貸出管理を改善するバーコード・ICタグ・RFIDの活用

はじめに

貸出管理や持出管理は、会社や組織が所有する物品（パソコンや機材など）を「誰がいつまで使っているか」を記録し、物品が返却されるまでを管理する業務です。貸出管理をしっかり行うことで、物品が紛失したり、どこにあるか分からなくなるといった問題を防ぐことができます。貸出管理は紙やエクセルにで作成した「貸出管理表」を使用して行われることが一般的でしたが、現在ではテクノロジーの進化によってバーコードやICタグ、RFID（無線通信技術）を使った効率的な貸出管理が可能になっています。

今回は、これらの技術を使ってどのように貸出管理や持出管理を改善できるのかを、分かりやすく紹介します。

貸出管理の重要性と現状の課題

貸出管理の重要性

会社や組織にとって、貸出管理は非常に大切です。例えば、社内で使うパソコンや工具、機材などをきちんと管理していないと、どこにあるのか分からなくなったり、誰が使っているのか把握できなくなってしまうことがあります。こうした状況が続くと、物品が紛失してしまったり、予定外のコストが発生することもあるため、貸出管理の仕組みは非常に重要です。

貸出管理の課題

貸出管理は紙やエクセルで作成された「貸出管理表」を使用し、手書きで記録する方法が一般的でした。しかし、手作業による記入ミスや管理の手間がかかる点が大きな課題となっています。この課題を改善する方法として、バーコードやICタグ、RFIDといった技術が役立ちます。

バーコードを使った貸出管理と持出管理

バーコードの基本的な仕組み

バーコードは、商品や物品に貼り付けられる縞模様のコードで、スキャンすることでデジタルデータを簡単に読み取ることができる仕組みです。スーパーのレジで商品をスキャンして価格が表示されるのと同じように、バーコードを使えば物品の貸出時や返却時の記録を簡単に取ることができます。

バーコードは比較的安価で導入が可能で、また、すでに多くの場所で利用されているため、使い方にもなじみやすいのが特徴です。貸出管理や持出管理にバーコードを使うことで、手作業での記録・更新に比べて、正確で効率的な貸出管理を行うことができます。

バーコードによる貸出管理の流れ

バーコードを使った貸出管理は、以下のような手順で行われます。

1. バーコードラベルの貼り付け

貸し出す物品にバーコード付きの物品管理ラベルを貼ります。

2. バーコードをスキャンして記録

物品を持ち出す際にバーコードをスキャンし、誰が何を持ち出したかを自動的に記録します。

3. 返却時にバーコードをスキャン

返却された際にバーコードを再度スキャンし、貸出管理表に返却日時を自動的に記録します。

このような流れで、「いつ」「誰が」「どの物品を持ち出したかそして返却されたか」を正確に把握できるようになります。

バーコードを導入することによる物品管理の改善

バーコードを使うことで、貸出管理と持出管理には次のような改善が見込めます。

正確な記録

バーコードのスキャンだけで正確に貸出管理に必要な情報を記録できますので、手書きによる入力ミスを防止することができます。

業務効率化

物品に貼り付けられているバーコードをスキャンするだけで貸出や返却の手続きが簡単に完了しますので、貸出管理業務を効率化することができます。

紛失リスクの軽減

物品のトラッキングが容易になるため、紛失のリスクが減ります。

ICタグとRFIDを使った貸出管理

ICタグの特徴とメリット

ICタグは、物品に取り付ける小さな電子チップで、バーコードと同じように物品の情報を記録するのに使われます。バーコードとの大きな違いは、ICタグはスキャンしなくても近くにあるだけでデータを読み取れる点です。そのため、物品の出し入れが頻繁な場合や、大量の物品を一度に管理する際に特に便利です。

RFIDでできる貸出管理の方法

RFID（無線識別技術）は、ICタグを使った無線技術で、遠くからでもデータを読み取れるという特長があります。これを使えば、例えば、貸出品をICタグで管理し、貸出時にリーダー（読み取り機）を通過するだけで自動的に貸出管理に必要な情報が記録される仕組みが作れます。複数の物品を一度にスキャンすることも可能です。

ICタグやRFIDによる改善効果

ICタグやRFIDを導入することで、次のようなメリットが得られます。

作業の自動化

手動でのスキャンが不要になり、物品の貸出や返却が自動で記録される。

大量の物品管理が容易

一度に多くの物品を管理できるため、大規模な貸出業務に適している。

貸出管理表の役割とデジタル化のメリット

貸出管理表とは

貸出管理表は、物品の貸出・返却日、貸出者の情報などを記録するものです。紙やエクセルで作成された貸出管理表を用いて、手書きで貸出に関する情報を記録する方法が一般的です。

貸出管理表の課題

紙やエクセルで作成された貸出管理表では、手書きによる記入ミスや記入漏れ、不正確なデータが問題になることが多く、管理に手間がかかります。

貸出管理表のデジタル化

貸出管理システムを利用して貸出管理をデジタル化すると、バーコードやICタグ、RFIDと連携させることできるようになるため、手作業の減少によるデータの正確性が向上します。また、貸出・返却の記録がリアルタイムで更新されるため、管理にかかる時間や手間が大幅に軽減されます。

備品の貸出管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、物品の貸出管理を効率化する機能が豊富に提供されています。

『備品管理クラウド』の貸出管理機能

『備品管理クラウド』の主な貸出管理機能には以下があります。

クラウドベースのリアルタイム管理

インターネットを介してどこからでもアクセスでき、貸出状況の確認や管理が可能です。これにより、テレワークやリモートワークの環境下でも、スムーズな備品管理を行うことができます。

貸出・返却機能

借りたい備品を検索して貸出申請。スマホアプリから貸出申請ができるので、外出先やリモートワークの環境下でも簡単に備品の貸出申請を行うことができます。

カレンダー機能

カレンダーで借りたい備品の貸出状況が分かります。

期限管理機能

返却期限が近づくと自動でアラートが通知されるため、返却忘れが減少します。

QRコード貸出

スマホアプリで備品管理ラベルに印字されたQRコードを読み取ることで、簡単に貸出申請を行うことができます。

まとめて貸出機能

複数の備品の貸出申請をまとめて行うことができます。

承認返却フロー簡略化

承認返却フローを省略することができますので、借りたい備品をすぐに借りることができます。

カスタマイズ可能な権限管理

ユーザーごとに権限を設定することで、誤った情報の入力や不正な操作を防ぐことができます。担当者が複数いる場合でも、管理者が一元的にコントロールできるのが特長です。

『備品管理クラウド』は、こうした機能を通じて、貸出管理業務を効率化し、コスト削減と業務の最適化をサポートします。

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まとめ

貸出管理や持出管理の改善には、バーコード、ICタグ、RFIDのような技術を導入することが鍵となります。これらの技術をうまく組み合わせることで、作業の効率化、紛失防止、管理の精度向上が期待できます。