鍵の持ち出し管理の重要性と効果的な方法

今回のコラムでは、鍵の管理についてお話します。
そもそも鍵の管理って何？皆どうやってやってるの？という方もいらっしゃると思います。
『鍵』って何？どんな種類があってどうやって活用するの？という方は
管理しきれない！オフィスにある大量の『鍵』の管理方法とは？
をぜひご覧ください！

鍵の管理は、物理的なセキュリティの基盤を形成する重要な要素であり、企業や個人の安全を確保するために欠かせない手段です。鍵の紛失や盗難は、施設内への不正侵入や機密情報の漏洩といった深刻なリスクをもたらす可能性があります。そのため、鍵の管理を適切に行うことは、資産の保護や情報セキュリティの観点から非常に重要です。

鍵の管理って何？

鍵の管理とは、鍵を安全に保管し、必要なときに適切に貸し出し、使用後には確実に返却することを指します。オフィスにおいては、重要な書類を保管するキャビネットの鍵や社長室の鍵などが該当します。これらの鍵を管理者に報告し、貸出・返却を行うことで、セキュリティを確保します。一方、家庭では玄関や部屋、倉庫の鍵が含まれます。これらの鍵を紛失すると、家への侵入が困難になるだけでなく、盗難のリスクも高まります。

オフィスで鍵を紛失することは、上司や同僚、さらには組織全体に迷惑をかける可能性があります。特に、会社の資産が盗まれた場合、持ち出した本人だけでなく、会社全体の信用問題に発展する恐れがあります。そうしたリスクを回避するために、鍵の持ち出し管理は不可欠です。

家庭においては、鍵の持ち出し管理を厳密に行うことは少ないかもしれませんが、会社では誰がどの鍵を持っているのか、いつ返却されるのかを把握することが求められます。これにより、鍵の不正使用を防ぎ、オフィスの安全性を維持します。会社では、鍵管理台帳や鍵管理表を用いて、組織全体で鍵を管理することが一般的です。このように、鍵の持ち出し管理は、組織や家庭の安全を守るために欠かせないプロセスとなっています。

鍵の管理ってなぜ必要なの？

防犯面では非常に重要

前述のように、鍵の管理をきちんとしないままだと、オフィスであれば、誰が使っているかわからないため、自分が使いたい時に重要な必要物を取り出せなくて困ることもありますし、『今私が鍵を持っていることは誰も知らないし、このまま家に持って帰ってしまおう！』だったり、『鍵を持っているから、金庫を開け放題！ちょっとくらいお金を持ち出して、そのまま鍵は失くしたことにすればいいや！』と、会社のお金や小切手、重要な書類などを簡単に持ち出せる環境だと、防犯面でも信用面でも会社が大きな損害を被ることになりかねません。鍵管理システムを導入することで、盗難や紛失を防ぐことができ、会社の資産を守るのに役立ちます。

鍵の管理不足で情報漏洩の可能性も

また、顧客管理などをしている書類やパソコンを入れていたキャビネットを勝手に開けられてしまえば、莫大な情報漏洩に繋がってしまう場合もあります。このような被害にあった場合に、会社側が『最後にあの鍵を使ったのは誰だ？』『あの鍵を使って良いと承認した人と、申請を出した人は誰だ？』と原因を突き止めるための重要なカギになることがあります。

ただ鍵を仕事で使い、持ち出しただけなのに疑われる不安や、自分が適切にしまったはずのキャビネットが勝手に開けられてしまうかもしれないという不安を抱えたまま、安心して働くことはできません。

会社のリテラシーへの不信感や、イメージダウンの可能性

鍵の管理がずさんというだけでと思われるかもしれませんが、たった1つの鍵で会社のイメージは大きくダウンする結果になることもあります。例えば今まで絶対的な信用やトークの上手さで、お客様や取引先ととても良い関係で契約を結べていたとしても、金庫や引き出しからお金が盗まれていたり、契約書が知らないうちに消えている会社のことは信用できません。契約書にある個人情報やサインなどを勝手に鍵を開けた社員や外部の人に悪用されるかもしれない、なんてことを思い浮かべてしまう会社とは、契約を結ばない、取引はナシだ！と言われてしまえば、頑張って働いている社員さんも、お給料を出している経営者の方も損をすることになりますよね。

鍵の管理方法にはどんなものがあるの？

鍵管理台帳、鍵管理表での鍵管理

鍵管理台帳や鍵管理表は、Excelシート上や紙の表で、「名前」「日付」「どこの鍵」「持ち出し理由」などを書いて記録する管理方法です。
かなりオーソドックスな管理方法で、すぐに確認出来て、それなりに管理体制が整うのでとっても便利です。

貸し出し登録システム

鍵の貸し出しと返却を簡単に追跡できる貸し出し登録システムは、貸し出しの詳細がすべて記録され、返却の際にも返却したことが更新されるので、借りた方も貸した方も安心できます。

定期的なチェック

人の目で鍵の貸し出し状況をチェックして、不正がないか、返却漏れがないかを確認します。このチェックにより、問題を早期に発見し、対処することができます。

責任者の決定

鍵管理を任せる責任者を決めておくと、貸し出しや返却のプロセスがスムーズになります。責任者は、鍵の所在を常に把握し、必要な対応を行います。

鍵の管理がもたらすメリット

セキュリティの向上

適切な鍵管理により、不正なアクセスを防止し、企業や個人の財産を守ることができます。特に、企業においては、重要な書類や機密情報が保管されている場所へのアクセスを制限することで、情報漏洩のリスクを大幅に減少させることが可能です。

業務効率化

鍵がどこにあるのか、誰が持っているのかを正確に把握することで、無駄な時間を削減し、業務の効率化に繋がります。これにより、鍵を探す時間や再発行の手間が省け、業務がスムーズに進行します。

組織の信頼性向上

さらに、鍵管理の透明性が組織の信頼性を高めます。鍵の使用履歴を記録することで、不正行為が発生した際の追跡が容易になり、責任の所在が明確になります。これにより、社員や顧客からの信頼感が高まり、組織のイメージアップにも寄与します。

コスト削減

鍵の紛失や盗難による鍵の交換や再発行にはコストがかかりますが、適切な管理を行うことでこれらのコストを抑えることができます。鍵管理システムを導入することで、初期投資は必要ですが、長期的にはコスト削減に繋がります。

鍵の管理における課題

鍵の紛失や盗難

鍵の紛失や盗難が発生すると、物理的なセキュリティが脅かされるだけでなく、機密情報の漏洩や不正アクセスのリスクも高まります。さらに、鍵の管理が不十分な場合、どの鍵が誰に貸し出されているのかが曖昧になり、責任の所在が不明確になることがあります。これにより、緊急時に迅速な対応が求められる場面で混乱を招く可能性があります。

手間と時間がかかる

鍵の管理には時間と手間がかかるため、効率的な運用が求められます。特に、紙やエクセルを用いた手作業によるアナログな方法では、鍵の動向を適切に追跡することが難しく、管理者の負担が増すばかりです。特に大規模な組織では、各部署や個人に渡る鍵の数が多くなるため、より高度な管理システムが必要です。

管理ルールが浸透していない

さらに、鍵の管理に関するルールや手続きが従業員に十分に浸透していない場合、鍵の取り扱いに関するミスや誤解が生じる可能性があります。これにより、社内でのトラブルやセキュリティ上の問題が発生するリスクが高まります。

デジタル化が進む現代においては、従来の鍵管理方法だけでなく、テクノロジーを活用した鍵管理システムの導入が求められています。こうしたシステムは、鍵の貸出・返却履歴を自動的に記録し、アクセス権限を厳密に管理することで、鍵管理の透明性と効率性を大幅に向上させることができます。

鍵の管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、鍵管理を効率化する機能が提供されています。また、専用スマホアプリが標準提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったスペック情報が自動で入力されます。自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

基本的な備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。また、アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品を一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

アプリでかんたん棚卸し

スマホアプリで手軽に棚卸し作業を行うことができます。また、QRコードやRFIDを利用した棚卸しにも対応しています。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の鍵管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

組織における鍵の持ち出しと返却の管理は、セキュリティを保つ上で非常に重要です。上手な管理方法を取り入れることで、鍵の紛失や不正利用を防ぎ、組織の安全を守ることができます。効率的なシステムや方法を活用し、賢く鍵を管理しましょう。

「備品管理クラウド」を活用することで、鍵の管理が大幅に簡素化され、組織のセキュリティ向上に貢献します。このソリューションは、鍵の持ち出しや返却をリアルタイムで追跡し、不正利用や紛失のリスクを軽減します。クラウドベースの管理システムは、誰がいつ鍵を使用したかを正確に記録するため、トラブル時の迅速な対応が可能です。また、アクセス制御や権限設定を簡単に行えるため、管理者の負担を軽減し、業務効率を向上させます。

鍵の管理においては、従来の紙ベースの台帳や手動での記録が一般的でしたが、これらはヒューマンエラーのリスクが高く、情報の一元化が難しいという課題がありました。「備品管理クラウド」を導入することで、これらの課題を解決し、鍵の管理プロセスをより安全かつスマートに進めることができます。

加えて、クラウド技術を利用することで、複数の拠点や部署間での鍵管理が容易になり、組織全体のセキュリティ強化につながります。特に大規模な企業や、複数の施設を管理する必要がある組織にとって、このようなシステムは非常に有用です。

総じて、「備品管理クラウド」は、鍵の管理に関する業務の効率化とセキュリティの強化を同時に実現するための強力なツールです。これにより、セキュリティリスクの低減と業務効率の向上が期待でき、組織の持続的な成長と安全な運営を支える重要な要素となるでしょう。是非、鍵管理における新しいアプローチとして、このシステムの導入を検討してみてください。