スキャンすれば、どこからでも契約書の検索が可能に！
アストロラボ株式会社（所在地：東京都千代田区、 代表取締役：日下ヤスユキ、 以下アストロラボ）は、 株式会社リコー（以下リコー）が提供するEMPOWERING DIGITAL WORKPLACESプラットフォームで契約書保管クラウドCONTRFINDER（コントラファインダー）とシームレスな連携を実現する「EDWスキャンで契約書保管 by CONTRFINDER 」の提供を開始しました。
背景
昨今のコロナ禍において、 多くの企業が
・リモート環境で契約書の閲覧が必要
・オフィスの縮小で契約書の保管場所を外部倉庫に移動
といった目的で、 複合機で契約書をスキャンしてPDF化し、 共有サーバーで保管しています。
また、 増加する電子契約で、 PDFの契約書を締結担当者がそのまま保有するケースが多発し、 会社としての契約書の保管・管理が紙の契約書より難しくなってきています。
PDFでの管理や文書管理ツールでは文書の内容を検索することができないサービスも多く、 ファイル名やフォルダ名で探しやすくする運用で工夫したり、 共有サーバーで管理するにはセキュリティーに不安があったり、 文書保管はしていても更新管理などを忘れてしまったり、 契約書管理にまつわる悩みは尽きません。
CONTRFINDER（コントラファインダー）について
アストロラボが提供する契約書保管クラウドCONTRFINDER（コントラファインダー）は、 上記の問題解決に特化したサービスです。 スキャン画像やPDF化した契約書だけでなく、 スマホアプリから契約書を撮影取り込みして全文検索や各種アラート設定を可能にします。 AIによる入力支援機能により、 契約書名や契約対象、 更新日といった情報もかんたんに登録でき、 大事な更新や通知時期を忘れないようにアラートメールを任意で設定できます。
EDWプラットフォームについて
「EMPOWERING DIGITAL WORKPLACESプラットフォーム（以下EDW）」は、 リコーが提供するBtoB向けの オープンなクラウドプラットフォームです。 ICT機器メーカーやアプリケーションベンダーなど業種業務ごとの課題を熟知したさまざまな企業とリコーグループが双方の強みを生かし、 複合機や電子黒板、 カメラなどのエッジデバイスと、 アプリケーションやサービスをクラウド上で 連携させ、 企業の生産性革新に貢献するさまざまなソリューションを提供します。 働く現場とオフィスの業務を自動化、 省力化し、 中小企業を中心としたお客様の生産性革新に貢献します。
可能となること
「EDWスキャンで契約書保管 by CONTRFINDER」とCONTRFINDERが連携することで、
- リコーの複合機*で読み取った契約書はPCなどを介さずに直接CONTRFINDERに取り込めます。
- CONTRFINDERに取り込まれた契約書は、
- 独自の暗号化技術で安全にクラウド上に保管されます。
- 独自技術で暗号化されているにも関わらず、 全文検索可能になります。 （特許出願中）
- 契約書名、 契約先企業名、 締結日、 更新日などの情報がAIで入力補助されかんたんに登録できます。
- PC、 スマホ、 タブレットなどで、 場所やデバイスを選ばず、 どこからでも閲覧可能になります。
*EDWアプリに対応した機種のみ
今回の取り組みのイメージ図
リコーの複合機でスキャンした契約書は複合機のパネルで操作すれば、 そのままCONTRFINDERのクラウド上に暗号化され保存されます。
親子関係や担当者、 期限などの情報も一緒に管理でき、 契約更新や失効のタイミングもお知らせ
操作パネルの画面イメージ
スキャンした契約書を複合機のパネルで確認し、 CONTRFINDERに送信できます
今後の展望
現在は、 契約書や注文書を保管対象としていますが、 e-文書法・電子帳簿保存法のスキャナ保存の対象となるものも管理できるようにしていきます。
契約書保管クラウドサービスCONTRFINDER（コントラファインダー）
https://www.contrfinder.com/
会社概要
名称：アストロラボ株式会社（Astrolab Inc.）
所在地：東京都千代田区大手町2−6−2 日本ビルヂング
設立日：2012年12月
資本金：99,250千円（株主：当社創業者のみ）
代表者：代表取締役CEO 日下ヤスユキ
事業内容：企業のDX化戦略立案支援、 DX化実装支援、 備品管理クラウドサービスASSETZ、 契約書保管クラウドサービスCONTRFINDERの企画・開発・運営
https://www.astrolab.co.jp