鍵管理システムの基本と選び方

鍵管理とは、鍵や入退室用のカードなど物理的な鍵を管理する業務です。

鍵の管理は、セキュリティの観点から非常に重要であり、鍵の管理がしっかりできていないと、鍵の紛失やオフィスフロアへの不正侵入のリスクが高まります。

多くの企業や組織では、社用車の鍵、社員寮の鍵、オフィスフロアの鍵、賃貸マンションの鍵など、多くの種類の物理的な鍵を所有していますが、鍵の管理方法は、「鍵管理表」を使用したアナログなものです。具体的には、紙やエクセルで作成した鍵管理表を使用し、鍵の貸出や返却を記録するというものです。紙やエクセルで作成した鍵管理表を使用した鍵の管理は、特別な技術や設備が必要なく、テンプレートもシンプルなので、簡単に導入できるというメリットがあります。一方、鍵の貸出や返却を手作業で記録する必要があるため、入力ミスや記録漏れなどのヒューマンエラーが発生し、鍵管理データに不整合が発生するというデメリットもあります。たとえば、鍵の紛失や盗難が発生した場合、迅速にその状況を把握するのが難しく、また、鍵の受け渡し記録が紙媒体やエクセルファイルであるため、記録ミスや情報の漏洩リスクが高まります。また、複数の施設や多くの人が関与する場合、どの鍵が誰に貸し出されているのかを正確に把握するのが困難になることもあります。さらに、鍵管理者が不在の場合や、鍵の返却が遅れた際の対応が遅れることもあるため、効率的な業務を妨げる要因にもなります。

このような課題を解決するツールとして、「鍵管理システム」が注目されています。

本コラムでは、鍵管理システムの基本から選び方まで詳しく解説していきます。

鍵管理システムとは

「鍵管理システム」とは、企業や組織が所有する物理的な鍵の管理を効率化するためのソリューションです。鍵管理システムは、鍵の貸出管理、鍵の返却管理、履歴管理、アクセス権限設定、リアルタイムでのデータ共有といった機能を提供し、社内の鍵の動きを見える化します。

従来、鍵の管理は紙やエクセルで作成された「鍵管理表」を使用して手作業で行われることが多く、鍵の紛失や管理ミスが発生しやすいという問題がありました。しかし、鍵管理システムの導入により、鍵の貸出や返却、使用履歴など、社内の鍵の動きが見える化されるため、オフィスの鍵管理が効率化されます。また、権限設定により特定の鍵へのアクセスを制限することも可能で、これにより不正の防止にも役立ちます。鍵管理システムはアラート機能を備えていることが多く、鍵の返却期限が過ぎた場合や不正なアクセスが試みられた際に、管理者に通知を送ることができます。

さらに、最新の鍵管理システムはクラウドベースで運用されることが多く、リアルタイムでのデータ共有が可能です。これにより、複数の拠点を持つ企業でも一元的に鍵を管理でき、緊急時の対応もスムーズに行えます。鍵管理を強化することで、企業のセキュリティリスクを低減できます。

このように、鍵管理システムは鍵の管理を効率的かつ効果的に行うための重要なツールといえます。

鍵管理システムの機能

貸出管理

貸出管理機能は、「誰にどの鍵がいつまで貸し出されているか」を記録し管理することができる機能です。鍵の貸出管理機能は、必要に応じて承認プロセスを設定することが可能です。

返却管理

返却管理機能は、「貸し出された鍵が期限内に返却されているか」を記録し管理することができる機能です。返却期限が近づいた場合や返却期限までに返却されない場合は、自動でアラートを通知することも可能です。

履歴管理

履歴管理機能は、鍵の貸出や返却など鍵に動きに関する履歴を管理することができる機能です。鍵の使用履歴を詳細に記録し、紛失や不正使用を抑止します。

アラート通知

鍵の返却期限が近づいた場合や返却期限までに返却されない場合は、自動でアラートを通知することが可能です。

アクセス権限設定

鍵管理システムは、ユーザー毎や部門毎にアクセス権限を設定することができるため、セキュリティの強化にも寄与します。

リアルタイムでのデータ共有

鍵管理システムでは、鍵の使用者や使用場所、鍵の保管場所、ステータスなどの鍵に関するデータがリアルタイムで共有されるため、鍵の動きを見える化することができます。

鍵管理システム導入のメリット

セキュリティの向上

従来の紙やエクセルの鍵管理表を使用した手動による鍵管理では、鍵の紛失や不正利用のリスクが高まりますが、鍵管理システムを導入することで、誰がどの鍵をいつ使用したかを正確に記録できます。これにより、鍵の紛失や不正利用のリスクを低減できます。

業務効率化

鍵管理システムの導入により、鍵の貸出管理や返却管理がシステム化されることで、手間や時間のかかる手動更新作業が大幅に削減されます。これにより、担当者の負担が軽減され、他の重要な業務に時間を割くことが可能になります。また、鍵の所在確認や履歴確認が簡単になり、無駄な時間を削減することができます。

コスト削減

鍵管理システムの導入により、鍵の紛失や盗難による再発行の手間やコストが抑えられ、長期的に見てコスト削減につながります。　また、鍵管理システム導入により、鍵の使用状況をリアルタイムで把握できるため、不要な鍵の購入を防ぐことができるという点でもコスト削減に寄与します。

コンプライアンス強化

鍵管理システムで鍵の使用状況を記録・監視することで、内部監査や外部監査においても鍵管理の透明性を担保しやすくなるため、コンプライアンス強化の観点からも有用です。

鍵管理システムの種類

ハードウェア型鍵管理システム

「ハードウェア型鍵管理システム」とは、物理的なデバイスを用いて鍵の管理を行う鍵管理システムです。具体的には、専用のキャビネットやボックスに鍵を収納し、アクセス制御や監視を行うことで、鍵の紛失や不正使用を防止します。ハードウェア型鍵管理システムでは、鍵を出し入れする際に個別の認証が必要となるため、鍵の利用履歴を詳細に記録することができます。これにより、誰がいつどの鍵を使用したのかを正確に管理することが可能です。また、鍵の位置や状態をリアルタイムで確認できる機能を提供しているシステムもあります。さらに、多くのハードウェア型鍵管理システムは、ネットワークに接続することで、遠隔地からでも鍵の状況を確認したり、管理者が必要に応じてアクセス権限を調整したりすることが可能です。このように、ハードウェア型鍵管理システムは、物理的なセキュリティとデジタル技術を組み合わせることで、鍵管理の安全性と効率性を高めます。特に、金融機関や研究施設など、セキュリティが最優先される業界で多く採用されています。

スマート鍵管理システム

「スマート鍵管理システム」は、デジタル技術を活用して物理的な鍵の管理を効率化し、安全性を高めるソリューションです。スマート鍵管理システムは、専用のアプリやクラウドサービスという形で提供され、鍵の貸出や返却、履歴管理を自動化し、リアルタイムでのデータ共有を可能にします。これにより、物理的な鍵の所在を常に確認することができ、紛失や不正使用のリスクを大幅に低減できます。また、アクセス権限の設定も柔軟に行えるため、特定のユーザーやグループに対して必要な鍵のみを提供することが可能です。さらに、スマート鍵管理システムは、アラート通知機能を備えており、返却期限が近づいたり返却期限を過ぎても鍵が返却されない場合、鍵の利用者に対してアラート通知を送信することができます。このような機能により、セキュリティの強化とともに、鍵管理業務の効率化を実現します。特に、複数の拠点を持つ企業や、鍵の管理が煩雑化しやすい施設に向いています。スマート鍵管理システムの導入により、鍵管理者は物理的な鍵の管理にかかる時間と労力を大幅に削減し、他の重要な業務に集中することができます。さらに、クラウドベースの鍵管理システムを利用することで、データのバックアップやリカバリーもスムーズに行えるため、長期的な運用においても信頼性が高いと言えるでしょう。これらの特長から、スマート鍵管理システムを導入する業界がますます増えています。

カスタム鍵管理システム

「カスタム鍵管理システム」は、企業や組織の特定のニーズに合わせて設計・開発される鍵管理システムです。マニュアルでの管理や一般的な鍵管理システムでは対応できない複雑な要件を持つ場合に特に有効です。例えば、複数の施設や部門を持つ大規模な企業では、鍵管理において異なるアクセス権限や管理プロセスが必要となることがあります。カスタム鍵管理システムは、このような個々の要求を反映するために柔軟に構成され、特定の業務フローに統合されます。

カスタム鍵管理システムの最大のメリットは、特定の業界やビジネスモデルに特化した機能を組み込める点です。例えば、製造業では生産ラインのセキュリティを強化するための特定のモジュールを追加したり、医療機関では患者データの保護を強化するための仕組みを組み込むことが可能です。さらに、カスタム鍵管理システムは既存のITインフラストラクチャとの統合が容易で、他の業務管理システムと連携することもできます。

このように、鍵管理システムは多様なニーズに対応するため、技術の進化とともにその種類も豊富になっています。導入を検討する際には、企業や施設の特性、セキュリティ要件、運用のしやすさなどを考慮し、最適なシステムを選ぶことが重要です。

鍵管理システムの選び方

機能や特性

まず、鍵管理システムのタイプによって異なる機能や特性に注目しましょう。例えば、ハードウェア型鍵管理システムは物理的なセキュリティが高く、スマート鍵管理システムはモバイルデバイスとの連携が便利です。また、カスタム鍵管理システムは特定のニーズに合わせて柔軟に設計可能です。

組織の規模や鍵の数、管理する鍵の重要度

次に、導入する組織の規模や鍵の数、管理する鍵の重要度を考慮することが重要です。例えば、大規模な組織では、多くの鍵を一元管理できる鍵管理システムが求められるでしょう。一方、小規模な組織では、コストパフォーマンスが高い鍵管理システムが適しています。

使いやすさ

さらに、使いやすさも選定基準の一つです。直感的に操作が簡単なシステムは、管理者やユーザーにとってストレスが少なく、トレーニングコストも削減できます。導入後のサポート体制も確認し、万が一のトラブル時に迅速な対応が可能かどうかをチェックしましょう。

セキュリティ機能の充実度

最後に、セキュリティ機能の充実度を評価します。例えば、アクセス権限の詳細な設定や、不正アクセス時のアラート機能が備わっているかどうかは、情報漏洩を防ぐ上で非常に重要です。また、システムが最新技術に対応しているか、将来的なアップデートが可能かも確認しておくと安心です。これらの要素を総合的に判断し、組織のニーズに最適な鍵管理システムを選ぶことがポイントとなります。

鍵管理システムと備品管理システムの違い

鍵管理システムと備品管理システムは、一見似た機能を持つように見えますが、それぞれが特化している目的や機能は異なります。鍵管理システムは主に、物理的な鍵の貸出や返却を管理し、誰がいつどの鍵を使用したのかをトラッキングすることに重点を置いています。また、鍵管理システムは、セキュリティを確保し、鍵の紛失や不正利用を防ぐために設計されています。特に高いセキュリティが求められる施設や企業において効果を発揮します。

一方、備品管理システムは、パソコン、椅子や机などのオフィス什器や機器などの物理的な資産を管理するためのシステムです。備品管理システムは、会社の備品の利用状況や在庫数、メンテナンスのスケジュールを把握することを目的としています。備品管理では、物の劣化や不足を未然に防ぎ、効率的な資産運用を実現することが求められます。

これらのシステムの違いは、その管理対象と目的にあります。鍵管理システムはセキュリティとアクセス制御に特化しており、鍵の紛失や不正使用を防ぐための機能が充実しています。対照的に、備品管理システムは資産の最適な利用と管理コストの削減を追求し、物理的な備品のライフサイクル管理に焦点を当てています。

このように、両システムは異なるニーズに応えるために設計されており、それぞれの強みを活かすことで、企業はより効果的な管理と運営を行うことができます。企業がこれらのシステムを選択する際は、自社のニーズを明確にし、それに最も適したシステムを導入することが重要です。

どのような条件の場合、備品管理システムのメリットが上回るのか？

「鍵の所在をリアルタイムに可視化したい」
「貸出しや予約の調整を便利にしたい」
「返却をアラートしたい」
「紛失を絶対に避けたい」

このように、物理的な鍵の管理を効率化することのみをシンプルに希望する場合、不必要な機能が多く搭載されている鍵管理システムを導入するよりも、備品管理システムを導入したほうが、メリットが多くあります。

また、運用開始までのスピードが早く、備品管理システムによっては導入費用も比較的かかりません。システムに対応するための現場の負担も小さくてすみます。

鍵管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、鍵管理を効率化する機能が提供されています。また、専用スマホアプリが標準提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったスペック情報が自動で入力されます。自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

基本的な備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。また、アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品を一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

アプリでかんたん棚卸し

スマホアプリで手軽に棚卸し作業を行うことができます。また、QRコードやRFIDを利用した棚卸しにも対応しています。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

鍵管理システムは物理的な鍵の管理を効率化し、セキュリティを高めます。鍵管理システムは、鍵の貸出や返却のプロセスを自動化し、誰がどの鍵をいつ使用したのかを正確に記録します。また、アクセス権限の設定により、特定のユーザーのみに鍵の使用を許可することが可能です。これにより、セキュリティが強化され、無駄な管理コストを削減できます。