バーコードやQRコードを活用した在庫管理のメリット・デメリット

備品在庫管理は、備品管理において重要です。備品在庫を正確に管理できていない場合、使用できる備品があるのに新しい備品を購入するという無駄な備品の購入が発生し、コストが増大してしまいます。また、多くの企業では、紙やエクセルを使用した手作業による備品在庫管理が行われており、入力ミスによる備品在庫データの不整合が課題となっています。これらの課題を解消する手段の一つとして、バーコードやQRコードの活用が注目されています。この記事では、備品在庫管理において、バーコードやQRコードをどのように利用できるのか、そしてそのメリットやデメリットについて詳しく説明します。

バーコードやQRコードとは

バーコードとは？

バーコードは、黒い縦線と白い線が並んだ模様で構成されています。よくスーパーやコンビニの商品に貼られているものを見たことがあるかもしれません。このバーコードには、数字やデータが隠されており、専用のバーコードリーダーでスキャンすると、商品のID番号や価格などの情報を読み取ることができます。

QRコードとは？

QRコードは、四角い模様で構成されています。バーコードが一方向（横方向）にデータを持つのに対して、QRコードは縦横の両方にデータを持っているため、バーコードよりもたくさんの情報を記録できます。スマートフォンでも簡単に読み取れるので、在庫管理でも活用が進んでいます。

エクセルや紙による管理との違い

バーコードやQRコードなどの自動認識技術を導入せず、エクセルや紙を使って備品管理を行う場合、以下のような問題が発生する可能性があります。

ヒューマンエラーが発生しやすくなる

エクセルや紙を使って備品管理を行う場合、手作業で情報を管理があるため、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。備品の実物を目視確認する際の対象備品の間違い、備品管理台帳への記帳する際の入力ミスや入力漏れ、棚卸し作業時の記録ミスなど、備品管理における多くの場面でヒューマンエラー発生のリスクがあります。

一方、バーコードやQRコードを使用すると、自動認識技術によってヒューマンエラーを防止することができます。情報の読み取り後に所定の処理を実行するようシステムと連携することも可能で、ITやDXの分野で活用事例が広がっています。

備品在庫管理にバーコード・QRコードを使うメリット

データの正確性が向上

紙やエクセルを使用した備品管理では、備品在庫数や品番などを手作業で記録するため、どうしてもミスが発生しがちです。特に、大量の備品を管理する場合には、備品管理表に記録する項目も多くなるため、入力ミスや入力漏れが起こりやすくなります。

バーコードやQRコードを利用することで、専用のバーコードリーダーやスマートフォンを使って読み取ることで、データをデジタル化できます。これにより、手作業で記録する必要がなくなるため、ヒューマンエラーが減少し、在庫管理の正確性が向上します。例えば、棚卸の際にバーコードをスキャンすれば、すぐにその備品が何であるかがわかり、正確な在庫数が自動的に記録されます。

作業の効率化と時間の節約

バーコードやQRコードを導入する最大のメリットの一つは、作業時間の大幅な短縮です。従来、在庫管理は、備品を一つずつ手作業で確認し、その都度管理表に記録していました。しかし、バーコードやQRコードを使用することで、在庫確認作業がスムーズに進みます。例えば、備品の数や位置をすぐに確認でき、手間がかからなくなります。

また、棚卸や在庫チェックの際にも、各備品のバーコードをスキャンするだけで、瞬時に備品のデータが管理システムに反映されます。これにより、特に大量の備品を管理する企業では、棚卸作業の時間が大幅に短縮されます。

コスト削減

バーコードやQRコードを使用することで、企業は人件費やミスによる損失を削減できます。例えば、以前は多くの人手が必要だった棚卸作業が、少人数で対応可能になり、その分のコストを削減できます。さらに、備品在庫数の正確性が上がるため、無駄な備品の購入による無駄なコストの発生を防ぎ、管理コスト全体の削減が見込めます。

また、システムと連携することで、備品在庫数が自動的に登録・更新されるため、手作業でデータを集める時間も大幅に短縮されます。これにより、備品管理業務にかかる全体的なコストも抑えることができます。

備品在庫管理にバーコード・QRコードを使うデメリット

システム導入や運用体制の構築に時間がかかる

バーコードを使用する場合でもQRコードを使用する場合でも、それぞれのコードに対応した管理システムを導入する必要があります。

具体的には、物品管理システム、備品管理システム、在庫管理システムといったソフトウェアやクラウドサービスを利用することが多いです。

新しいソフトやクラウドサービスの導入に伴い、従業員に対して、これまでの備品管理業務からの変更点や利用方法を周知し、日常的な備品管理業務を通じて運用を定着させなければなりません。運用体制の構築には一定の時間がかかることを念頭に置き、余裕のあるスケジュールで導入を進める必要があります。

総体的なコストがわかりにくい

備品管理システム、物品管理システム、在庫管理システムといったシステムやクラウドサービスの選択肢が増えた影響で、備品管理におけるQRコードやバーコードの導入にかかるコストは、以前よりも比較的安価に抑えることができるようになりました。

一方で、長期的なランニングコストを視野にいれたコストパフォーマンスを導入時点で計算する必要があり、多様な導入の選択肢があるため、組織に最適なサービスを選ぶことが難しくなっている状況も見受けられます。

そのため、近年、導入コンサルティングを受けてから、システム導入に踏み切る企業も増えてきました。必要なオプション、導入にかかるアウトソーシングサービスの利用など、事前に綿密な計画を立ててからシステム導入を進める必要があります。

既存システムと連携できないことがある

経理部門が利用している固定資産管理システム、総務部門が利用している備品管理システム、営業部門が利用している鍵管理システム、製造部門が利用している生産管理システムなど、すでに別のシステムが組織内で使われているケースも多いです。

その場合、QRコードやバーコードの利用にあたり新しく導入するシステムとの連携可否を、必ず事前に確認する必要があります。

システム同士の連携が不可能な場合、手作業でデータ連携をすることになり手間と時間がかかるようになったりと、逆に現場の負担が増える可能性があります。

QRコードやバーコードを活用した備品管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、ラベルやシールを活用した備品在庫管理を可能とする機能が提供されています。

備品管理ラベルの発行

キングジムのラベルライター「テプラ」と備品管理クラウドのスマートフォンアプリを連携することで、備品管理クラウドに登録したアイテム情報をもとに、備品管理ラベルを発行することができます。備品管理ラベルの一括発行も可能です。

QRコード付き備品管理ラベルの発行

QRコードが記載された備品管理ラベルを発行することができます。ラベルに記載されたQRコードを使用して棚卸しや貸出申請ができますので、業務効率化を実現します。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

バーコードやQRコードを活用した備品在庫管理は、業務の効率化やデータの正確性向上に有効な手段です。備品在庫管理表を自動で更新でき、従来の手作業に比べてエラーを大幅に減らし、作業時間を短縮することが可能です。

バーコードやQRコードを利用して、今後の備品管理業務をさらに効率的に進めていくことで、企業全体の生産性向上にも繋がります。