにより、問題が発生した際にも迅速かつ効果的な対応が可能となります。オフィス内での重要書類や貴重品の保管において、プッシュ・テンキータイプの導入は、会社のセキュリティポリシーを強化し、株式や重要資産の安全を確保するための有力な手段です。

オフィスにおける大量の『鍵』の管理方法の課題や悩みとは

管理方法がきちんと定まっていない

企業のオフィスでは、シリンダータイプ、ダイヤルタイプ、カードキータイプ、さらにはプッシュ・テンキータイプなど、多種多様な鍵が存在します。これらの鍵を効果的に管理するには、各鍵の特性に応じた管理システムが不可欠です。しかし、現状では多くの会社が適切な管理システムを持たず、鍵の数が増えるにつれて管理が煩雑になり、紛失やセキュリティの問題が頻発しています。鍵がオフィス内のどこに保管されているのか、誰が管理責任を負っているのかを正確に把握するのが難しい状況で、結局誰があの鍵を管理しているのかわからない、今あの鍵を使っているのは誰かわからず自分が使用したいときに使用できない、入社した会社で鍵は誰が持っていてどのように管理しているか誰もわからない、退職の際に自分が何の鍵を持っていてどこに返すべきかわからないなど、鍵の種類が多様化するほど、その管理は複雑化し、手作業での管理には限界があります。そこで、各鍵の使用履歴や所在をリアルタイムで追跡できるシステムの導入が必要です。

Excel台帳を使用しているが、使い勝手が悪く管理方法として正しいかわからない

多くの企業では、オフィスでの鍵の管理方法としてExcel台帳を活用していますが、その使い勝手には多くの課題があります。Excelは汎用性が高い一方で、鍵管理を行う際には手入力が必須となり、情報の更新には手間がかかります。特に、大量のロッカーやキャビネットの鍵を管理する場合、どの鍵が誰に渡され、どこに保管されているのかを正確に追跡することも手入力となってしまうので難しくなります。また、複数の担当者が同じExcelファイルを使用する場合、編集履歴の追跡が困難で、誤ってデータが消去されるリスクや、同時にファイルを編集してしまい、更新やアップロードがズレてしまうリスクも考えられます。こうした問題から、鍵の紛失や管理ミスが起こりやすくなるリスクや現状があり、Excel台帳での鍵管理を嫌がる人が多いのではないでしょうか。

鍵管理マニュアルのせいで管理工程が複雑化してしまい、管理方法が曖昧になってしまっている

会社の鍵の管理方法において、鍵管理マニュアルが複雑化することで管理工程が煩雑になり、誰がどの鍵をどこで管理しているのかが不明確になることがあります。各部署や担当者がそれぞれのレベルで異なる方法を用いて鍵を管理する場合、全体像を把握するのが難しくなり、鍵の所在が曖昧になるリスクが高まります。特に、大規模なオフィスでは、各フロアや部署ごとに、A部署はエクセルシート、B部署は手書きシート管理、C部署はボックスでの管理など、異なる管理方法が採用されることが多く、これが鍵の所在に関する混乱を引き起こす要因となります。

鍵管理表での管理が面倒！そんな時にオススメの管理方法やシステムとは？

鍵管理システムの利用

「鍵管理システム」とは、企業や組織が所有する物理的な鍵の管理を効率化するためのソリューションです。
鍵管理システムは、手書きや手入力シートでは把握しきれない鍵の貸出管理、鍵の返却管理、履歴管理、アクセス権限設定、リアルタイムでのデータ共有といった機能を提供し、社内の鍵の動きを見える化することができ、不正の防止にも役立ちます。また、鍵管理システムはアラート機能を備えていることが多く、鍵の返却期限が過ぎた場合や不正なアクセスが試みられた際に、管理者に通知を送ることができます。

さらに、最新の鍵管理システムはクラウドベースで運用されることが多く、リアルタイムでのデータ共有が可能です。これにより、複数の拠点を持つ企業でも一元的に鍵を管理でき、緊急時の対応もスムーズに行えます。鍵管理を強化することで、企業のセキュリティリスクを低減できます。

このように、鍵管理システムは鍵の管理を効率的かつ効果的に行うための重要なツールなのです。

鍵管理を効率化！『鍵管理システム』を使った管理方法をご紹介！

貸出管理

貸出管理機能は、「誰にどの鍵がいつまで貸し出されているか」を記録し管理することができる機能です。鍵の貸出管理機能は、必要に応じて承認プロセスを設定することが可能です。

返却管理

返却管理機能は、「貸し出された鍵が期限内に返却されているか」を記録し管理することができる機能です。返却期限が近づいた場合や返却期限までに返却されない場合は、自動でアラートを通知することも可能です。

履歴管理

履歴管理機能は、鍵の貸出や返却など鍵に動きに関する履歴を管理することができる機能です。鍵の使用履歴を詳細に記録し、紛失や不正使用を抑止します。

アラート通知

鍵の返却期限が近づいた場合や返却期限までに返却されない場合は、自動でアラートを通知することが可能です。

アクセス権限設定

鍵管理システムは、ユーザー毎や部門毎にアクセス権限を設定することができるため、セキュリティの強化にも寄与します。

リアルタイムでのデータ共有

鍵管理システムでは、鍵の使用者や使用場所、鍵の保管場所、ステータスなどの鍵に関するデータがリアルタイムで共有されるため、鍵の動きを見える化することができます。

スマホやWebにも対応

スマホやwebを活用することで、オフィス内の鍵やロッカーの管理がより効率的になります。従来の物理的な鍵管理に比べて、手間が大幅に省け、必要な時に必要な鍵を小さめのオフィスでも瞬時に利用可能です。たとえば、緊急事態が発生した場合でも、スマホから管理システムにアクセスするだけで、誰がどの鍵を保管しているか確認でき、迅速な対応が可能です。

さらに、webベースの鍵管理システムを利用すると、オフィス全体の鍵の使用履歴を簡単に追跡でき、不正使用の防止や紛失リスクの軽減に役立ちます。クラウドを活用した情報共有により、複数の部署間で鍵の管理が円滑に行え、情報の一元化が実現します。このレベルの管理は、会社全体のセキュリティを向上させ、安心感を提供します。

このように、スマホやwebを活用した管理システムは、時間とコストの削減を実現し、オフィス全体の業務効率の向上をサポートします。結果として、安心感と業務効率の向上という大きなメリットを享受できるのです。

これで鍵の悩みは終わり！『備品管理クラウド』を使った管理方法！

『備品管理クラウド』について

鍵管理システムと備品管理システムは、一見似た機能を持つように見えますが、それぞれが特化している目的や機能は異なります。鍵管理システムは主に、物理的な鍵の貸出や返却を管理し、誰がいつどの鍵を使用したのかをトラッキングすることに重点を置いています。また、鍵管理システムは、セキュリティを確保し、鍵の紛失や不正利用を防ぐために設計されています。特に高いセキュリティが求められる施設や企業において効果を発揮します。

ここまで鍵管理システムの話を読んで、いきなり出てきた『備品管理クラウド』ってなんだ？となると思います。

備品管理システムは、パソコン、椅子や机などのオフィス什器や機器などの物理的な資産を管理するためのシステムです。備品管理システムは、会社の備品の利用状況や在庫数、メンテナンスのスケジュールを把握することを目的としています。備品管理では、物の劣化や不足を未然に防ぎ、効率的な資産運用を実現することが求められます。

これらのシステムの違いは、その管理対象と目的にあります。鍵管理システムはセキュリティとアクセス制御に特化しており、鍵の紛失や不正使用を防ぐための機能が充実しています。対照的に、備品管理システムは資産の最適な利用と管理コストの削減を追求し、物理的な備品のライフサイクル管理に焦点を当てています。
つまり、『備品管理クラウド』はオフィスで現在鍵をExcelや紙記入で管理している方の

「鍵の所在をリアルタイムに可視化したい」
「貸出しや予約の調整を便利にしたい」
「返却をアラートしたい」
「紛失を絶対に避けたい」

のご要望にぴったりのクラウドサービスなのです。

鍵の管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、鍵管理を効率化する機能が提供されています。また、専用スマホアプリが標準で提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったスペック情報が自動で入力されます。自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

基本的な備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。また、アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品を一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

アプリでかんたん棚卸し

スマホアプリで手軽に棚卸し作業を行うことができます。また、QRコードやRFIDを利用した棚卸しにも対応しています。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。