一覧に戻る物品棚卸の課題と改善策について徹底解説
アストロラボ株式会社
物品の棚卸しは、企業が保有する資産の内訳や総量を正確に把握するための重要な業務です。しかし、その作業は手間と時間がかかり、ヒューマンエラーやコストの増大といった課題も伴います。本記事では、棚卸しの基本から、その目的、方法、そして直面しがちな課題とその改善策について解説します。総務部門の皆さんが、棚卸し業務をより効率的かつ効果的に進められるよう、具体的なポイントをお伝えします。
物品棚卸とは
まず、「棚卸し」って何？という基本からおさらいしましょう。
棚卸しとは、企業が持っている在庫や備品などの物品を実際に数えて、その数量や状態を確認する作業のことです。要するに、倉庫やオフィスにあるモノを一つひとつチェックして、帳簿やシステム上のデータと合っているかを確認するんですね。これを定期的に行うことで、在庫の過不足や紛失、劣化などを早期に発見し、適切な管理を行うことができます。
物品棚卸の目的
在庫の正確な把握
実際の在庫数と帳簿上の在庫数が一致しているかを確認します。これにより、在庫の過不足を防ぎ、適切な在庫管理が可能になります。
財務報告の精度向上
棚卸しの結果は、決算時の財務諸表に反映されます。正確な在庫情報は、企業の財務状況を正しく示すために不可欠です。
業務改善の検討
棚卸しを通じて、在庫管理や業務プロセスの問題点を発見し、改善策を検討することができます。
要するに、棚卸しは企業の健康診断のようなもの。定期的にチェックすることで、問題を早期に発見し、対策を講じることができるんです。
物品棚卸の改善なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、社員全員が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。また、QRコードやRFID（ICタグ）を活用した棚卸にも対応しています。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
物品棚卸の方法
実地棚卸
実際に現物を数える方法です。担当者が倉庫やオフィスを回り、在庫や備品を一つひとつ確認します。最も基本的な方法ですが、手間と時間がかかります。
帳簿棚卸
帳簿やシステム上のデータをもとに在庫を確認する方法です。実際の現物確認は行わないため、迅速に行えますが、データ入力ミスなどが発生すると誤差が大きくなる可能性があります。
サイクルカウント
在庫をカテゴリーやエリアごとに分け、定期的に一部ずつ棚卸しを行う方法です。全体を一度に確認するのではなく、継続的に一部をチェックすることで、業務負担を軽減できます。
物品棚卸の課題
手間と時間がかかる
棚卸し作業は、在庫の数量や備品の種類が多いほど時間と労力がかかります。特に、手作業での確認や記録は、担当者の負担が大きくなります。また、棚卸しの間は通常業務を一時的に停止する必要がある場合もあり、生産性の低下を招くことも。
ヒューマンエラーが発生する
人手による作業では、数え間違いや記録ミスなどのヒューマンエラーが避けられません。特に、在庫数が多い場合や、作業が長時間に及ぶ場合、ミスのリスクは高まります。これらのエラーは、在庫情報の不正確さにつながり、業務全体に悪影響を及ぼす可能性があります。
コストの増大
棚卸し作業には、人件費や時間的コストが伴います。特に、外部業者に委託する場合や、専用のシステムや機器を導入する場合、コストはさらに増加します。また、棚卸しの頻度や方法によっては、コストパフォーマンスが低下することも考えられます。
物品棚卸の改善なら『備品管理クラウド』
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物品棚卸を効率化する方法
確認済み物品にシールを貼り付ける
棚卸し作業中、一度確認した物品にシールを貼ることで、二重チェックを防ぎます。特に、大量の物品を扱う倉庫などでは、進捗状況を可視化するのに役立ちます。
チェック欄付きの管理ラベルに変更する
管理ラベルにチェック欄を設けることで、作業の進捗を一目で把握できます。チェック欄に日付や担当者の署名を記入することで、履歴管理がしやすくなります。
棚卸しリストに画像を添付する
写真付きリストを活用することで、視覚的に確認しやすくなり、誤認識を防ぎます。特に、類似の備品が多い場合に有効です。
作業手順を分解してからPDCAを見直す
棚卸しプロセスを細かく分析し、PDCAサイクルを適用することで作業効率を向上させます。例えば、作業をステップごとに分類し、ボトルネックとなっている箇所を特定することで棚卸作業を改善できます。
棚卸しアプリを利用する
専用のアプリを導入することで、データ入力の自動化やリアルタイムでの管理が可能になります。特にクラウド連携が可能な棚卸しアプリは、複数拠点での備品管理にも適しています。
バーコード・QRコードを利用する
バーコードスキャナーを活用することで、手作業での入力ミスを削減できます。また、QRコードを活用すると、詳細情報の閲覧やデータ連携がスムーズになります。
RFID（ICタグ）を利用する
RFIDタグを活用すれば、複数の物品を一括でスキャンでき、作業時間を大幅に短縮できます。また、リアルタイムでの在庫追跡が可能となるため、紛失リスクの低減にも寄与します。
備品管理システムを利用する
備品管理システムを導入することで、棚卸作業を効率化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。備品管理システムは棚卸管理機能が標準提供されています。また、バーコード・QRコード・RFID（ICタグ）を利用した棚卸機能も提供されているため、物品の棚卸作業を大幅に改善することができます。
物品棚卸の改善なら『備品管理クラウド』
アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。
備品管理クラウドの棚卸の流れ
1. 棚卸計画
棚卸管理者が、どの場所でどのアイテムの棚卸を、誰が担当するのかを計画します。
2. 棚卸の依頼
棚卸計画が作成されると、棚卸担当宛てに棚卸実施依頼のメールが届きます。
3. 棚卸の実施・報告
棚卸担当者は、棚卸実施依頼のメールに記載されているリンクをクリックして、備品の状態を報告。
備品に問題なければ、ボタン一つをクリックするだけで簡単に棚卸が完了します。
4. 棚卸の進捗確認
棚卸の進捗は管理画面から円グラフで簡単に確認することができます。
備品管理クラウドの機能
QRコードと連携した棚卸
スマホアプリで備品管理ラベルに印字されているQRコードを読み取るだけで棚卸作業が完了します。
RFID（ICタグ）と連携した棚卸
RFID（ICタグ）を利用した効率的な棚卸機能を提供しており、RFIDリーダーでICタグを読み取ることで大量の備品の棚卸作業が短時間で完了します。
履歴管理
棚卸の記録、備品の貸出・返却の記録、修理内容や定期点検の内容が履歴として残りますので、いつでも簡単に確認することができます。
期限管理
棚卸作業の期限、貸し出した備品の返却期限や保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れや更新忘れを防ぐことができます。
自動入力
スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスや記録漏れを低減します。
備品の写真を登録できる
備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。
関連ファイル管理
購入の見積書や稟議書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。
紐付け管理
セットで管理したい備品を紐付けることができます。
貸出・返却管理
どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。
修理管理
修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。
定期点検・メンテナンス管理
定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。
自動アラート通知
返却予定日や定期点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、返却忘れや点検漏れを防ぐことができます。
複数拠点での利用が可能
備品管理クラウドは利用ユーザー数や拠点数に制限がありませんので、各現場の建設重機を登録することで、各現場の建設重機情報を一元管理することができます。
このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で棚卸業務の改善をサポートします。
『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
物品棚卸しは企業の在庫管理や財務報告に欠かせない業務ですが、手間やコスト、ミスの発生といった課題があります。しかし、シールの活用やラベルの変更、アプリやバーコード、RFIDの導入などさまざまな方法を活用することで、作業を効率化することが可能です。業務改善を進め、よりスムーズな棚卸しを実現しましょう。
物品棚卸の改善なら『備品管理クラウド』
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少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
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