備品管理における棚卸しのコツと効率化するための方法5選！

皆さん、棚卸しはきちんと出来ていますか？
棚卸しには、備品の購入や使用履歴を管理し、実際の備品在庫数や状態と記録上のデータが一致しているかを確認する目的と、買いすぎや欠品などが無いかを確認する2つの目的があります。
そんななくてはならない大事な会社の業務である棚卸しには、多くの課題が存在します。

このコラムでは、課題の洗い出し、課題に基づいた棚卸しのコツを5つにまとめて解説します。

そもそも棚卸し作業とは？

皆さんが思い浮かべる一般的な棚卸しってどのようなものでしょうか？
例えば、コンビニであれば、売り場にあるペットボトルやお酒などがどれだけの数売れて、発注した数からどれだけ残っているかなどを手作業、またはバーコードで確認・登録していくものになります。
小売りであれば、このようにアパレルであれば服やズボン、本屋なら本を同じ要領で月末付近などに棚卸しします。
また、この服や本を作る糸や紙などの原材料は製造工場で同様の方法で棚卸しされています。

備品の場合

では、備品管理における棚卸し作業とは？
何を備品として、棚卸しをするのかという方もいらっしゃると思います。
備品管理における棚卸し作業は、システムやエクセルを活用した備品在庫管理の一環として、企業や組織が所有する備品の数量や状態を確認するための重要な業務です。
棚卸しをする『備品』の例として、以下が挙げられます。

オフィス

どんなもの？	アイテム
コンピュータ関連	パソコン、モニタ、キーボードやマウスなど
オフィス家具	オフィスデスク、チェア
セキュリティ	金庫やオフィスの鍵
車両	社用車

イベント業

どんなもの？	アイテム
制作備品	ハサミ、ホチキス、ペットボトル穴あけ、ツールボックスなど
カメラ	カメラ本体、撮影周辺機器
音響機器	インカム、マイク、オーディオ機器

通常、棚卸し作業を定期的に行うことで、所有する備品の在庫数や状態を正確に把握し、必要に応じて修理や買い替えなど適切な対応をとることが可能になります。

この棚卸し作業を行うことによって、備品の紛失や盗難の防止、無駄な備品の購入を防ぐことによるコスト削減のにもつながります。多くの企業では、手作業での棚卸し作業に加えて、バーコードやQRコード、RFIDタグなどの技術を取り入れることで、作業の正確性と効率化を図っています。これにより、ヒューマンエラーの発生を抑えつつ、コスト削減と業務効率化を実現することができます。経営戦略の一環としても重要であり、資産の適切な管理と運用を支える基盤となります。

棚卸し作業は、単に備品の在庫数を数えるだけでなく、備品の状態や使用頻度を評価する機会でもあります。これにより、使用されていない備品や老朽化した備品を特定し、売却や廃棄を適切に行うことができます。また、これらの情報を活用することで、将来の備品購入計画が最適化され、無駄な支出を抑制することが可能になります。さらに、棚卸し作業の結果をもとに、備品の利用状況を分析し、業務の効率化に役立てることもできます。例えば、特定の備品が頻繁に使用されている場合は、その備品の追加購入を検討することで業務のスムーズな遂行をサポートします。逆に、使用頻度の低い備品については、保管スペースの見直しや他の用途への転用を考えることもできます。このように、棚卸し作業は単なる備品在庫数の確認にとどまらず、組織全体の資産管理を効率化させるための重要な業務なのです。

固定資産の場合

備品の棚卸しの中で、特に高価なモノを棚卸しすることがあると思います。
この高価なモノというのは「固定資産」と呼ばれるものです。

固定資産は「有形固定資産」と「無形固定資産」に分類されます。

有形固定資産

どんなもの？	アイテム
不動産	土地、ビル、施設
オフィス用品	パソコン
機器	建設機器、製造機器
車両	社用車などの車

無形固定資産

どんなもの？	アイテム
知的財産	ソフトウェア
権利	著作権、特許権、商標権

また、固定資産は小さな備品と違い高価なお金を払っているので、「つい失くしたと思って買っちゃった！」
「誰が使ってるかわからないままどこかへ行っちゃった」という事にはいかないものですし、課税対象になるものもあるので適当に管理・補充することは出来ません。
これらをきちんと整理整頓し、管理するために備品の管理や棚卸しはかかせないのです。

備品管理における棚卸しの目的

備品管理における棚卸し作業の主な目的は、企業の資産を正確に管理し、業務を効率化することです。まず、備品管理システムを活用することで、現在の備品在庫状況を正確に把握し、不必要な備品の削減や不足している備品の補充が可能となります。この方法により、無駄なコストを削減し、資産の最適化を図ることができます。

また、正確な備品在庫情報は企業の財務報告の信頼性を向上させます。棚卸しによって得られたデータは、経営戦略の立案や業務プロセスの改善に寄与し、全体的な業務効率化を促進します。さらに、棚卸しは不正や紛失の防止、セキュリティの強化にもつながります。適切な棚卸し作業を手順通りに実施することは、企業の信頼性を高め、顧客や取引先からの信頼を得るためにも重要です。

棚卸しによる定期的なチェックは、備品の状態や使用状況を把握するための大切な作業でもあります。これにより、故障などの理由で使用できない備品を早期に特定し、必要なメンテナンスや買い替えをスムーズに行うことが可能となります。こうしたプロセスは、業務の中断やトラブルを未然に防ぎ、安定した業務の遂行をサポートします。

加えて、棚卸しはリスク管理の一環としても機能します。予期せぬトラブルや災害時に備えて、備品の所在や数量を正確に把握しておくことは、迅速な対応策を講じるための基盤となります。例えば、非常時に必要な備品がどこにどれだけあるかを把握しておくことで、緊急時にスムーズな対応をとることができます。

さらに、棚卸しは企業のコンプライアンス遵守にも寄与します。法令や規制に基づいた備品の管理を行うことで、監査や調査に対して正しく対応することができます。これにより、企業は法的リスクを軽減し、社会的な信用を維持することが可能となります。

このように、棚卸しは単なる備品の数や状態を確認する作業ではなく、企業全体の運営効率化、リスク管理、コンプライアンス強化を支える重要なプロセスであることが理解できるでしょう。

棚卸しの課題

ヒューマンエラーが発生する

備品管理における棚卸し作業では、ヒューマンエラーの発生が避けられない点があります。特に、手作業で棚卸しを実施する場合、データ入力ミスや物品の配置ミス、チェック漏れなどが発生しやすい特徴があります。これにより、備品在庫数の誤記載や物品の紛失が生じ、不正確な棚卸し結果により、誤った対応につながる可能性があります。特に、大規模な企業や多様な備品を扱う現場では、ヒューマンエラーが業務効率を著しく低下させる要因として問題視されています。したがって、ヒューマンエラーを最小限に抑えるために、システムの導入や自動化技術の活用が不可欠です。これにより、正確なデータ管理が可能となり、棚卸し作業の効率化と精度向上につながります。ヒューマンエラーを防ぐ方法として、デジタルツールの活用は重要なポイントです。

手間と時間がかかる

備品管理業務における棚卸し作業は、非常に時間と手間を必要とする業務です。特に手動での作業は、それぞれのアイテムを個別に確認し、リストと照合する必要があるため、作業が煩雑化します。このため、スタッフの労力が増え、他の重要な業務に充てる時間が限られてしまいます。さらに、棚卸しに必要なデータの収集や整理も手間がかかり、効率的な管理が難しくなります。また、備品在庫の物理的な移動が伴うため、疲労や時間の浪費も避けられません。こうした問題を解決するためには、棚卸し作業の自動化やデジタル化が効果的です。最新のシステムを活用することで、正確でスムーズな棚卸しが可能になり、業務の効率化が図れます。

データの不整合

備品管理における棚卸し作業では、データの不整合が大きな課題となっています。データの不整合とは、実際の備品在庫数や状態とシステム上のデータが一致しない状態を指します。この問題は、手作業による入力ミスなどのヒューマンエラーや、情報の更新遅れなどが原因で発生します。データの不整合が発生すると、正確な備品管理が困難になり、業務効率が低下するだけでなく、無駄な備品の購入による無駄なコストが発生する可能性もあります。また、正確な備品在庫数を把握できないと、必要な備品をタイムリーに供給できず、業務が停滞するリスクもあります。このような問題を防ぐためには、デジタルツールの活用や情報のリアルタイム更新、定期的なデータの整合性確認が重要です。これにより、データの不整合を最小限に抑え、効率的な備品管理が可能となります。

コストの増大

備品管理業務において、コストが増大するポイントは多くあります。まず、通常の棚卸し作業に必要な人員の確保や、作業時間の長期化に伴う人件費の増加が挙げられます。特に、紙やエクセルを用いた手動の棚卸し作業を行う場合、カウントミスを避けるために複数回確認を行うことが求められ、手間と時間がかかることで人件費が増える傾向にあります。また、備品在庫データの不整合によって余分な在庫を抱えてしまうと、資金の固定化につながり、キャッシュフローを圧迫するリスクがあります。さらに、手動でのデータ入力は入力ミスを招くことがあり、後の修正作業が必要になる場合もあります。これらの要因は、備品在庫管理の効率を低下させ、結果としてコストの増大を招く要因となっています。効率化を図るためには、システムを活用した棚卸し方法を導入することが、こうしたコストの増大を防ぐための有効な手段です。

棚卸し作業を効率化する5つのコツ

1. 定期的な小分け棚卸し

定期的な小分け棚卸しは、全ての備品を一度に確認するのではなく、小分けにして段階的にチェックする方法です。これにより、作業負担を軽減しつつ、棚卸し作業の精度を高めることができます。例えば、月に一度、特定のカテゴリーの備品を対象に棚卸しを行うことで、ヒューマンエラーの減少と手間や時間の削減が期待できます。また、棚卸しの頻度を増やすことで、データの不整合を早期に発見し、迅速に修正することができます。さらに、定期的な棚卸しは、担当者間のコミュニケーションを促進し、業務の流れをスムーズにする役割も果たします。これらのメリットから、定期的な小分け棚卸しは、備品管理業務を効率化するための重要な方法の一つといえるでしょう。

2. バーコードやQRコードの活用

バーコードやQRコードは、システムを活用した棚卸し作業の効率化に欠かせない技術です。これらの技術を用いることで、紙やエクセルを使って手動で行っていた棚卸しデータ入力に伴うヒューマンエラーを大幅に削減できます。備品に貼り付けられたバーコードやQRコードを専用スキャナーやスマートフォンで読み取るだけで、素早く正確にデータを収集することが可能です。これにより、備品管理の正確性が向上し、データの不整合を防ぎます。また、QRコードは多くの情報を含むことができるため、備品の詳細な情報や使用履歴を確認する方法としても非常に有効です。こうした技術を取り入れることで、備品管理の業務効率化を実現し、管理コストの削減も期待できます。さらに、バーコードやQRコードの活用により、リアルタイムで備品の状況把握が可能となり、突然トラブルが起きてもスムーズに対応できます。

3. RFIDタグの導入

RFIDタグを導入することで、棚卸し作業が大きく効率化されます。RFIDタグは、電波を使用して物品情報を非接触で読み取ることができるため、エクセルなどを用いた従来の方法と比べて、棚卸し作業時間が大幅に短縮されます。この技術により、備品在庫カウント時のヒューマンエラーを減らし、データの正確性を高めることが可能です。さらに、複数のタグを一斉に読み取れるため、一度に大量の備品を棚卸しすることができます。RFIDシステムを使用することで、リアルタイムでの備品状況の把握が可能になり、備品在庫の過不足を未然に防ぐことができます。これにより、コスト削減が可能となります。

4. 棚卸し支援アプリの使用

棚卸し支援アプリの導入は、棚卸し業務の効率を大きく改善します。通常のエクセルを用いた手作業による棚卸し作業では、どうしてもヒューマンエラーやデータ不整合が起こりがちで、時間とコストが増大するという問題がありました。しかし、棚卸し支援アプリを利用することで、これらの課題を大幅に解消できます。アプリはリアルタイムで情報を更新し、正確な備品管理を実現します。操作方法もシンプルで、誰でも直感的に扱うことが可能です。さらに、アプリを使用することで棚卸し業務の進行状況を可視化でき、管理者が効率的に棚卸し作業を管理することが可能になります。これにより、棚卸し作業全体が効率化されます。

5. 備品管理システムの導入

備品管理システムの導入も、棚卸し作業の効率化に大きく寄与します。従来の紙やエクセルによる手作業での棚卸し作業が低減されるため、ヒューマンエラーやデータ不整合を大幅に減少させます。備品管理システムの導入により、正確な備品在庫情報をリアルタイムで把握でき、備品在庫管理にかかるコスト削減と資産の最適化につながります。業務効率化が進むことで、管理者は戦略的な業務に集中できるようになります。また、備品管理システムは、バーコードやQRコード、RFIDタグと連携することができます。備品管理システムでは、データが自動的に更新されるため、常に最新の情報を簡単に確認できます。また、クラウドベースの備品管理システムの場合は、インターネットに接続可能であればどこからでもアクセス可能で、リモートワーク環境での棚卸し作業も可能となります。

棚卸しの効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。

備品管理クラウドの棚卸の流れ

1. 棚卸計画

棚卸管理者が、どの場所でどのアイテムの棚卸を、誰が担当するのかを計画します。

2. 棚卸の依頼

棚卸計画が作成されると、棚卸担当宛てに棚卸実施依頼のメールが届きます。

3. 棚卸の実施・報告

棚卸担当者は、棚卸実施依頼のメールに記載されているリンクをクリックして、備品の状態を報告。
備品に問題なければ、ボタン一つをクリックするだけで簡単に棚卸が完了します。

4. 棚卸の進捗確認

棚卸の進捗は管理画面から円グラフで簡単に確認することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、棚卸機能を通じて棚卸業務の効率化をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

棚卸し作業の効率化は、棚卸し作業の質を高めるだけでなく、企業全体の業務プロセスを最適化するための重要なステップです。特に、中小企業から大企業に至るまで、さまざまな規模の企業で導入可能な点が魅力です。棚卸し作業の効率化は、単なる時間短縮に留まらず、社員の業務負担軽減や備品管理コストの削減、ひいては経営資源の最適化に繋がります。これにより、経営層はリソースをより重要な戦略的領域に振り分けることが可能となり、企業の競争力を高めることができます。