コスト削減と効率化を実現！バーコードによる棚卸しテクニック

オフィスの備品管理、店舗や倉庫の物品在庫管理、メーカーの資材管理、備品の棚卸し作業など、あらゆる現場においてバーコードによる備品管理は普及しており、備品管理業務を効率化する技術として活用されています。

バーコードの活用により、リアルタイムでの備品在庫データの更新が可能になり、正確な備品管理状況の把握が容易になります。

本コラムではバーコードによる備品管理についてご紹介します。

備品管理に利用されるバーコード

備品管理に利用されるバーコードは主に1次元バーコードと2次元バーコード(QRコード)があります。

1次元バーコード

1次元バーコードは、商品の識別に広く利用されます。

数値のみを格納できるため、主に価格表示や在庫管理に使用されます。

2次元バーコード

2次元バーコードはより多くの情報を含めることができ、文字や記号も格納可能です。

これにより、製品の追跡情報や製造日、使用期限など、詳細なデータを提供でき、物品管理の精度を向上させます。

バーコードによる備品管理とその他の備品管理方法との違い

バーコードを使用した備品管理は、エクセルや紙ベースの備品管理と比べて大きな効率化をもたらします。

エクセルや紙での備品管理では、手動でデータを入力する必要があり、時間と労力がかかる上に入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクも伴います。

一方、バーコードを使用した備品管理では、バーコードをスキャンするだけで備品情報が自動的にデータベースに反映されますので、正確な備品管理が可能になります。

これにより、備品管理業務が効率化されデータの正確性も向上します。

バーコードを活用した備品管理の主なメリット

バーコードを活用した備品管理には次のようなメリットがあります。

時間と労力の削減

バーコードを使用した備品管理では、バーコードをスキャンするだけで備品情報が自動的にデータベースに反映されますので、手作業によるデータの入力や更新が不要となり、時間と労力が削減されます。

入力ミスなどのヒューマンエラーの防止

バーコードをスキャンするだけで備品情報が自動的にデータベースに反映されますので、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止することができます。

データの正確性が向上

バーコードを活用することで入力ミスなどのヒューマンエラーを防止することができますので、備品管理データの正確性が向上します。

コスト削減

バーコードを活用することで、備品管理データの正確性が向上しますので、使用可能な備品があるにもかかわらず新しい備品を購入する「無駄な備品の購入」が防止され、コストの削減につながります。

バーコードを活用した備品管理が効果的な業界

バーコードを活用した備品管理は、特に在庫が頻繁に変動する小売業や製造業での導入が効果的です。

これらの業界では、迅速かつ正確な在庫管理が求められるため、バーコードシステムが大きな効果を発揮します。

また、商品の入出庫も頻繁に行われるため、バーコードを活用することでリアルタイムに在庫状況を確認し、在庫の過剰や不足を防ぐことが可能になります。

バーコードを活用した備品管理の課題

ここまでバーコードを活用した備品管理のメリットについて説明しましたが、バーコードを活用した備品管理はいくつかの課題もあります。

初期のシステム導入に時間がかかる

バーコードを使用する場合、バーコードと連携する備品管理システムを導入する必要があります。

備品管理システムの導入には初期コストと運用コストが発生します。

そのため、費用対効果をしっかりと評価し、段階的に導入する必要があるため、システム導入に時間がかかってしまいます。

運用体制構築に時間がかかる

バーコードを使用する場合、バーコードと連携する備品管理システムを導入する必要があるため、業務内容が一新されることがあります。

そのため、従業員教育の期間が発生し、運用体制構築に時間がかかります。

従業員教育に関しては、専門的なトレーニングプログラムを設計し、継続的なサポートを提供することでスムーズな移行を促進します。

成功事例で見るバーコードを活用した備品管理の効果

実際にバーコードを活用した備品管理を導入し、効果を上げている事例を3つご紹介します。

国内食品製造業者の場合

日本の食品製造業者では、バーコードと備品管理システムを導入することで、製品追跡と在庫管理が自動化され、データ入力の誤りを大幅に削減することができました。
結果として、過剰在庫や在庫の不足が減少し、製造コストを年間約15%削減しました。
これにより、迅速な製品リコール対応が可能となり、全体の生産性が向上しました。

国内大手小売チェーンの場合

日本のある大手小売チェーンでは、バーコードと備品管理システムを導入したことで、在庫管理の効率化を実現しました。

従来の手法では対応が難しかった大量の商品流通を、バーコードによりリアルタイムで正確に追跡することが可能となりました。
これにより、在庫過不足によるロスが大幅に削減され、運営コストが20%低減し、また、作業負担の軽減がスタッフの顧客サービス向上にも寄与しています。

国内自動車部品メーカーの場合

日本の自動車部品メーカーでは、バーコードと備品管理システムを導入したことで、部品の追跡と在庫管理が劇的に改善しました。
これにより、工場内の部品移動をリアルタイムで追跡し、在庫精度が向上。
以前は頻発していた部品の紛失や誤配送がほぼゼロに減少し、生産効率が大幅にアップしました。
結果として、年間の運用コストが15%削減され、生産ラインの停止時間も短縮されました。

バーコードを活用した棚卸しの効率化

バーコードの活用は備品の棚卸しにも次のようなメリットを与えます。

棚卸しデータの正確な記録

バーコードスキャナーを使用して備品のバーコードをスキャンすることで、備品の情報が正確に記録されます。そのため、棚卸結果の正確性が担保され、正しい判断くだすことに役立ちます。

リアルタイムでのデータ更新

備品棚卸しの際にバーコードスキャナーでスキャンしたデータは、備品管理システムとリアルタイムで連携します。これにより、スキャンした備品の情報が自動的にシステムに記録され、リアルタイムで最新の棚卸結果を確認することができます。

時間と労力の削減

バーコードスキャナーを使用して備品のバーコードをスキャンすることで備品の棚卸しが完了しますので、棚卸しにかかる時間と労力を削減することができます。

入力ミスなどのヒューマンエラーを防止

バーコードスキャナーを使用して備品のバーコードをスキャンすることで備品の棚卸しが完了しますので、手作業による入力ミスなどのヒューマンエラーを防止することができます。

まとめ

バーコードを活用した備品管理は、企業の在庫管理や備品管理を劇的に改善します。

この技術により、作業の迅速化、データの正確性向上、コスト削減などのメリットが得られます。

本コラムでは、バーコード導入のメリットと具体的な運用方法を解説し、総務部門が直面する課題を解決するための実践的なアプローチについてご紹介しました。

バーコードを活用した備品管理は、正確で効率的な在庫管理を実現し、企業の運用効率を大幅に向上させる鍵となります。