備品管理業務を効率化！わかりやすい備品管理表の作り方とは？

あなたの会社の備品は適切に管理されていますか？

備品管理が適切にされることで経費と人為的なミスの大幅な削減が期待できます。
本コラムでは、備品管理を最適化するための見やすい備品管理表の作り方についてご紹介します。

これから備品管理をしようとしている方、備品管理は一応やってはいるもののやり方を見直したいと思っている方など、備品管理についてお悩みをお持ちの方々のご参考になれば幸いです。

備品管理表とは？

「備品管理表」と言われても、いまいちピンとこない方もいらっしゃるのではないでしょうか。「備品管理台帳」とも呼ばれています。
まずはこの備品管理表について、詳しく解説していきます。

まず初めに「備品」とは、PC、事務用品、オフィス家具などオフィス内にあるものだけでなく、社用車や制服や工具など工場にあるものなど、会社にある売り物以外の全ての物品のことを指します。
社内に存在するあらゆる物品の情報を管理することを「備品管理」と言い、また、それらの情報を記録するための台帳が「備品管理表」です。
普段担当している業務内容や所属している部署によって、管理される備品や、そもそもの管理する目的などが異なります。
そのため、「備品管理」というワードに聞き覚えがなくとも、「物品管理」や「資産管理」というワードには聞き覚えがあるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

このコラムでは、備品管理表だけでなく物品管理表や資産管理表などあらゆるモノの貸出管理表にも共通する内容をご紹介していきます。

適切な備品管理が求められる理由

そもそも、なぜ適切な備品管理が企業には求められているのでしょうか。
それには4つの理由があります。

1. 備品を大切に扱うため

会社の備品の紛失や損壊など、ひとつひとつは小さな出費でも積み重なれば大きな損失となります。
たとえば、備品を使用するそれぞれの社員が相互監視し、自分自身でも責任を持って大切に備品を使う意識が生まれれば、今よりも大事に備品を利用するようになり、失くしたり、壊したりなどのトラブルの減少が期待できます。

2. すぐに備品を探せるようにするため

いざ備品が必要になって使いたいとなった時に、どの備品が目的や用途に一番適しているのか、どこにその備品があるのか、といった情報が瞬時にわかるようになれば、無駄な時間やストレスの削減につながります。また、パソコンやタブレットPCのように電源を入れてみないとCPUのスペックやインストールソフトがわからないといったものは、しっかり詳細情報まで管理していないと探すのが大変です。

3. 無駄な購入を避けるため

「使いたい備品がどうしても見つからず新たに購入せざるを得なかった」
「紛失したと思って新たに備品を購入したのに、後から保管庫で見つかった」
こういったトラブルに身に覚えはないでしょうか。
適切に備品管理がされると、このようなトラブルとは無縁になります。

4. 不正予防

最近では、フリマアプリで会社から持ち帰ったものが何でも販売できるようになったため、社員による持ち帰り・売却事案が発生し、頻繁にニュースに取り上げられています。優秀な社員をこんな形で失うのは会社にとっても損失です。

これらの理由から、適切な備品管理が求められていることは明白であると言えます。
また、適切な備品管理をする上では、適切な備品管理表の作成が鍵となります。

備品管理表にありがちな現状と課題

あなたの会社ではどのような備品管理表が使われていますか？
ここでは、現在よく使われている備品管理ツールと紙の台帳やエクセルシートなどそれぞれの特徴についてご紹介します。

紙の台帳

紙の台帳での備品管理表はすぐに始められ、パソコンのスキルも必要ありません。
また、管理する備品が極めて少ないという場合であれば、リスト形式による紙の台帳での管理でも業務に支障がなく、むしろ楽でコストもかからずに済む、というケースも稀にあります。

しかし、離れた場所や在宅環境のものを管理することや、管理項目を備品の種類によって変えるなどが難しかったり、紙媒体であるが故に記載のある備品を探すのが大変であったり、手書きであるため作成に時間と労力がかかり、人為的なミスも発生しやすいという点など、多くの問題点を抱えています。

Excel・スプレッドシート

Excelまたはスプレッドシートでの備品管理表は多くの企業が行っています。
Excelは業務上扱う人が多くいるため、慣れている人が多いぶん取り組みやすく、また、すでに会社で使っている場合であれば、備品管理をはじめる時に特にシステム導入など追加コストがかからないというメリットもあります。

しかし、PC上で管理しているとは言え、実際は手作業に近く、紙の台帳と同じようにヒューマンエラーが起きやすいという点や、複数ユーザーでの操作に適していないため情報更新にタイムラグが発生したり、担当が退社すると放置されたりするという問題点があります。
また、画像が扱いづらいため、備品の状態が目で見てすぐにわからないというのも大きな課題です。

では、適切な備品管理表とはどのように作成すればよいのでしょうか？

最先端の備品管理表で最適化

適切な備品管理表を作成し、維持しつづけるコツは、最先端の備品管理システムを活用することです。
ここでは、2つのタイプの備品管理ソフトをご紹介します。

インストール型備品管理ソフト

インストール型であるためネット環境に影響されにくく、また、備品管理項目を探しやすいように項目が決まっているという点や、複数ユーザーでも使いやすく、棚卸機能があるなど多くのメリットがあります。
しかし、パソコンからしかアクセスできないという点や、バージョンアップが必要であったり、特定の担当しか利用できず、また、費用が高額になってしまいがちという点など問題点もいくつかあります。インストール型の備品管理システムは、備品の管理者が使うことが前提となっているシステムがほとんどです。

クラウド型備品管理ソフト

クラウド型であるため、複数のデバイスから複数の担当が操作することができ、備品登録が簡単で、備品の種類ごとに管理項目が違っても問題ないため、様々な種類の備品を登録することができます。また、登録がバーコードや製品ラベルから自動的に備品登録ができるものもあります。最近の備品管理ソフトはユーザー数も無制限になっていて、社員みんなで活用できるものも出てきています。
インストール型の備品管理ソフトに比べ費用が安く済むというのも大きな特徴ですが、紙の台帳やExcel台帳と比較すると、どうしてもコストがかかってしまうというデメリットもあります。

結局何で管理するのが正解？

ここまで備品管理表のツールを4タイプ、それぞれのメリット・デメリットとともにご紹介しました。
では、結局は何を使って備品管理表を作成するのが良いのでしょうか。
一番のおすすめは、「クラウド型備品管理ソフト」です。

クラウド型備品管理サービスを提供する備品管理クラウドでは、IT資産や消耗品といったようなオフィス備品だけでなく、社用車や重機のような大きいものから保険証書やETCカードのような小さいものまで様々なあらゆる備品をクラウド上で簡単に登録・管理することができます。

備品管理クラウドを利用する3つのメリット

アイテムの登録が簡単

JANコードや製品ラベルをスマホアプリで読み込むだけで登録が完了し、どこでも誰でも使うことができるため、登録作業が簡単にできます。
また、「今までずっとエクセル台帳を使って管理してきたから、興味はあるけれど今までに作成した管理表が無駄になるのは…」とお考えの方でも、備品管理クラウドではExcel台帳からインポートすることで備品の登録ができるため、今までの管理表が無駄になる心配もありません。納品書をアップロードすると登録代行するサービスもあります。

シンプルで使いやすい

新しいシステムを導入する際、従業員への教育コストがかかったり、社内でルールが統一されず混乱が起きるなどのトラブルのリスクが懸念されますが、そのような心配をする必要もありません。
備品管理クラウドは使い手がわかりやすい画面設計で難しい操作もないため、どなたでもすぐに使い始めることができます。

導入支援の実施も

「導入したい気持ちはあるけれどうまく使える自信がない」
「登録のためのまとまった時間が取れそうにない」
上記のような理由で導入を諦める必要はありません。
備品管理クラウドは、備品の面倒な初期登録を全て代行する登録代行サービスの実施や、導入後もサポートデスクがフォローなどの導入支援を行なっているため、どなたでも簡単に、そして楽に始めることができます。

まとめ

本コラムでは、業務を効率化するための最適な備品管理表のツールとして、クラウド型の備品管理ソフト、備品管理クラウドについてご紹介しました。
業務を効率化して企業をより良くしていきたいとお考えの方は、クラウド型備品管理ソフトの導入を是非検討してみてはいかがでしょうか。