エクセルを使用した備品管理のデメリットと効率化方法

備品管理の現状

備品を管理することは業務効率化やコスト削減に直結するため、全ての企業にとって必須だといえます。多くの企業が備品管理をエクセルやスプレッドシートなどで行っているという現状がありますが、実はシートでの管理には様々なデメリットがあります。この記事ではエクセルを用いた備品管理のデメリットと有効な備品管理方法をご紹介します！

エクセルでの備品管理はなぜNG？

エクセルでの備品管理は、手軽に始められるというメリットがある一方で、いくつかのデメリットがあります。

デメリット1：データの入力や更新が手作業で煩雑

エクセルでの備品管理では、備品の種類や数量、状態などを手作業で入力する必要があります。そのため、データの入力や更新に手間と時間がかかります。また、入力ミスや漏れが発生するリスクもあります。

デメリット2：データの共有や分析が難しい

エクセルでの備品管理では、データはExcelファイルとして保存されます。そのため、複数人で共有や分析を行うには、ファイルのやり取りや共有フォルダの作成などの手間がかかります。また、データの分析には、Excelの高度な関数やマクロの知識が必要になる場合があります。
デメリット3：セキュリティリスクが高い
エクセルファイルは、USBメモリやメールなどで簡単に持ち出したり、共有したりすることができます。そのため、データの漏えいや改ざんのリスクがあります。

エクセルでの備品管理の具体的なデメリット

エクセルでの備品管理のデメリットを、具体的な事例を交えてご紹介します。

事例1：データの入力ミス

ある企業では、エクセルでの備品管理を行っていました。ある日、備品の棚卸を行ったところ、実際の数量とエクセルの台帳の数量に差異があることがわかりました。原因を調べたところ、データの入力ミスが原因であることがわかりました。

事例2：データの共有遅延

ある企業では、エクセルでの備品管理を行っていました。ある部署で備品の購入を行った際に、備品台帳の情報を更新するのを忘れてしまいました。そのため、他の部署では、購入した備品の存在を把握できず、業務に支障をきたしました。

事例3：データの漏えい

ある企業では、エクセルでの備品管理を行っていました。ある社員が、備品台帳のファイルをUSBメモリにコピーし、外部に持ち出しました。その結果、競合他社に備品の情報が漏えいする事件が発生しました。

備品管理クラウドの活用でデメリットを解消

備品管理クラウドは、クラウド上で備品を管理するサービスです。エクセルでの備品管理のデメリットを解消し、効率的な備品管理を実現することができます。

備品管理クラウドのメリット
・データの入力や更新が楽に行える
・データの共有や分析が容易
・セキュリティリスクが低い
・備品管理クラウドの具体的な機能

備品管理クラウドには、以下のような機能があります。
・備品の登録・管理
・備品の使用状況の記録
・備品の保証期限などを通知
・備品の貸出管理
・固定資産管理
・棚卸機能

まとめ

エクセルでの備品管理は、手軽に始められるというメリットがある一方で、いくつかのデメリットがあります。これらのデメリットを解消するためには、備品管理クラウドの活用がおすすめです。備品管理クラウドを活用することで、効率的な備品管理を実現し、コスト削減や生産性向上につなげることができます。