備品管理を効率化するアプリを解説

備品管理アプリは、企業が所有する物品を効率的に管理するための備品管理ツールです。備品管理アプリは、物品登録、物品の貸出・返却管理、さらに備品棚卸しなどの機能を提供し、社内の備品管理を効率化させます。本記事では、備品管理を効率化するツールの一つである備品管理アプリについて詳しく解説します。

備品管理アプリとは？

「備品管理アプリ」とは、企業や組織が所有する備品の効率的な管理を支援するためのソフトウェアツールです。備品管理アプリは、物品の購入、使用、保管、廃棄に至るまでのライフサイクルを見える化し、効率的な備品管理を実現します。紙やエクセルを使用して備品管理を手作業で行うと、手間と時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなりますが、備品管理アプリを利用することで、これらの作業を自動化し、精度を向上させることができます。

また、備品管理アプリは、備品の持ち出し状況や備品の状態など社内の備品に関する情報を見える化するため、備品の在庫数を正確に把握することができ、必要な時に必要な備品が確実に利用できる状態にすることをサポートします。これにより、無駄な備品の購入が抑えられ、コスト削減や業務効率化が期待できます。さらに、備品管理アプリを活用することで、社内の備品の利用状況や利用者、利用場所などをリアルタイムで把握することができ、備品の盗難や私物化を防止することもできます。

備品管理アプリはクラウドベースの備品管理システムとセットで提供されていることが多く、インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこからでもアクセスできる利便性があります。これにより、リモートワークが普及している現代のビジネス環境においても、スムーズな備品管理が可能となります。さらに、ユーザーフレンドリーなインターフェースを備えているため、特別なITスキルがなくても簡単に操作できる点も魅力です。

備品管理アプリは、一般企業だけでなく、学校や医療機関、公共機関など、さまざまな分野で活用されています。各分野特有のニーズに応じたカスタマイズや機能追加が可能なアプリも多く、特定の業種に特化したソリューションを提供しているケースもあります。これにより、業種や業界に関わらず備品管理の効率化を図ることができます。

備品管理アプリと備品管理システムの違い

備品管理アプリと備品管理システムは、企業や学校で備品を効率的に管理するためのツールとして、それぞれ異なる特徴を持っています。備品管理アプリは、スマートフォンやタブレットで使えることを前提としており、手軽に備品管理ができる点が魅力です。QRコードやRFIDを利用して現場での備品登録や貸出・返却管理、棚卸作業を簡単に行うことができます。なお、無料で利用可能な備品管理アプリもあります。一方、備品管理システムは、パソコンを使った備品管理台帳の作成や他の業務システムとの連携が可能です。詳細なデータ分析機能を備えていることが多く、備品管理全体の業務効率化を図ります。また、クラウドベースの備品管理システムではツールの一つとして備品管理アプリが提供されていることが多く、インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこからでもアクセスできる利便性があります。

備品管理アプリの機能

備品情報の自動入力

備品管理アプリにより、備品を購入した際の備品登録作業が簡単になります。多くの企業では、紙やexcelで作成した備品管理台帳を使用して手作業で備品管理を行っていることが多く、手間と時間がかかったり、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生が課題となっています。備品管理アプリには、備品の登録を簡単にする機能が提供されています。たとえば、備品のJANコードや製品ラベルを備品管理アプリで読み取ると、「備品の名称」「型番」「メーカー名」「スペック情報」など、備品管理に必要な情報が自動入力される機能を提供している備品管理アプリもあります。

貸出・返却管理

備品管理アプリにより、貸出・返却管理も効率化されます。紙やexcelで作成した備品管理台帳を使用して手作業で備品管理を行う場合、「誰がどの備品をいつまで持ち出しているのか」といった社内の備品の貸し出し状況の管理が煩雑になりがちです。また、紙やエクセルにはアラート通知機能がないため、返却期限が近づくと、備品管理担当者は使用者に対して口頭やメールでリマインドする必要があります。多くの備品を管理する場合は、使用者に対する返却のリマインド対応に手間と時間がかかるため、結果として、返却の遅延や返却忘れが発生してしまいます。

一方、備品管理アプリでは、「誰にどの備品がいつまで貸し出されているか」という社内備品の貸出状況が見える化されるため、使用可能な備品を探す時間が大幅に短縮されます。また、返却期限が近づくとメールやプッシュ通知でアラート通知が送られるため、返却の遅延や返却忘れを防止することができます。さらに、備品管理シールに記載されているQRコードを読み取るだけで備品の貸出が完了する機能を提供している備品管理アプリもあります。

棚卸機能

備品の棚卸は、定期的に実施され、備品の数量や状態をチェックし棚卸結果として記録する、備品管理において重要な業務です。紙やexcelを使用して手作業で棚卸し作業を行う場合、手間と時間がかかったり、入力ミスなどのヒューマンエラーにより棚卸し結果と実際の備品管理状況に不整合が発生するといった課題があります。

備品管理アプリは棚卸機能が提供されており、スマートフォンやタブレットの操作で棚卸し作業が完了するため、手作業によるヒューマンエラーを低減します。また、QRコードやRFIDに対応している場合は、スマートフォンや専用のスキャナーで読み取るだけで棚卸作業が完了しますので、棚卸し作業を効率化することができます。

備品管理アプリのメリット

無料で利用できる

備品管理アプリの中には無料で利用可能なアプリも多く、手軽に導入することができます。

ヒューマンエラーを低減

備品管理アプリにより備品登録業務や棚卸し作業などが自動化されるため、手作業によるヒューマンエラーが低減されます。

備品に関する情報を見える化

備品管理アプリにより、備品の持ち出し状況や備品の状態など社内の備品に関するさまざまな情報が見える化されます。

業務効率化

備品管理アプリは、備品情報の自動入力、返却期限のアラート通知、QRコードやRFIDを利用した棚卸し、といった備品管理業務全般を簡単にする機能が提供されているため、業務効率化を図ることができます。

コスト削減

備品管理アプリにより社内の備品在庫状況が見える化されるため、使用可能な備品があるのに新しい備品を購入するといった「無駄な備品の購入」を抑制し、コスト削減を実現します。

備品管理アプリの選び方

必要な機能を備えているか？

備品管理アプリを選ぶ際に最も重要なポイントの一つは、「必要な機能を備えているか？」という点です。企業や組織の業務内容や規模に応じて、求められる機能は異なります。例えば、小規模なオフィスでは無料で完全な備品登録や貸出管理機能があれば十分かもしれません。しかし、大規模な企業では棚卸機能や在庫管理システムとの連携が不可欠です。さらに、QRコードやバーコード、RFIDを活用した管理機能を持つアプリもあります。まずは、自社のニーズを明確にし、必要な機能の優先順位をつけることが大切です。次に、候補となるアプリがそのニーズに対応しているかどうかを確認しましょう。将来的な業務拡大を見据えて、スケーラビリティの高いアプリを選ぶことも重要です。最終的には、使いやすさや操作性も選定基準に含め、日常業務の最大限に効率化できる備品管理アプリを見つけることができます。

価格・利用料金は対価に見合っているか？

企業が備品管理アプリを選定する際、価格や利用料金が実際の価値に見合っているかどうかを慎重に見極めることが求められます。まず、コストパフォーマンスを判断するために、他社のおすすめアプリと料金を比較し、費用に対して適切な機能やサービスが提供されているか確認しましょう。また、無料トライアルを活用することで、実際の使用感を確かめることができます。初期費用、月額料金、機能追加による追加料金の有無など、長期的な視点でコストを評価することも重要です。さらに、QRコードやバーコードが記載された備品管理ラベル作成等の機能を活用し、業務効率化やコスト削減がどの程度実現できるかを考慮することが、対価を判断する鍵となります。最終的には、備品管理アプリが業務の最適化を促進し、投資に対するリターンが明確であることが重要です。

参考となる導入実績はあるか？

備品管理アプリの導入実績は、選定時の重要なポイントとなります。備品管理アプリの導入により、「備品管理業務がどれだけ効率化されたか」「備品管理にかかるコストがどれだけ削減できたか」といった、具体的な導入事例は備品管理アプリを選ぶ際の重要な参考資料となります。また、具体的な導入事例により、導入後の運用イメージもより具体化されます。

サポート体制は充実しているか？

備品管理アプリの選定においては、機能や利用料金もさることながら、サポート体制の充実度も非常に重要です。特に、初めて備品管理アプリを導入する企業や団体にとって、不明点やトラブルが発生した際に迅速かつ的確なサポートが受けられるかどうかは、備品管理アプリのスムーズな導入に直結します。優れたサポート体制を持つ備品管理アプリでは、電話やメールでの問い合わせ対応はもちろん、チャットサポートやFAQ、ヘルプセンターなど、さまざまなサポートチャネルが用意されています。さらに、導入時の初期設定サポートや、定期的なシステムアップデート情報の提供、ユーザー向けのオンラインセミナーやトレーニングセッションがあると、より安心です。サポート体制が整っているアプリを選ぶことで、導入後の運用が円滑になり、備品管理の効率化が実現しやすくなります。

備品管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、備品管理を効率化する機能が提供されています。また、専用スマホアプリが標準提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったスペック情報が自動で入力されます。自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

基本的な備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。また、アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品を一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

アプリでかんたん棚卸し

スマホアプリで手軽に棚卸し作業を行うことができます。また、QRコードやRFIDを利用した棚卸しにも対応しています。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。